Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów

Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów dla Microsoft Teams i Office 365.

Aplikacja Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów pozwala na rejestrację faktur firmowych a także korespondencji tradycyjnej, która dociera do firmy oraz jest z niej wysyłana. Dzięki aplikacji Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów możesz uporządkować i zautomatyzować obieg korespondencji firmowej, faktur oraz dokumentów. System do obiegu dokumentów wdrażany jest na bazie Twojego środowiska Office 365 (Microsoft 365), dlatego aplikacji możesz używać bez kupna dodatkowych licencji.

Najważniejsze cechy i zalety:

  • Elektroniczny rejestr korespondencji, faktur oraz dokumentów firmowych
  • Dekretacja (przypisanie) dokumentów do wyznaczonych osób w firmie
  • Przypomnienia i powiadomienia w formie mailowej
  • Zdalny dostęp do wszystkich dokumentów zarówno na komputerze stacjonarnym, laptopie, jak i w urządzeniach mobilnych (tablet, smartfon)
  • Obsługa w ramach posiadanych licencji Microsoft Office 365  
  • Łatwość obsługi aplikacji Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów, znajome środowisko MS Teams / Office 365
  • Szybkie wdrożenie aplikacji (około 3 tygodni w wersji bez zmian funkcjonalnych)
  • Możliwość rozbudowania aplikacji Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów oraz dostosowania jej do indywidualnych potrzeb firmy

Dla kogo?

Aplikacja Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów jest przeznaczona dla działu administracji, sekretariatu, kancelarii w firmie, działu finansowego, pracowników całej firmy 

 obieg korespondencji systeo

Aplikacja Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów - Opis 

Aplikacja Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów dla platformy Microsoft Office 365 pozwala na rejestrację faktur, dokumentów finansowych a także całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej w firmie. Elektroniczny rejestr dokumentów realizowany jest za pomocą formularza. Osoba odpowiedzialna za rejestrację dokumentu dołącza zeskanowany dokument w formie pliku, a następnie wskazuje rodzaj dokumentu (faktura / pozostałe dokumenty) i uzupełnia określone dla danego rodzaju dokumentu informacje. Dokument może też zostać dodany jako link do biblioteki Microsoft SharePoint. Aplikacja Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów zawiera moduł Kontrahent, który pozwala na rejestrację nadawców i odbiorców dokumentów, faktur i korespondencji. Pozwala to na wybór danych kontrahenta bez konieczności wpisywania ich ponownie. W przypadku zarejestrowanych już kontrahentów istnieje możliwość przesyłania przez nich faktur i innych dokumentów drogą mailową i automatycznego rejestru w aplikacji Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów. Po zarejestrowaniu lub zaimportowaniu dokumentu w aplikacji zostaje on przekazany do osoby merytorycznej, która uzupełnia dodatkowe dane dotyczące dokumentu, a następnie przekazuje formularz do przełożonego. Przełożony osoby merytorycznej kontroluje wcześniej wpisane dane i ma możliwość cofnięcia dokumentu do osoby merytorycznej lub przesłania go dalej wraz z komentarzem. W przypadku dekretacji faktury zostaje ona przekazana w kolejnych krokach do kontroli przez dyrektora finansowego a następnie do członka zarządu. Oczywiście ilość kolejnych etapów i stopni zatwierdzania dokumentów zostaje dodana w aplikacji Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów zgodnie z oczekiwaniami klienta i procesem obowiązującym w danej firmie. Na każdym etapie istnieje możliwość podglądu dokumentu źródłowego, wypełnionych danych, historii decyzji poprzedników. Użytkownik zawsze ma możliwość cofnięcia dokumentu do poprzedniego etapu lub przekazania go dalej.

Niezależnie od roli w procesie każdy z użytkowników ma przypisane do siebie formularze widoczne w menu Moje Zadania, które może filtrować w różnych parametrach i polach.

W przypadku rejestracji korespondencji przychodzącej przez osobę w sekretariacie dokument zostaje przesłany do wyznaczonej osoby merytorycznej.  Osoba ta oprócz uzupełnienia danych na temat dokumentu będzie miała możliwość oznaczenia zapoznania się z dokumentem, przekazania go do dekretacji do innej osoby bądź udostępnienia dokumentu innym pracownikom w firmie. 

Każdy z pracowników ma możliwość zarejestrowania w aplikacji Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów nowego dokumentu wychodzącego. Po zarejestrowaniu korespondencji wychodzącej i uzupełnieniu danych wraz z załącznikiem pracownik będzie miał możliwość przesłania informacji do sekretariatu wraz z prośbą o wysłanie dokumentu do wskazanego lub wskazanych kontrahentów lub przekazania do dekretacji i skorygowania dokumentu przed wysłaniem do wyznaczonej osoby czy też udostępniania dokumentu innym osobom w firmie. 

Użytkownicy mogą także uruchamiać i korzystać z aplikacji Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów z poziomu Microsoft Teams.

Galeria - obieg faktur

obieg-faktury-teams-dekretacja-dokumentu
obieg-faktury-teams-dekretacja-dokumentu
Dekretacja kosztów
obieg-faktury-teams-lista-kontrahentow
obieg-faktury-teams-lista-kontrahentow
Lista kontrahentów
obieg-faktury-teams-moje-zadania
obieg-faktury-teams-moje-zadania
Moje zadania
obieg-faktury-teams-intranet
obieg-faktury-teams-intranet
Osadzenie w intranecie

Kontakt i wycena

Po wysłaniu zapytania prześlemy Państwu dokładny opis aplikacji oraz wstępną wycenę.

Lista aplikacji dla działu personalnego

Ocena 360 Stopni to aplikacja wspierająca dział personalny w procesie oceny pracowników w modelu 360 lub 180 stopni.
Aplikacja Ocena Okresowa Pracownika pozwala w łatwy sposób przeprowadzić roczną ocenę pracownika.
Aplikacja Ankiety Satysfakcji Pracowników pozwala przeprowadzić ankiety satysfakcji pracowników w firmie,
Aplikacja Elektroniczna Karta Obecności pozwala na sprawne raportowanie pracy oraz rejestrowanie obecności pracowników.
Aplikacja Rozliczanie Nadgodzin pozwala w prosty sposób rejestrować nadgodziny przepracowane przez osoby zatrudnione w firmie.
Aplikacja Elektroniczne Wnioski Urlopowe pozwala na usprawnienie i zautomatyzowanie procesu obiegu wniosków urlopowych w firmie.
Aplikacja Offboarding ułatwia przeprowadzenie procesu rozstania pracownika z firmą.
Aplikacja Onboarding usprawnia proces wprowadzenia nowego pracownika w struktury firmy.

Lista aplikacji dla działu administracji

Aplikacja Rezerwacja Biurek umożliwia zarezerwowanie przez pracownika biurka z dostępnego planu piętra biurowca lub listy dostępnych biurek w firmie.
System Rezerwacji Miejsc Parkingowych to aplikacja umożliwiająca zarządzanie parkingiem firmowym dla MS Teams / Office 355 oraz na urządzenia mobilne.
Aplikacja Elektroniczny Obieg Faktur i Dokumentów umożliwia rejestrowanie faktur firmowych, korespondencji oraz innych dokumentów.
Aplikacja Wniosek o Zakup umożliwia łatwą rejestrację wniosków zakupowych w firmie.
Aplikacja Rezerwacja Salek Konferencyjnych umożliwia rezerwację i zarządzanie salami konferencyjnymi w firmie oraz usprawnia planowanie spotkań w firmie.

Lista aplikacji dla pozostałych obszarów

Intranet SharePoint to platforma komunikacyjna na bazie Office365. Budowa Intranetu SharePoint pozwala na znaczne usprawnienie komunikacji w firmie oraz bezpieczny dostęp do kluczowych informacji z dowolnego miejsca i urządzenia.
Aplikacja Audyty Wewnętrzne ISO to aplikacja wspierająca przeprowadzanie audytów wewnętrznych w dziale jakości. Dzięki aplikacji Audyty Wewnętrzne ISO możesz zautomatyzować proces audytów w Twojej firmie.
Aplikacja wspierająca pracę działu handlowego.
Aplikacja Inwentaryzacja Magazynowa usprawnia przeprowadzenie inwentaryzacji oraz upraszcza zliczanie stanów magazynowych.