Workflow – sprawny obieg dokumentacji w Twojej firmie 

Automatyzacja obiegu dokumentów jest jednym z prostszych sposobów na usprawnienie pracy w organizacji. Tradycyjny obieg dokumentacji często wiąże się z błędami takimi jak zgubienie dokumentów czy też odnalezienie tych... już po terminie. W dodatku ilość korespondencji wychodzącej i przychodzącej może czasami przytłaczać. Sposobem na zażegnanie tych problemów oraz uporządkowanie dokumentów, faktur i korespondencji firmowej jest odpowiedni system workflow. O tym, jakie korzyści przeniesie elektroniczny obieg dokumentacji Twojej firmie i na jaki system najlepiej się zdecydować dowiesz się w artykule. 

Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów w firmie? 

Niezwykle istotne dla firm niezależnie od ich wielkości powinno być przejrzyste zarządzanie dokumentacją firmową oraz monitorowanie procesu przepływu informacji.  Warto zwrócić uwagę na fakt, że nie ma jednolitego procesu obiegu dokumentów w firmie, a długość czy złożoność procesu zależy od indywidualnych uwarunkowań każdej organizacji czy specyfiki realizowanych projektów. Elektroniczny obieg faktur zmniejsza do minimum ryzyko zagubienia dokumentu, gdyż wszystkie faktury pozostają w systemie - w jednej uporządkowanej przestrzeni. Dzięki temu także pracownicy odpowiedzialni za obieg dokumentacji zyskują łatwy wgląd w faktury a system workflow pozwoli zaoszczędzić czas użytkowników, którzy poszukują konkretnego dokumentu. Wyszukiwanie faktur po wcześniej zdefiniowanych parametrach umożliwia ich szybkie znalezienie i dopełnienie formalności bez konieczności żmudnych poszukiwań. Kadra kierownicza ma natomiast pełen wgląd w stan zobowiązań firmy z możliwością łatwego monitorowania terminu płatności oraz pilnowania cashflow. Pracownicy działu księgowego i administracji mają łatwy dostęp do e-faktur oraz ich aktualnych statusów, a wymiana informacji, przekazywanie i akceptowanie dokumentów staje się znacznie prostsze i wygodniejsze także w przypadku pracy zdalnej. E-faktury zapewniają więc bardzo szybki obieg dokumentacji oraz oszczędność kosztów z nim związanych, a także czytelność całego procesu i bezpieczeństwo danych.  

Niewątpliwie ważną kwestią, o której warto wspomnieć w kontekście systemów elektronicznego obiegu dokumentacji jest redukcja stosów papierowych dokumentów na rzecz ekologicznego przechowywania dokumentacji w formie e-archiwum – takie podejście przynosi równoczesne korzyści w postaci oszczędności finansowych dla przedsiębiorstwa i korzyści dla środowiska. Nic więc dziwnego, że elektroniczne systemy obiegu dokumentacji zyskują coraz większą popularność. 

Ważnym aspektem obiegu dokumentacji jest także zarządzanie firmową korespondencją. Dostęp do biurowych urządzeń czy obsługa korespondencji tradycyjnej mogą być utrudnione zwłaszcza w hybrydowym trybie pracy. System do elektronicznego obiegu dokumentacji niweluje te problemy. Dzięki niemu pracownicy nie muszą co jakiś czas pojawiać się w biurze tylko po to, żeby wysłać czy odebrać korespondencję. Płynność komunikacji zostaje utrzymana, podobnie jak komfort pracowników, którzy mogą skupić się na priorytetowych zadaniach.  

Podsumowując, elektroniczny obieg dokumentacji niesie za sobą wiele korzyści. Aby w pełni wykorzystać potencjał systemu workflow, należy jednak wybrać narzędzie, które w pełni odpowie na potrzeby Twojej firmy.  

Elektroniczny Obieg Dokumentacji w Office 365? 

Ciekawym rozwiązaniem dla firm stających przed wyborem systemu do obiegu dokumentacji firmowej może być wykorzystanie potencjału i usług dostępnych w ramach pakietu Office 365 (Microsoft 365). Office 365 to platforma, której obecnie nie trzeba już chyba nikomu przedstawiać. Według aktualnych danych (czerwiec 2022) liczba wszystkich użytkowników usługi Office 365 wynosi obecnie „prawie 345 milionów”.* 

Usługi wchodzące w skład pakietu Microsoft 365 umożliwiają wdrożenie elastycznych narzędzi automatyzujących procesy firmowe, w tym także obieg dokumentacji.  Aplikacja Elektroniczny Obieg Dokumentacji Systeo 365 pozwala na rejestrację faktur firmowych, dokumentów a także korespondencji tradycyjnej, która dociera do firmy oraz jest z niej wysyłana. Cały proces obiegu odbywa się właśnie w ramach Twojego środowiska Office 365. Aplikację Elektroniczny Obieg Dokumentacji możesz więc używać bez kupna dodatkowych licencji czy zewnętrznego środowiska informatycznego, a dane pozostają w Twoim Office 365 po zalogowaniu z dowolnego miejsca i urządzenia.  

Dzięki aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentacji możesz kompleksowo uporządkować i zautomatyzować obieg korespondencji firmowej, faktur oraz dokumentów z możliwością przypisywania im cech i definiowania ścieżek obiegu według rodzaju dokumentu. Obieg dokumentacji firmowej obydwa się z uwzględnieniem kilkustopniowego i kilkuetapowego poziomu zatwierdzania dokumentów. Aplikacja Elektroniczny Obieg Dokumentacji może zostać rozbudowana o dodatkowe funkcje i dostosowana do indywidualnych potrzeb danej organizacji, a także zostać powiązana z innymi systemami zewnętrznymi. 

Jakie elementy i funkcje systemu workflow przyniosą Twojej firmie dodatkowe korzyści? 

- Integracja z bazami GUS 

Integracja systemu workflow z GUS pozwala w prosty sposób zaczytać dane kontrahentów po numerze NIP. Dzięki temu ryzyko popełnienie błędu przez pracowników jest ograniczone do minimum. Integracja z GUS-em to także kolejny sposób na zaoszczędzenie czasu, który może być poświęcony na inne działania. Integracja platformy GUS jest jedną z funkcjonalności aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentacji Systeo.  

- Automatyczna rejestracja faktur z poczty e-mail 

Jedną z ważniejszych integracji systemu Elektroniczny Obieg Dokumentacji jest poczta e-mail. To przecież tam przesyłane są wszystkie powiadomienia oraz dokumenty od kontrahentów. Funkcja automatycznej rejestracji faktur wysłanych elektronicznie zdecydowanie usprawnia kwestię wprowadzania nowych dokumentów do systemu. Proces rejestracji dokumentu w aplikacji odbywa się bowiem bez ingerencji pracownika, który może skupić się na innych zadaniach. 

- Integracja z systemami OCR 

Nowoczesne przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na wprowadzenie technologii OCR – Optycznego Rozpoznawania Znaków. System ten pozwala rozpoznać tekst zeskanowanych lub elektronicznych dokumentów. Dzięki temu firmy mogą gromadzić e-dokumenty i przeszukiwać ich bazę. W ten sposób system OCR niejako wyręcza pracowników i automatycznie uzupełnia formularze rejestracji. Dodawanie dokumentów do systemu trwa wówczas dużo krócej.  

Integracja rozwiązania Systeo365 do elektronicznego obiegu dokumentacji z systemem OCR umożliwia  zaoszczędzenie jeszcze więcej czasu przeznaczonego na archiwizację dokumentów oraz poszukiwanie konkretnych treści. Firmy do minimum zmniejszą także ryzyko popełnienia błędów przy przepisywaniu dokumentów. 

- Monitorowanie procesu i raporty  

W przypadku elektronicznego obiegu dokumentu osoby odpowiedzialne za dany dokument mogą monitorować przebieg całego procesu jego akceptacji. Dzięki systemowi istnieje możliwość łatwego wykrycia etapu procesu, w którym dokument tkwi zbyt długo i automatycznego przyśpieszenia go. Niewątpliwie ważnym elementem systemów elektronicznego obiegu dokumentów są także raporty i zestawiania zarejestrowanych dokumentów według indywidualnie określonych przez firmę kryteriów.  

Aplikacja Elektroniczny Obieg Dokumentacji Systeo365 daje dodatkowo możliwość tworzenia rozbudowanych raportów i zaawansowanej analizy danych dzięki integracji z Microsoft PowerBI. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszej aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentacji, zajrzyj na stronę narzędzia lub wypełnij formularz kontaktowy. 

Platforma Systeo 365 

Aplikacja Elektroniczny Obieg Dokumentacji jest również kompatybilna z Platformą Systeo365, która łączy w sobie funkcjonalność wielu modułów Systeo. Jesteś już naszym Klientem i wdrożyłeś minimum 3 aplikacje Systeo365 w swojej firmie? Nasza Platforma może zostać uruchomiona bez dodatkowych kosztów. 

*źródło (Microsoft)