Cykl Życia Pracownika

System dla działu personalnego Cykl Życia Pracownika 365 obsługuje kilka procesów w ramach jednego narzędzia. Aplikacja zbiera wszystkie informacje o pracowniku w ramach jego cyklu pracy i wspiera przełożonych oraz poszczególne działy organizacji w stworzeniu środowiska pracy dla pracownika i monitorowaniu wskaźników efektywności pracy. Cykl Życia Pracownika 365 wspiera procesy inicjowania rekrutacji, onboardingu, przebiegu zatrudnienia oraz offboardingu pracownika z perspektywy firmy.

Aplikacja usprawnia proces wprowadzenia nowego pracownika do firmy, przystosowanie nowego pracownika, rozwoju, jak na przykład zwiększenie zakresu odpowiedzialności i utrzymania pracownika oraz proces rozstania się pracownika z organizacją. Onboarding Pracownika wspiera przełożonych oraz poszczególne działy organizacji w stworzeniu środowiska pracy dla nowego członka zespołu. Moduł Onboarding pozwala sprawnie wypełnić wszelkie formalności potrzebne, by odpowiednio wprowadzić nowego pracownika firmy. Kolejnym etapem obsługiwanym przez aplikację Cykl Życia Pracownika jest zarządzanie zmianami w wykonywaniu obowiązków w okresie zatrudnienia pracownika oraz rozwój jego umiejętności poprzez propozycję zmiany stanowiska, podejmowanie nowych wyzwań i kwalifikacji (Moduł Mobility / Changing), co ma na celu zwiększenie motywacji pracowników. Ostatnim elementem systemu jest moduł Offboarding Pracownika. Offboarding wspiera poszczególne działy w dopełnieniu wszelkich formalności związanych ze zwolnieniem stanowiska w firmie, kiedy efektywność pracownika maleje. Aplikacja Cykl Życia Pracownika 365 wdrażana jest na bazie Twojego środowiska Microsoft 365 (Office 365), dlatego nie musisz inwestować w dodatkowe licencje. Aplikacja Cykl Życia Pracownika może być obsługiwana bezpośrednio z poziomu komunikatora Microsoft Teams.

W module Onboarding rekruter wypełnia dane o nowym pracowniku, które potem zostają wprowadzane do pozostałych systemów IT oraz informacje o dziale, stanowisku i przełożonym nowego stanowiska pracy. Na tym etapie istnieje możliwość dodania informacji o wyposażeniu pracownika wynikającego ze stanowiska i obowiązków codziennej pracy, benefitach pracowniczych oraz wymaganiach BHP. W kolejnych krokach Onboardingu w systemie tworzone są zadania dla obszarów odpowiedzialnych za przygotowanie stanowiska pracy dla nowego pracownika zgodnie z istniejącymi w firmie procedurami. Na tej podstawie aplikacja Onboarding wysyła do zdefiniowanych osób w firmie zadania do wykonania. Zadania widoczne są w poszczególnych zakładkach systemu cyklu życia pracownika, a po ich wykonaniu można je potwierdzić. Oznaczone zadania są widoczne dla przełożonego zatrudnionej osoby oraz dla działu personalnego, dzięki czemu w przejrzysty sposób można podjąć działania mające za zadanie kontrolować status wdrożenia nowego pracownika. Osoby, które uczestniczą w procesie przygotowania zasobów dla nowego pracownika, otrzymują powiadomienia o potrzebie przygotowania narzędzi lub wdrożenia nowego pracownika i monitorowaniu wskaźników efektywności pracy. W poszczególnych zadaniach można definiować parametry co pozwala na dopasowanie systemu Onboardingu do obecnego procesu w firmie i przystosowanie nowego pracownika.

Drugim obsługiwanym przez aplikację Cykl Życia Pracownika 365 procesem po Onboardingu jest proces zmian w okresie zatrudnienia, co ma na celu zwiększenie motywacji pracowników. Na tym etapie dział personalny może rejestrować w systemie wszystkie zmiany, jakie dotyczą pracowników i wskaźników efektywności pracy oraz generować odpowiednie zadania do pozostałych obszarów w firmie celem ich przygotowania. Moduł zmian jest powiązany z modułem Onboarding pracownika, dzięki czemu dane wprowadzone podczas zatrudnienia zaczytują się automatycznie w karcie zmian pracownika. Za pomocą formularza w aplikacji Cykl Życia Pracownika 365 można zarejestrować dowolną zmianę jak na przykład zwiększenie zakresu odpowiedzialności, awans, efektywność pracownika, wynagrodzenie, zmianę Managera. Informacja o zmianie zostanie przesłana natomiast do komórki, która jest odpowiedzialna za operacyjne wykonanie zgłaszanych zmian pracownika poprzez propozycję zmiany stanowiska. Wnioskodawca zmian ma możliwość monitorowania statusu wykonania zleconych czynności z perspektywy pracownika. Listę obszarów oraz możliwości zmian można zdefiniować na poziomie ustawień aplikacji Cykl Życia Pracownika 365, do których ma dostęp administrator zarządzający procesem.

Ostatnim etapem wspieranym przez aplikację Cykl Życia Pracownika 365 jest proces rozstania się pracownika z pracodawcą w danej firmie w sytuacji, kiedy efektywność pracownika maleje. Offboarding, który ma podjąć działania mające na celu pożegnanie pracownika, rozpoczynamy od wypełnienia formularza w aplikacji cyklu życia pracownika. Na bazie zdefiniowanych w systemie szablonów przełożony tworzy listę zadań zgodnych z cyklem życia pracownika, jakie muszą być wykonane przed opuszczeniem stanowiska pracy przez pracownika. W kolejnym kroku przełożony wysyła formularz wraz z zadaniami do poszczególnych działów firmy (dział personalny, IT, administracja, finanse). Działy są zobowiązane wykonać zadania w określonym terminie, a progres odznaczają w aplikacji. W przypadku, gdy jakieś zadania nie zostały wykonane, przełożony otrzymuje w aplikacji Offboarding specjalne ostrzegawcze komunikaty. Ważną cechą aplikacji jest to, że zadania w poszczególnych obszarach mogą być wykonywane w dowolnej kolejności. Oczywiście, aplikacja ma system powiadamiania wyznaczonych osób jako odpowiedzialne w danym obszarze, że została utworzona nowa karta Offboardingu. Zadania z modułu Offboarding mogą być traktowane jako karta obiegowa i mogą być podstawą do rozliczenia się z pracownikiem. Zaletą tego rozwiązania jest to, że przełożony, który najczęściej jest inicjatorem procesu, nie musi pamiętać o wszystkich elementach wyposażenia, jakie ma odchodzący pracownik, bo dane te są pobierane z modułu Onboarding oraz Zmiany i Rozwój Pracownika. Aplikacja sama określi jakie elementy wyposażenia trzeba będzie rozliczyć oraz do kogo trzeba będzie wysłać zadanie celem ich rozliczenia.