Podróże służbowe są nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu organizacji. Tradycyjny, papierowy sposób rozliczania delegacji służbowych wiąże się niewątpliwie z dużą liczbą formalności i czasochłonnością zarówno dla pracowników rozliczających swoją podróż służbową, ich przełożonych jak i pracowników działu administracji czy księgowości.
Rozliczanie delegacji to obszar będący sporym kosztem dla organizacji, którego proces kontroli bywa często utrudniony. Efektywne zarządzanie podróżami służbowymi w organizacji i jasne egzekwowanie zasad i procedur jest ogromnym wyzwaniem dla firm niezależnie od ich wielkości czy branży. Przed firmami, których pracownicy podróżują służbowo pojawia się wiele zadań związanych obsługą poszczególnych etapów delegacji a sami pracownicy ze swojej strony również muszą się wywiązać z określonych działań, aby podróż mogła być rozliczona.
Przyjrzyjmy się poszczególnym elementom składającym się na proces zarządzania delegacjami:
Wniosek o delegację
Każdy wyjazd służbowy wiąże się z wnioskiem składanym przez pracownika bądź oficjalnym poleceniem wyjazdu ze strony przełożonego. Na tym etapie określane są zazwyczaj informacje o planowanej podróży takie jak: miejsce i cel wyjazdu, kiedy rozpoczyna się wyjazd, ile potrwa a także jakim środkiem transportu będzie realizowany. W przypadku tradycyjnego obiegu takich wniosków w firmie wymagane jest wypełnienie papierowego druku, który musi zostać podpisany przez poszczególne osoby w organizacji.
Akceptacja bądź odrzucenie wniosku
Po weryfikacji przez poszczególne wyznaczone do tego osoby w firmie, finalnej akceptacji złożonego wniosku informacja o zatwierdzeniu powinna wrócić do pracownika.
W przypadku gdy, mamy do czynienia z papierowym obiegiem i akceptacją delegacji niestety często, z różnych przyczyn uzyskanie zgody wydłuża się. Wynikać może to z mnogości różnego rodzaju wniosków i dokumentów będących w obiegu czy też nieobecności w biurze poszczególnych osób będących na ścieżce akceptacji. Pracownik nie ma wówczas wglądu do informacji na jakim etapie jest obecnie jego wniosek i kiedy otrzyma finalną decyzję.
Zaplanowanie podróży
Kiedy mamy już jednak finalnie zaakceptowaną delegację przychodzi czas na zaplanowanie poszczególnych elementów podróży takich jak np. rezerwacja biletów, samochodu służbowego, zgoda na podróż samochodem prywatnym czy rezerwacja noclegów a także na zawnioskowanie o zaliczkę i jej pobranie. W zależności od zasad panujących w organizacji delegowany dokonuje takich rezerwacji dla siebie bądź realizacją rezerwacji zajmują się wyznaczone osoby z działu administracji.
Rozliczenie delegacji
Po zakończeniu podroży służbowej pracownika należy jego delegację rozliczyć. Na rozliczenie delegacji wpływa oczywiście wiele składowych zarówno w przypadku delegacji krajowych jak i tych zagranicznych. Delegacja musi zostać rozliczona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, określonymi dla danego wyjazdu stawkami diet, przysługującymi ryczałtami, odpowiednimi kursami walut oraz zwrotami uzasadnionych kosztów dodatkowych poniesionych podczas wyjazdu. Oczywiście każdy wydatek, który będzie podlegać rozliczeniu, musi być udokumentowany, np. fakturą, biletem lub innym potwierdzeniem, które jest akceptowane przez dział księgowości. Pracownik musi zatem zbierać skrupulatnie wszystkie dokumenty a po powrocie niezwłocznie dostarczyć je do rozliczenia odpowiednim osobom w firmie. Częstym problem w organizacjach są jednak opóźnienia z dostarczeniem takiej dokumentacji przez pracowników. Taka sytuacja to spory kłopot dla działu administracji oraz księgowości, który do finalnego rozliczenia podróży służbowej wymaga kompletu dokumentów.
Podsumowując, na cały proces delegacji pracownika - od wniosku o wyjazd, przez akceptację, zaplanowanie podróży, ewidencję wszystkich kosztów po rozliczenie delegacji - składa się dużo formalności. Niewątpliwie tradycyjne metody rozliczania wyjazdów służbowych mają wiele wad, zajmują dużo cennego czasu pracowników na różnych szczeblach oraz przez ich złożoność mogą powodować błędy, które stają się niepotrzebnym kosztem firmy.
W jaki sposób zoptymalizować zarządzanie delegacjami?
Z uwagi na wspomnianą wcześniej złożoność procesu delegacji firmowych najlepszym rozwiązaniem jest jego automatyzacja. Wdrożenie aplikacji do rozliczania delegacji pozwoli znacznie ograniczyć nakład pracy działów administracji czy księgowości. Rozliczenie delegacji stanie się zdecydowanie łatwiejsze i szybsze, a system pozwoli użytkownikom sprawnie przejść przez poszczególne etapy procesu. Rezygnacja z ręcznej obsługi i papierowych dokumentów - wniosków, podpisów, rachunków, krążących po firmie faktur na rzecz uzupełnienia danych i dokumentów w jednym miejscu pozwala wyraźnie zredukować czas rozliczania delegacji a także obniżyć koszty obsługi całego procesu. Wprowadzenie do jednego miejsca wszystkich danych i dokumentów związanych z delegacją spowoduje, że ich obieg będzie bardziej klarowny i uporządkowany zarówno dla pracowników jak i osób odpowiedzialnych za akceptację i późniejsze rozliczenia. Informacje o statusie każdej sprawy są wówczas dostępne z dowolnego miejsca i urządzania, co jest istotne także z perspektywy hybrydowego modelu pracy czy pracy w trybie zdalnym.
Pracownicy i przełożeni mogą w dowolnym momencie zweryfikować jaki status ma dany wniosek o wyjazd, czy też na jakim etapie jest rozliczenie i ewentualnie ponaglić osobę, u której sprawa „utknęła”. Ponadto dodatkowe wnioski związane z wyjazdem takie jak prośby o rezerwacje biletów czy noclegów mogą być dodawane w aplikacji i kierowane do wyznaczonych osób odpowiedzialnych w dziale administracji. Co ważne, pracownicy mają wówczas informację, że firma w której pracują ma jasną politykę dotyczącą wnioskowania o delegację i rozliczania podróży służbowych.
System do rozliczania delegacji przelicza wszystkie wartości automatycznie na podstawie określonych parametrów, stawek i kursów walut zarówno dla delegacji krajowych i jak zagranicznych, w tym również delegacji do kilku krajów w ramach jednego wyjazdu. Pozwala to wyeliminować ewentualne pomyłki wynikające z ręcznych wyliczeń. Co więcej pracownik może podczas podróży służbowej w czasie rzeczywistym dodawać do aplikacji z telefonu koszty i wydatki wyjazdu potwierdzone zdjęciem np. rachunku, biletu czy faktury, co pozwala na szybkie skompletowanie dokumentacji z podróży. Dzięki temu dział księgowości jest w stanie na bieżąco weryfikować dodawane wydatki.
Z perspektywy organizacji wdrożenie narzędzia do rozliczania delegacji pozwala na pełne kontrolowanie kosztów związanych z podróżami służbowymi. Ważnym elementem jest tutaj niewątpliwie możliwość analizy danych historycznych. Pozwala to na analizę kosztów i generowanie raportów według poszczególnych, istotnych dla firmy kryteriów dzięki czemu może ona wyciągać wnioski i wpływać na bardziej efektywne rozplanowanie działań w przyszłości.
Warto również dodać, że system do zarządzania delegacjami pozwala na uporządkowanie kalendarzy i grafików wyjazdów służbowych pracowników. Rozwiązanie do rozliczania delegacji może działać i wymieniać dane np. z aplikacją E-Karta Obecności. Taka integracja umożliwia automatyczne pojawienie się wszystkich zaakceptowanych wyjazdów w elektronicznej karcie obecności pracownika.
System do rozliczania delegacji online wnosi niewątpliwie korzyści, które dotyczą zarówno pracowników, przełożonych, działów administracji czy księgowości jak i globalnie patrząc całej organizacji, w której jest on wdrażany. Podsumowując omawiane w artykule kwestie niewątpliwie dzięki elektronicznemu zarządzaniu delegacjami możesz zyskać:
- Wyeliminowanie bądź zminimalizowanie papierowej dokumentacji
- Łatwe planowanie podróży służbowych i grafików wyjazdów pracowników
- Oszczędność czasu pracowników
- Skrócenie czasu i kosztu obsługi administracyjnej dla rozliczanych wniosków
- Jasno zorganizowany obieg informacji i dokumentacji dotyczących delegacji w firmie
- Dostęp do informacji o delegacjach z dowolnego miejsca i urządzenia
- Automatyczne wyliczanie diet i wartości rozliczeń
- Eliminację błędów
- Wgląd w historię delegacji i zestawienia kosztów wyjazdów służbowych
- Możliwość generowania raportów