W ostatniej już części cyklu poświęconemu budowie portalu Intranet na bazie platformy Microsoft 365 udzielimy odpowiedzi na 3 ważne pytania.
- Czy dodanie mini aplikacji PowerApps do Intranetu opartego o SharePoint pozwala na stworzenie funkcjonalnej platformy?
- Czy wszystko czego potrzebujemy, aby zbudować funkcjonalny, atrakcyjny i wspierający procesy firmowe Intranet mamy już w ramach takiej konfiguracji?
- Czy budowa Intranetu, jego konfiguracja oraz dodanie tych mini aplikacji jest droga?
Zacznijmy od technologii. W ramach poprzednich wpisów opisaliśmy Intranet firmowy oparty o 3 filary narzędziowe. Szkielet Intranetu i prezentacja informacji firmowych w oparciu o usługę SharePoint Online na platformie Microsoft 365. Obsługa nieskomplikowanych procesów i wsparcie komunikacyjne w ramach odpowiedniej konfiguracji pozostałych narzędzi na platformie Microsoft 365 takich jak PowerAutomate, listy SharePoint czy Forms. W ramach uzupełnienia funkcjonalnego zostały zaproponowane mini aplikacje PowerApps zbudowane w celu obsłużenia konkretnej funkcji. Czy zatem mamy wszystko co jest potrzebne użytkownikowi Intranetu? Jak to w życiu bywa i tak i nie. Tak, bo mamy naprawdę już sporo obsłużonych i zautomatyzowanych obszarów, które usprawniają pracę. Nasi pracownicy mają sporą motywację, aby pojawiać się w Intranecie i korzystać tam z różnych narzędzi. Czego zatem brakuje w tej koncepcji?
Idealnym rozwiązaniem dla użytkownika byłoby jednak, aby Intranet był dla niego takim uniwersum firmowych narzędzi informatycznych, gdzie po wejściu do Intranetu może załatwić bardziej złożone sprawy jak wniosek urlopowy, ocenę roczną, może obsłużyć dokumenty w workflow, czy ustalić miesięczny harmonogram pracy, a jeszcze jakby można było rozliczyć delegacje - to by było ekstra. Oczywiście możemy w Intranecie dodać linki do tych wszystkich narzędzi, ale często bywa tak, że w naszej firmie każde z tych narzędzi zostało dostarczone przez innego dostawcę i wchodząc do takiego narzędzia muszę się ponownie autoryzować, a sama obsługa każdej aplikacji jest inna. My w Systeo proponujemy dla naszych Klientów koncepcję „i tak już pewnie masz trudną i wymagającą pracę to nie utrudniajmy jej jeszcze narzędziami firmowymi”. W ramach tworzenia takich udogodnień budujemy i wdrażamy rozwiązania Systeo/365 oparte o PowerApps, które obsługują najważniejsze procesy dla pracowników i które można dodać do Intranetu tworząc jedno spójne narzędzie dla użytkownika.
Przykładem może być moduł Elektroniczny Wniosek Urlopowy 365, który po kliknięciu z Intranetu nie wymaga dodatkowego logowania, a wszystkie informacje związane z procesem są trzymane w środowisku Klienta. Dodatkowo sama aplikacja komunikuje się z naszym kalendarzem Outlook i automatycznie może włączyć auto-responder. Co więcej, nasze moduły komunikują się między sobą. Pracownikowi, który idzie na urlop automatycznie cofają się wszystkie rezerwacje biurek, a w systemie Workflow pod jego sprawy podłącza się zastępca. Wszystkie sprawy pracownika, benefity, wnioski są dostępne w jednym miejscu, w oparciu o jedno logowanie do Microsoft 365 (Office365). Powiadomienia o tym co się dzieje mogą przyjść na maila lub w MS Teams bez szukania, sprawdzania i co ważne pamiętania. Czy brzmi to dobrze? Naszym zdaniem tak. Czy jest to kompletny Intranet. My uważamy i co ważne na bazie naszych doświadczeń jesteśmy pewni, że tak jest.
Czy zatem takie rozwiązanie jest drogie? Tutaj pojawia się miła niespodzianka. W przypadku samego Intranetu i pozostałych opisanych wcześniej narzędzi w ramach subskrypcji Microsoft 365 mamy już to co jest najważniejsze, czyli bezpieczne środowisko informatyczne. W związku z tym nie trzeba ponosić dodatkowych kosztów związanych zakupem kolejnych licencji od firmy Microsoft czy kosztów dodatkowych zasobów pod taki projekt.
Pozostają koszty:
- Usługa wdrożenia i uruchomienia Intranetu w wersji bazowej, na który składa się konfiguracja witryn, dopasowanie graficzne, opracowanie koncepcji, przeniesienie danych, nadanie dostępów, przeszkolenie redaktorów
- Usługa konfiguracji uproszczonych przepływów PowerAutomate, list SharePoint, Forms. Tutaj w zależności od skomplikowania procesu jego realizacja może się wahać od kilku do kilkudziesięciu godzin
- Mini aplikacje PowerApps, aplikacje te w cenniku wahają się od stopnia skomplikowania od kilkuset do kilku tysięcy złotych w opłacie jednorazowej
- Moduły obsługujące procesy firmowe jak np. Elektroniczne Wnioski Urlopowe 365 czy Elektroniczna Karta Obecności 365. Cały katalog jest dostępny na naszej stronie Systeo.pl, koszt poszczególnych modułów jest uzależniony od liczby użytkowników korzystających z aplikacji
Jak zatem zacząć?
- Po pierwsze należy sobie odpowiedzieć na pytanie - czy takie rozwiązanie przyniesie korzyść firmie? Nie wszystkie firmy są gotowe na rewolucje technologiczne. Jeśli jednak Zarząd nie jest przekonany do takiej innowacji to zazwyczaj taki projekt się nie udaje lub nie udaje się tak jak powinien. Jednak wiele firm korzysta z narzędzi IT, które usprawniają procesy, komunikację i dostęp do informacji dla swoich pracowników w taki lub inny sposób.
- Po drugie należy ustalić budżet na start. Czy on musi być duży? To zależy od wielkości firmy i od tego ile narzędzi chcemy wdrożyć. Mogą to być zarówno projekty za 20 tys. jak i za 120 tys.
- Po trzecie najlepiej zgłosić się do sprawdzonego Partnera, czyli np. firmy Systeo 😊
Więcej informacji na temat wdrożenia Intranetu firmowego w Twojej organizacji możesz uzyskać wypełniając formularz kontaktowy.