Rozliczanie Delegacji

System do rozliczania delegacji online pozwala zarówno na rozliczanie delegacji krajowych, jak i rozliczanie delegacji zagranicznych przez pracowników z dowolnego urządzenia i miejsca na świecie z dostępem do Internetu. Nasz system do rozliczania delegacji podobnie jak inne nasze rozwiązania jest częścią Microsoft 365 (Office 365). Aplikacja Rozliczanie Delegacji jest dostępna dla użytkowników z poziomu Microsoft Teams. Dzięki niej firmy mogą zrezygnować z tradycyjnego sposobu zarówno wnioskowania, jak i rozliczania delegacji. System ewidencji delegacji jest bardzo intuicyjny, a samo rozliczenie delegacji łatwe do wykonania nawet dla osób, które nie znają procesu. Aplikacja Rozliczanie Delegacji może być zintegrowana z innym naszym narzędziem E-Karta Obecności. Dzięki temu oba moduły mogą synchronizować informacje o nieobecnościach pracowników w firmie. Integracja aplikacji z Elektroniczną Kartą Obecności pozwala zaoszczędzić jeszcze więcej czasu i usprawnić poszczególne procesy oraz uniknąć pomyłek.

Zadaniem aplikacji Rozliczanie Delegacji jest umożliwienie składania elektronicznych wniosków o podróż służbową przez pracowników oraz rozliczanie delegacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Nasz system wspiera różne rodzaje podróży służbowych. Dodatkowo program do ewidencji delegacji wspiera rozliczanie transportu prywatnego. Do aplikacji Rozliczanie Delegacji administrator/dział HR może dodać nowe pojazdy służbowe, które są wykorzystywane do podróży służbowych. Nasz system do rozliczania delegacji automatycznie wylicza diety delegacji dla pracownika zgodnie ze stawkami obowiązującymi w danym kraju oraz w odpowiedniej walucie. Aplikacja automatycznie pobiera średnie kusy walut i przelicza je na wartości w PLN. Do aplikacji Rozliczanie Delegacji można dodać różnego rodzaju koszty i rachunki również poprzez zdjęcia wykonane za pomocą telefonu komórkowego. Ważnym usprawnieniem naszego systemu jest możliwość wczytania listy transakcji bezpośrednio z firmowej karty kredytowej do aplikacji Rozliczanie Delegacji. Funkcjonalność ta zabezpiecza użytkownika przed ominięciem kosztu przy rozliczeniu delegacji.

Aplikacja Rozliczanie Delegacji w standardzie zapewnia obsługę wyjazdów służbowych i ich rozliczenia. W pierwszym kroku osoba planująca wyjazd tworzy w aplikacji wniosek o delegację, w którym definiuje podstawowe parametry wyjazdu. Oprócz określenia podstawowych parametrów takich jak cel, zlecający rodzaj delegacji (delegacja krajowa/ delegacja zagraniczna) można także wnioskować o pomoc w organizacji wyjazdu przez osoby z działu administracji przy zakupie biletów, rezerwacji samochodu czy noclegu. Aplikacja umożliwia także zawnioskowanie o zaliczkę na wyjazd, w takim przypadku prośba ta jest wysyłana w naszym systemie rozliczania delegacji online do zdefiniowanych osób. Następnie na wniosku definiowane są etapy podróży oraz rodzaj transportu.

W kolejnym kroku formularz delegacji zostaje przesłany do osoby zlecającej wyjazd, przez którą powinien on zostać zaakceptowany. Jeśli we wniosku była zaznaczona opcja wsparcia w organizacji wyjazdu, osoba odpowiedzialna za ten etap do wniosku w aplikacji dodaje ważne informacje na temat wyjazdu jak numer lotu, link do biletu czy informacje o rezerwacji hotelu.

Po powrocie z wyjazdu, osoba będąca w delegacji będzie mogła rozliczyć wyjazd za pomocą naszego systemu rozliczania delegacji online. Jeśli wyjazd był zagraniczny, aplikacja sama ustali wysokość i walutę diety dla danego kraju oraz policzy należną kwotę na bazie informacji o datach i godzinach poszczególnych etapów podróży służbowej. Do aplikacji będzie można za pomocą komputera lub zdjęć wykonanych telefonem dodać rachunki i koszty wyjazdów. Do wydatku można przypisać również jego rodzaj, co pozwoli później na ewentualne dekretowanie kosztów z podziałem na konta. Oprócz tego będzie można zdefiniować elementy wyjazdu zapewnione przez pracodawcę co również wpływa na wysokość rozliczenia. Rozliczenie delegacji jest wysyłane do osób, które dokonują rozliczeń z pracownikami.

W aplikacji Rozliczanie Delegacji dostępne są informacje o zdefiniowanych samochodach służbowych, prywatnych, wysokościach diet dla poszczególnych krajów oraz ich walut. Do aplikacji można dodać również dodatkową wartość do poszczególnych diet ponad to co zapewnia ustawa. Aplikacja ma możliwość integracji bezpośrednio z kursami NBP.  Kurs danej waluty pobierany bezpośrednio z NBP, na dzień poprzedzający rozliczenie. Istnieje także możliwość importu listy transakcji ze służbowej karty kredytowej. Mimo tego, że rozwiązanie Rozliczanie Delegacji jest wdrożone w Państwa środowisku Microsoft Office 365, istnieje możliwość integracji lub przekazywania danych o rozliczeniach delegacji do systemów finansowo-ksiegowych, będących poza środowiskiem Office lub do firm trzecich wspierających Państwa procesy rozliczeniowe. Aplikacja Rozliczanie Delegacji jest częścią naszych innych rozwiązań wspierających procesy kadrowe w firmach. E-Delegacje mogą działać i wymieniać dane np. z aplikacją E-Karta Obecności. Taka integracja umożliwia automatyczne pojawienie się wszystkich zaakceptowanych wyjazdów w elektronicznej karcie obecności pracownika.

Cały proces wdrożenia i uruchomienia aplikacji Rozliczanie Delegacji u Zamawiającego jest prowadzony przez Project Managera, który nadzoruje proces wdrożenia, aby przebiegł on sprawnie i efektywnie. Project Manager pomoże Państwu uruchomić aplikację, przypilnuje procesu importu danych i przeszkoli opiekunów aplikacji. W przypadku dodania nowych funkcjonalności do systemu doradzi Państwu także najbardziej optymalne rozwiązania, będzie uczestniczył w konsultacjach, a następnie w uruchomieniu nowych mechanizmów aplikacji Rozliczanie Delegacji.