Cykl życia pracownika (ang. employee lifecycle) to proces składający się z poszczególnych etapów funkcjonowania pracownika w organizacji począwszy od zatrudnienia aż do odejścia z pracy.
Każdy z etapów ma swoją specyfikę i wyzwania, zarówno te stojące przed samym pracownikiem, działem HR jak i całą organizacją. Ważną kwestią jest efektywne zarządzanie poszczególnymi etapami procesu, tak aby przynosiły firmie i pracownikom maksymalne korzyści. W artykule postaramy się przybliżyć zarówno kluczowe etapy cyklu życia pracownika, korzyści jakie można z nich wyciągnąć jak i omówimy istotne elementy dla zarządzania procesem.
Istnieją różne rodzaje podziału cyklu życia pracownika na etapy
Najczęściej za początek cyklu uznaje się moment rozpoczęcia współpracy z kandydatem i zawarcia z nim umowy. Należy jednak dodać, że za początek cyklu można również uznać to co dzieje się jeszcze przed zatrudnieniem pracownika. W najnowszych opracowaniach wyszczególnia się etap wzbudzenia zainteresowania kandydata, czyli zainteresowania ofertą pracy czy firmą oraz etap rekrutacji. Na przyciąganie pracownika składają się wszystkie działania, które budują wizerunek pracodawcy tzw. employer branding. Jeżeli efekt przyciągania zostaje osiągnięty i firma wywiera dobre wrażenie kandydat składa swoją aplikację na dane stanowisko pracy. Kandydatura jest weryfikowana podczas rekrutacji poprzez różnego rodzaju zadania rekrutacyjne, testy, pytania tak aby dokonać jak najlepszej selekcji zatrudnianej osoby. Po jej dokonaniu strony negocjują warunki współpracy i po ich akceptacji przechodzą finalnie do zatrudnienia.
Onboarding
Na etapie zatrudnienia (onboardingu) dokonywane są wszystkie formalności związane z rozpoczęciem współpracy. Onboarding pracownika to bardzo istotny proces dla każdej firmy. Onboarding to proces przygotowania pracownika do pełnienia swoich obowiązków. Ważną rolę na tym etapie odgrywa niewątpliwie dział HR, który angażuje pracownika w życie firmy - pracownik poznaje kulturę organizacyjną, wartości, cele i oczekiwania firmy, dowiaduje się jak mają być realizowane obowiązki i jak będzie wyglądał dalszy rozwój jego kariery oraz zaczyna się integrować z zespołem. Dobrze przeprowadzony proces onboardingu pozwala na skrócenie czasu potrzebnego na wdrożenie - dzięki odpowiedniemu przygotowaniu, pracownik szybciej orientuje się w zasadach funkcjonowania firmy i w sposób efektywny rozpoczyna pracę. Dobry i przejrzyście przeprowadzony onboarding pozwala na zbudowanie poczucia przynależności do organizacji, a tym samym zwiększenie zaangażowania pracownika w wykonywane zadania. To właśnie w tym czasie wykształca się w pracowniku chęć realizacji zleconych mu zadań z największą starannością. Pracownik, który szybko opanuje obowiązki, zacznie przynosić korzyści firmie szybciej, co skutkuje zmniejszeniem kosztów związanych z jego wprowadzeniem do działania firmy. Ponadto pracownicy, którzy czują się dobrze przygotowani do pracy i zintegrowani z zespołem, są bardziej skłonni do pozostania w firmie na dłuższy czas.
Etap rozwoju i utrzymania pracownika
Kiedy pracownik wdrożył się już w swoje obowiązki i strukturę firmy oraz dostosował do środowiska pracy rozpoczyna się wówczas etap rozwoju. Etap rozwoju pracownika to proces, w którym pracownik rozwija swoje umiejętności, wiedzę i kompetencje, aby zwiększyć swoją wartość dla organizacji oraz osiągnąć swoje cele zawodowe. Pracownikom zapewnia się możliwość doskonalenia swoich umiejętności, zdobywania nowych kwalifikacji, rozwijania swojej kariery, awansu. Aby organizacja mogła czerpać korzyści z działań pracownika musi inwestować w jego rozwój i wzbudzać motywację do dalszego zaangażowania. Na tym etapie przed działem HR staje zadanie odpowiedniego zarządzania talentami oraz planowania ścieżek rozwoju poszczególnych pracowników, które pozwolą pracownikom na systematyczny rozwój i poprawianie swojej wydajności. Dział HR musi nadzorować ponadto realizację planów zawodowych pracowników, dokonywać okresowej oceny pracowników i poziomu realizacji założonych celów.
Należy zwrócić uwagę, że w momencie, gdy pracownik zyskuje już ugruntowaną pozycję w firmie, realizuje wyznaczone cele, jest specjalistą w swojej dziedzinie wówczas na tym etapie wymaga najmocniejszej motywacji do dalszego działania. Mowa tutaj o etapie utrzymania pracownika w organizacji. Etap ten jest ściśle związany z etapem rozwoju i ma na celu dalsze motywowanie, ale też zwiększanie zadowolenia pracownika a tym samym zapobieganie jego odejściu. Na tym etapie managerowie oraz dział HR powinni szczególnie monitorować sytuację pracownika, zwracać uwagę na jego zachowanie, wyniki i poziom zaangażowania w pracę. Dzięki temu można w porę zidentyfikować potencjalne problemy i zareagować na nie, aby zminimalizować ryzyko odejścia dobrego i sprawdzonego pracownika. Etap utrzymania pracownika w organizacji jest ważny, ponieważ utrata cennych pracowników wiąże się niewątpliwie z kosztami dla firmy. Warto działać zatem proaktywnie, aby zapobiegać odejściu pracowników poprzez regularne monitorowanie ich sytuacji, oferowanie wsparcia rozwoju oraz dbanie o kulturę organizacyjną.
Offboarding
W przypadku gdy jednak z różnych przyczyn dochodzi do rozstania się pracownika z firmą przechodzimy do ostatniego etapu cyklu życia pracownika jakim jest offboarding. Offboarding pracownika to równie istotny proces, co onboarding oraz etap rozwoju i utrzymania pracownika w organizacji. Właściwe przeprowadzenie tego procesu ma znaczenie zarówno dla pracownika, jak i dla samej firmy. Pracodawca powinien zadbać o uporządkowaną formę rozwiązania współpracy i klarowne dopełnienie zarówno wszystkich kwestii formalnych, dostępowych, sprzętowych, jak również tych związanych z przekazaniem wyznaczonym osobom odpowiedzialnym prowadzonych przez pracownika tak aby zachować płynność działania. Dobrze przeprowadzony offboarding to także okazja do pozyskania informacji zwrotnych na temat pracy w firmie, co może pomóc w poprawie procesów w organizacji. Pracodawca powinien zadbać o takie procedury związane z offboardingiem, aby pracownik czuł się komfortowo przy odejściu. Jeżeli odejście z firmy zostanie przeprowadzone w sposób profesjonalny istnieje większa szansa na to, że mino rozwiązania współpracy pracownik zachowa pozytywny stosunek do firmy i jej pracowników.
Jak zarządzać cyklem życia pracownika?
Złożoność elementów cyklu życia pracownika w organizacji sprawia, że efektywne zarządzanie całym procesem to nie lada wyzwanie. W ulepszeniu tego procesu pomoże sprecyzowanie jak wyglądają etapy cyklu życia pracownika w danej firmie i automatyzacja zadań z nim związanych. Niewątpliwie wdrożenie odpowiednich narzędzi informatycznych takich jak aplikacja Cykl Życia Pracownika to sposób na optymalizację jego etapów i wizualizację drogi pracownika jaką przechodzi w firmie. System ma bowiem za zadanie zbieranie wszystkich informacji o pracowniku w ramach jego cyklu pracy w jednym miejscu i wspieranie zarówno przełożonych jak i dział HR oraz poszczególne działy organizacji w stworzeniu środowiska pracy dostosowanego do potrzeb pracownika. Niewątpliwie automatyzacja procesu wiąże się ze zwiększeniem wydajności oraz poprawą przejrzystości dzięki łatwemu dostępowi do informacji. Dostęp do informacji jest ułatwiony zarówno z perspektywy pracownika jak i z perspektywy działu personalnego i managerów. Dział HR ma możliwość łatwego zarządzania danymi pracowników, planowania dalszego rozwoju ich kariery czy ustalania celów. Ponadto gromadzenie i analizowanie danych, które pojawiają się na każdym etapie cyklu życia pracownika pozwala na wyciąganie konkretnych wniosków i co za tym idzie wydajniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi.
Podsumowując efektywne zarządzanie poszczególnymi etapami cyklu życia pracownika wnosi korzyści zarówno dla pracowników jak i pracodawcy. Optymalnie dobrany plan dla każdego etapu i przełożenie go na praktykę pozwala dostosować działania do bieżących potrzeb pracownika w określonym momencie jego zatrudnienia. Wszystkie te elementy przekładają się w znaczący sposób na poprawę doświadczeń pracowników związanych z firmą tzw. employee experience. Dobre employee experience opiera się bowiem na zapewnieniu pracownikom warunków pracy sprzyjających ich zadowoleniu, motywacji i zaangażowaniu w wykonywane zadania. Wysoka jakość employee experience może przyczynić się do zwiększenia satysfakcji pracowników z pracy, a to z kolei przekładać się będzie na lepsze wyniki firmy, wyższe zaangażowanie pracowników, mniejszą rotację kadry i lepszą reputację pracodawcy.