Rezerwacja Biurek online – rozmowa z ekspertami Systeo 

Narzędzia do rezerwacji zasobów firmowych to jedne z najpotrzebniejszych rozwiązań dla firm w hybrydowym trybie pracy. Aplikacja Rezerwacja Biurek Systeo365 pomaga w efektywny sposób zarządzać przestrzenią biurową. Project Manager w Systeo Karolina Nawa oraz architekt rozwiązań Power Platform Jakub Leśniak mają na swoim koncie już kilkadziesiąt wdrożeń aplikacji. Teraz zdecydowali się przybliżyć największe korzyści systemu do rezerwacji biurek online, opowiedzieć o wyzwaniach, z jakimi spotkali się podczas wdrożeń, a także uchylili rąbka tajemnicy dotyczącej nowej wersji naszej aplikacji.  

W jaki sposób system do rezerwacji biurek Systeo może usprawnić pracę hybrydową w firmach? 

Karolina Nawa, Project Manager w Systeo: Nasza aplikacja to świetne rozwiązanie do zarządzania przestrzenią firmową, które pozwala jednocześnie zaoszczędzić koszty. Firmom w dzisiejszych czasach nie potrzeba całego piętra i np. 150. biurek dla takiej samej liczby pracowników. Kiedyś było to bardzo ważne, aby pracownik miał swoje biurko i czuł się związany z przestrzenią. Te czasy się jednak zmieniły, a w trakcie obostrzeń okazało się, że firmy potrafią sobie poradzić z tym, że nie wszyscy są w biurze. Potrzebują jednak do tego odpowiednich narzędzi.  

Jakub Leśniak, architekt rozwiązań Power Platform: Aplikacja Systeo pozwala pracownikom zarezerwować biurko, dzięki czemu mają pewność, że stanowisko będzie na nich czekać. W ten sposób pracownicy mogą sobie zaplanować pracę tak, żeby była wykonywana w pełni komfortowych warunkach.   Jednocześnie daje też menadżerom informację o tym, kto będzie w biurze danego dnia, a kto będzie pracował zdalnie. Osoby zarządzające przestrzenią biurową mogą natomiast zastanowić się, czy tak duże biuro jest firmie wciąż potrzebne, co pośrednio wpływa na koszty.  

Na swoim koncie macie już wiele wdrożeń aplikacji. Czy spotkaliście się kiedyś z problemami podczas takiego wdrożenia? 

J.L: Z problemami spotykamy się chyba za każdym razem, bo temat rezerwacji biurek wcale nie jest tak prosty, jak może się wydawać. To nie jest tylko zasób, który pracownik może zarezerwować. Biurka mają różne parametry, różne wyposażenie. Są także predefiniowane grupy, które mogą korzystać tylko z przeznaczonych dla nich stanowisk. Chyba nigdy nie jest też tak, aby wszystkie biurka były dostępne.  

K.N: To są jednak jeszcze proste sytuacje. Ciężej jest, kiedy pojawiają się dodatkowe harmonogramy, a nie tylko schematy typu „biurka dla działu IT", „biurka dla marketingu". Pojawiają się też grupy, które mają dodatkowe grafiki np. kiedy dany dział pracuje 24 godziny przez siedem dni w tygodniu i ma zupełnie inne wytyczne. Jednocześnie pojawiają się też osoby, które pracują tylko w poniedziałki, środy i piątki, a mają mieć pierwszeństwo do rezerwacji. Tak naprawdę tyle ile firm, tyle sposobów zarządzania, do których trzeba dopasować aplikację.  

Jaka była najbardziej skomplikowana funkcjonalność, którą wprowadziliście do aplikacji na prośbę Klienta? 

J.L: Najbardziej skomplikowane było ustalenie przy których biurkach użytkownik może usiąść w zależności od tego, do jakiej grupy został przypisany i jednocześnie od tego, jak został zaplanowany grafik obecności w biurze.  

K.N: Trzeba było też wtedy stworzyć dodatkowe parametry: czy dane biurko wchodzi do ogólnodostępnej puli, jest wykluczone, czy może zarezerwowane dla kogoś na stałe. W miesiącu użytkownik mógł rezerwować stanowisko tylko w te dni, w które był w biurze, a na pozostałe trzeba było wysyłać prośby o akceptację, ale tylko jednego dnia. Wychodziło więc na to, że użytkownik może usiąść przy biurku pod warunkiem, że jego grupa jest wpisana w ten dzień w grafiku, może usiąść przy biurku nie dla swojej grupy, ale tylko wtedy, gdy nie ma jej tego dnia w grafiku lub kiedy ta inna grupa jest, ale jej menadżer wyrazi na to zgodę. Te wszystkie zasady miały nie obowiązywać w piątek, w który po prostu można było wszystko. Jest to tak naprawdę „tylko" sterowanie obecnością, pod którą kryje się jednak bardzo skomplikowany algorytm i dziesiątki linijek kodu.  

A czy zdarzyło się, żeby Klient poprosił o dodanie do aplikacji funkcji, która okazała się bardzo przydatna i została na stałe? 

K.N: Całkiem sporo było takich sytuacji. Jedną z nich była prośba, aby wprowadzić funkcjonalność „Znajdź osobę” i „Znajdź biurko" i na tej podstawie powstała funkcja, którą będzie można zobaczyć już w nowej odsłonie naszej aplikacji.  

J.L: Sprawdziła się także rezerwacja biurka według interaktywnej mapy, bo lista kilkudziesięciu biurek nie daje użytkownikom tak wiele, jak zobrazowanie ich. Kiedy użytkownicy spojrzą na mapę, zobaczą, że np. przy danym stanowisku będą mieli bliżej do kuchni, drukarki, czy innych miejsc, które decydują o przydatności takiego miejsca. 

Czy Rezerwacja Biurek i inne aplikacje Systeo są odpowiednie dla firm, które stawiają na mobilność? 

J.L: Nasze aplikacje są w pełni mobilne, bo takie też są usługi Microsoft. Można je uruchomić na każdym urządzeniu, w każdym designie. Uznaliśmy jednak, że bardziej przyjazna dla użytkowników będzie wersja stricte na smartfony. Nie zawiera ona funkcji administracyjnych, która nie jest jednak potrzebna każdemu użytkownikowi. W wersji mobilnej mogliśmy jednak stworzyć większe przyciski, co jest wygodniejsze, jeśli chodzi o klikanie kciukami niż wersja desktopowa dostosowana do klikania myszką.  

K.N: Mówiąc wprost, stawiamy na mobilność. Dlatego też tworzymy wersje naszych aplikacji dedykowane smartfonom. 

Niedawno wprowadziliście do aplikacji możliwość skanowania kodów QR. Czy ta funkcja sprawdziła się u Klientów?  

K.N: Tak, a u jednego z Klientów większość rezerwacji dokonywana jest właśnie za pomocą kodów QR. Oczywiście, to wszystko zależy od polityki organizacji. Jeśli firma wymaga tego, aby pracownicy na podstawie grafiku zaplanowali sobie cały miesiąc i mieli swoje biurko, rezerwacja będzie przebiegać z poziomu samej aplikacji. Jeśli w firmie funkcjonuje system hot desk, ktoś przychodzi do firmy i widzi wolne biurko, to za pomocą skanowania kodów QR, może od razu dostać odpowiedź, czy może dane stanowisko zająć, czy jest ono zarezerwowane przez kogoś innego, wolne, czy może zarezerwowane na dany przedział czasowy.  

Czy środowisko Microsoft Teams także wspiera mobilność? W jaki sposób integracja z Microsoft 365 ułatwia korzystanie z aplikacji? 

K.N: To, że aplikacja może być uruchomiona za pomocą Microsoft Teams jest naprawdę ogromnym plusem dla użytkowników, którzy przez te ostatnie lata pandemii nauczyli się pracować zdalnie i hybrydowo. Jest to dla nich jedno narzędzie, którego interfejs już znają i potrafią z niego korzystać. Jest to dla nich przyjazne i mają wszystko w jednym miejscu.  

Wciąż nie wszystkie firmy pracują jednak w środowisku Microsoft 365. Jak więc zachęcić organizacje do jego wdrożenia? 

K.N: Każdy pracodawca potrzebuje takich standardowych narzędzi jak Word, Excel czy poczta e-mail. Po wykupieniu jednej licencji Office 365 ma w tym pakiecie dosłownie kilkadziesiąt aplikacji i narzędzi Microsoft. Użytkownicy mają więc ogromne pole manewru. W Systeo wykorzystujemy właśnie niektóre z tych narzędzi, żeby jeszcze bardziej usprawnić procesy biznesowe. Tworzymy nasze aplikacje na bazie ich rozwiązań i integrujemy je m.in. z kalendarzem i MS Teams. Wszystko pozostaje więc w jednym środowisku i jest bezpieczne, bo to środowisko Klienta. Dane także pozostają w środowisku Klienta, a my niczego nie przechowujemy i nie wymagamy dodatkowych licencji jak inne firmy, u których trzeba wykupić jeszcze bazy danych. Dzięki temu użytkownicy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów.  

Wspomnieliście o nowej wersji aplikacji. Czego możemy się spodziewać? 

K.N: Przygotowujemy nową odsłonę Rezerwacji Biurek w wersji 5.0., która będzie jeszcze bardziej interaktywna. Użytkownicy będą mogli wyszukiwać pracownika w zakresie tygodnia i zobaczyć, jakie stanowisko będzie zajmował. Jeśli chcemy koło danego pracownika usiąść, możemy sprawdzić, czy miejsce obok jest wolne i je zarezerwować.  

J.L: Wiedząc koło kogo się siedzi albo koło kogo nie chce się siedzieć, można łatwo podjąć decyzję przy którym miejscu chcemy usiąść. Dawniej widzieliśmy mapę biura i stanowiska, a teraz będziemy również wiedzieć, kto przy danym biurku siedzi. Dzięki temu można podjąć decyzję jednym ruchem, a nie przechodząc przez kilka paneli, żeby kogoś znaleźć, wrócić do mapy i zarezerwować miejsce. Stawiamy na pełną interaktywność – wyszukiwanie pracowników i dodawanie ich zdjęć, wyszukiwanie biurek i rezerwację – wszystko na jednym planie. Będzie jeszcze wiele innych funkcji, ale tego jeszcze nie możemy zdradzić.