Wsparcie działu administracji w pracy hybrydowej

Dział administracji jest jednym z obszarów, które stanowią trzon firmy. Jego pracownicy zajmują się koordynacją, zarządzaniem i organizacją codziennej pracy biura. Pracownicy administracji i kadr odpowiadają za bardzo szeroki wachlarz działań, przez co każdego dnia mierzą się z wieloma wyzwaniami. W dobie pracy hybrydowej ilość obowiązków działu administracji znacznie wzrosła. Pracownicy musieli nauczyć się przeprowadzać wszystkie procesy zdalnie i co ważniejsze – zachować przy tym efektywność działań. Aby płynność pracy nie została przerwana, dział administracji powinien móc korzystać z nowoczesnych narzędzi wspierających pracę zdalną i hybrydową.

Praca hybrydowa w dziale administracji

Hybrydowy tryb pracy zostanie z nami na dłużej – to jest pewne. Według danych firmy PwC, aż 74% firm ma w planach zwiększenie zakresu tej formy wykonywania obowiązków przez pracowników. Trend ten potwierdza także raport Devire, według którego aż 2/3 potencjalnych pracowników jest skłonnych wybrać ofertę firmy, która będzie pozwalała na całkowicie lub częściowo zdalną pracę. Część przedsiębiorstw pomimo wyraźnego trendu wciąż nie umożliwia jednak pracy w trybie home office. Dlaczego? Decydującym czynnikiem są wyzwania dotyczące zdalnego zarządzania organizacją oraz utrzymania płynności pracy. Choć to właśnie działy takie jak księgowość i finanse (60%) oraz administracja i obsługa biura (59%) należą do obszarów, które najczęściej wykonują swoje obowiązki w trybie hybrydowym (Egospodarka.pl), pracodawcy obawiają się negatywnych skutków pracy zdalnej właśnie administracji firmy. Odpowiada ona bowiem za obieg dokumentów i korespondencji firmowej oraz zajmuje się jej archiwizacją. Pracownicy administracji często dokonują także rejestru zakupów firmowych i przygotowuje dokumenty finansowe. Dział administracji mimo posiadania odpowiedzialnych i dobrze zorganizowanych pracowników może nie podołać wyzwaniu zmiany trybu wykonywania zadań bez pomocy odpowiednich narzędzi.

Obieg dokumentów w hybrydowym trybie pracy

Nadzór nad obiegiem dokumentów firmowych to jedno z głównych zadań działu administracji. Pracownicy tego obszaru zajmują się nie tylko stałą obsługą sekretariatu firmy, ale także przewodzą korespondencji z partnerami krajowymi i zagranicznymi przedsiębiorstwa, prowadzą rejestr pism oraz uzupełniają bazy danych. Trudno jest znaleźć jednolity system prowadzenia obiegu dokumentów, bo proces zależy od specyfiki prowadzonych projektów i indywidualnego charakteru organizacji. Jedynym sposobem, aby zachować płynność korespondencji i obiegu dokumentacji firmowej w trybie hybrydowym jest wdrożenie elektronicznego systemu workflow, który umożliwi pracę administracji firmy. System ten zmniejsza do minimum ryzyko zgubienia dokumentu lub zostawienia go w domu lub biurze podczas zmiany trybu pracy. Wszystkie dokumenty i faktury pozostają bowiem w jednej uporządkowanej przestrzeni, do której pracownicy mają dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia. Umożliwia to łatwy wgląd do dokumentacji o dowolnej porze, a dzięki możliwości filtrowania po zdefiniowanych parametrach, pozwala zaoszczędzić czas poświęcony na poszukiwanie docelowego dokumentu. Jednocześnie kadra kierownicza ma pełen wgląd w dokumentację i finansowe zobowiązania firmy bez względu na tryb pracy. Pracownicy działu księgowego i administracji mają łatwy dostęp do e-faktur oraz ich aktualnych statusów, a wymiana informacji, przekazywanie i akceptowanie dokumentów staje się znacznie prostsze i wygodniejsze także w przypadku pracy zdalnej.

Elektroniczny Obieg Dokumentacji Systeo365

Kompleksowym rozwiązaniem, które usprawni obieg dokumentacji firmowej także w hybrydowym trybie pracy jest Elektroniczny Obieg Dokumentacji Systeo365, który uruchamiany jest w środowisku Microsoft365 organizacji. Aby wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentacji  nie musisz kupować dodatkowych licencji czy też inwestować w zewnętrzne środowisko informatyczne. Dane z aplikacji do obiegu dokumentów pozostają w Twoim środowisku Office 365 bez względu na miejsce i urządzenie, z którego się logujesz. Integracja ze znajomym pracownikowi pakietem Microsoft365 sprawia, że rozwiązanie jest jeszcze prostsze w obsłudze. Dzięki rozwiązaniu Elektroniczny Obieg Dokumentacji użytkownicy mogą zarejestrować dokumenty firmowe, faktury oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą. System workflow Systeo jest zintegrowany z bazami GUS, skrzynkami mailowymi Klienta oraz opcjonalnie z systemami OCR. Dużą elektronicznego obiegu dokumentacji Systeo jest możliwość przypisywania cech użytkownikom oraz przeprowadzenia wielostopniowego poziomu akceptacji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszej aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentacji, zachęcamy do odwiedzenia strony rozwiązania oraz zapoznania się z jego najważniejszymi funkcjami w artykule.

Rezerwacja przestrzeni biurowej online

Ze względu na wprowadzenie hybrydowego trybu pracy firmy rezygnują z części przestrzeni biurowej Jest to korzystne szczególnie z perspektywy finansowej, gdyż pozwala na oszczędności, ale wymaga jednocześnie sprawnego i łatwego systemu wspomagającego rezerwację stanowisk pracy i sal konferencyjnych. Jeśli firma wie, ilu pracowników może spodziewać się w danym dniu w biurze, może zaplanować zagęszczenie przestrzeni obniżając przy tym koszty wynajmu zasobów oraz innych wydatków biznesowych. W średnich i dużych firmach tradycyjne zarządzanie zasobami staje się bardzo angażujące i wprowadza niepotrzebne zamieszanie. Elektroniczne systemy rezerwacji pozwolą ci natomiast szybko zarezerwować zasoby na konkretny dzień, okres i godzinę z dowolnego miejsca. 

Rezerwacja Biurek Systeo365

Wdrażany przez Systeo system do rezerwacji biurek pozwala na efektywne zarządzanie powierzchnią biurową oraz stanowiskami pracy. W systemie Hot Desk biurka mają zdefiniowane informacje kluczowe dla rezerwacji stanowiska np. numer piętra, numer pokoju. Rezerwacja biurka może zostać dokonana na jeden lub kilka dni. Proces może być obsługiwany z poziomu Microsoft Teams, strony internetowej lub aplikacji mobilnej. Potwierdzenia zajęcia stanowiska jest możliwe także przy pomocy kodu QR biurka i jego zeskanowanie w aplikacji mobilnej, co zapobiega pustym rezerwacjom. Aplikacja Rezerwacja biurek może być zintegrowana z innymi modułami Systeo: Rezerwacją Salek Konferencyjnych oraz Rezerwacją Miejsc Parkingowych. Dzięki temu użytkownicy będą mogli kompleksowo zarządzać zasobami firmy.

Aby dowiedzieć się więcej o funkcjonalności i działaniu aplikacji Rezerwacja Biurek, zachęcamy do odwiedzenia strony narzędzia.

Rezerwacja Salek Konferencyjnych Systeo365

Dzięki rozwiązaniu Rezerwacja Salek Konferencyjnych możesz skutecznie zarządzać rezerwacją sal w firmie i planować spotkania. Sale mogą zostać zarezerwowane w konkretnym terminie oraz przedziale godzinowym z poziomu aplikacji, która zapewnia podgląd dotyczący dokonanych w danym dniu rezerwacji. Rezerwacja sal konferencyjnych jest również możliwa za pomocą zainstalowanego przed  salą tabletu, na którym wyświetlane są szczegóły spotkania. System do rezerwacji sal jest zintegrowany z kalendarzem i zasobami Microsoft Exchange. W aplikacji do rezerwacji sal można określić dostępność sali z przeznaczeniem dla konkretnej grupy pracowników. Aplikacja Rezerwacja Sal Konferencyjnych umożliwia również anulowanie rezerwacji w dowolnym momencie przed planowanym spotkaniem.

Jeśli zainteresowała cię nasza aplikacja Rezerwacja Salek Konferencyjnych zachęcamy do zapoznania się ze szczegółami.

Rezerwacja miejsc parkingowych online

Wiele firm wciąż nie ma uporządkowanego systemu rezerwacji miejsc parkingowych, co w hybrydowym trybie pracy może sprawić pracownikom jeszcze więcej problemów. Fakt, że firma ma ograniczoną liczbę miejsc parkingowych wiąże się z trudnościami z ich rozdysponowaniem. Pracownicy pracujący w większości zdalnie, przyjeżdżając do firmy mogą zająć komuś miejsce i odwrotnie – miejsc parkingowych może zabraknąć dla nich. Fakt, że miejsca parkingowe nie są przypisane do konkretnych działów sprawia, że pracownicy marnują czas na kilkukrotne okrążanie parkingu w poszukiwaniu wolnego miejsca, tracąc przy tym cenny czas.

Rezerwacja Miejsc Parkingowych Systeo 365

Aplikacja Rezerwacja Miejsc Parkingowych pozwala uporządkować kwestie dostępności miejsc parkingowych w firmie oraz pozwoli kompleksowo nimi zarządzać także w hybrydowym trybie pracy. Podobnie jak wszystkie moduły Systeo system rezerwacji miejsc parkingowych jest obsługiwany przez Microsoft Teams. Miejsca parkingowe mogą zostać przypisane tylko do konkretnych grup pracowników, dzięki czemu dla każdego działu zostanie rozdysponowana odpowiednia liczba miejsc parkingowych. Pracownicy mogą także zarezerwować miejsce dla swoich gości, a żeby funkcja nie była nadużywana wnioski muszą zostać zaakceptowane przez administratora.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszej aplikacji Rezerwacja Miejsc Parkingowych, zachęcamy do odwiedzenia strony rozwiązania.

Zarządzanie wnioskami zakupowymi podczas pracy zdalnej

Niezwykle pomocne dla działu administracji i kadr może być także rozwiązanie wspomagające elektroniczne wypełnianie wniosków zakupowych. Dział administracji w dużej mierze jest odpowiedzialny za rejestr zakupów firmowych oraz zgłaszane przez pracowników zapotrzebowania. Wypełnianie wniosków zakupowych i dostarczanie ich do osób odpowiedzialnych zajmuje dużo czasu, a podczas pracy hybrydowej może on zostać dodatkowo wydłużony. Proces jest problematyczny szczególnie wtedy, gdy wymaga wielostopniowej akceptacji przez kilku pracowników różnych działów lub zarząd. Rozwiązanie umożliwiające elektroniczne wypełnianie wniosków zakupowych daje również dostęp do historii wszystkich zakupów, dzięki czemu pracownicy działu administracji mogą szybko znaleźć potrzebne dokumenty. Narzędzie wesprze dział także w kontroli wydatków firmy i wychwytywaniu podejrzanych zakupów.

Wniosek o Zakup Systeo365

Wniosek o Zakup pozwala rejestrować wnioski zakupowe w intuicyjny i sprawny sposób. Aplikacja Wniosek o Zakup automatyzuje proces decyzyjny o zakupach firmowych i umożliwia lepszą kontrolę kosztów w organizacji. Rozwiązanie może być stosowane do jednorazowych i powtarzalnych zakupów. Po utworzeniu przez pracownika wniosku o zakup zostaje on przesłany do akceptacji przez przełożonego. Narzędzie zapewnia poszczególnym pracownikom dostęp do historii wszystkich wniosków niezależnie od ich statusu. Wniosek o Zakup ma także wbudowany drugi poziom akceptacji, po którym wnioski są automatycznie przesyłane do działu zakupów w celu realizacji.

Jeśli zainteresowała cię nasza aplikacja Wniosek o Zakup, zapraszamy na stronę narzędzia po więcej szczegółów.