W dzisiejszym dynamicznym świecie, gdzie efektywność i organizacja są kluczowe dla sukcesu każdego przedsięwzięcia, zarządzanie projektami staje się nie tylko umiejętnością, ale i sztuką. W dobie cyfryzacji, odpowiednie narzędzia mogą znacząco ułatwić życie osobom, które są odpowiedzialne za koordynacje projektów, czyli Project Manager`om.
Można pokusić się o stwierdzenie, że marzeniem każdego z nich jest posiadanie wszystkich danych projektowych w jednym miejscu, włącznie z możliwością zarządzania zadaniami, śledzeniem stopnia ich wykonania, tworzeniem ofert i zleceń, dodawaniem klientów czy faktur. W jego ziszczeniu pomóc może rozwiązanie Projekty / 365, które – stworzone jako aplikacja Power Apps – świetnie działa w znanym ekosystemie aplikacji i usług Microsoft 365.
Project management – czy też zarządzanie projektem – to nic innego jak koordynacja procesów, pracowników i ich kwalifikacji, której celem jest spełnienie konkretnych wymagań oraz osiągniecie założonych celów, co można uznać za realizację projektu z sukcesem. Projekt może być mniej lub bardziej złożony, a na jego wykonanie składać może się wiele zadań. Te zaś muszą być niejednokrotnie wykonywane w sekwencji – jedno po drugim – lub wręcz przeciwnie. Można powiedzieć, że każdy projekt „rządzi się swoimi prawami”. O ile stosunkowo proste możemy prowadzić przy pomocy narzędzi dostępnych w ramach subskrypcji Microsoft 365, np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel lub usłudze Microsoft Planner, o tyle te bardziej skomplikowane, które zachodzą w firmach produkcyjnych i logistycznych, wymagają nieco bogatszej funkcjonalności. Tą zaś zapewni nam rozwiązanie Projekty / 365.
PROJEKTY / 365 – PROCESY POD KONTROLĄ
Aplikacja Projekty / 365 to narzędzie, którego celem jest usprawnienie przepływu danych oraz informacji w prowadzonych przedsięwzięciach – projektach. Pomaga w tym możliwość śledzenia i zarządzania zamówieniami oraz procesami, kontrola postępów działań na każdym etapie ich realizacji oraz efektywne zarządzanie zasobami. Najlepiej sprawdzi się w przypadku firm logistycznych, produkcyjnych oraz konsultingowych, których rdzeniem działalności jest właśnie zarządzanie projektami. Działa w oparciu o ekosystem Microsoft 365. Dzięki temu, możemy ją uruchomić:
- w ramach Microsoft Teams,
- w przeglądarce internetowej,
- na urządzeniu mobilnym (smartfon).
Dodatkowo, środowisko Microsoft zapewnia zgodność z wymogami RODO i elastyczność, gdybyśmy chcieli możemy dostosować aplikację do specyficznych wymagań firmy a ponadto system pozwala na łatwą integrację z innymi rozwiązaniami, np. SAP, IFS, Comarch czy Teta HR. Nie wspominając o tym, że nie musimy korzystać z innych danych logowania – wystarczą poświadczenia, których używamy do wspomnianej usługi subskrypcyjnej.
PROJEKTY / 365 – ELEMENTY ROZWIĄZANIA
Interfejs aplikacji docenią użytkownicy – jest on bowiem bardzo prosty i nie przeładowany ilością opcji. Punkt wyjścia stanowią zakładki, między którymi można się przełączać. Są to:
- Oferty – jest to miejsce, w którym użytkownik zarządza ofertami – począwszy od wprowadzenia tych, które spływają do firmy wieloma kanałami, kończąc na przygotowaniu własnych i ich wysłaniu. Wprowadzone oraz utworzone oferty możemy filtrować po ich właścicielu, nazwie klienta czy terminach. Oczywiście, istnieje możliwość ustawiania priorytetów na istotniejszych oraz podgląd historii zmian wraz z ewentualnymi komentarzami.
- Zlecenia – zakładka, z poziomu której możemy utworzyć zlecenie na podstawie zaakceptowanej wcześniej oferty przez klienta. Tworzenie nowego zlecenia odbywa się z poziomu konkretnej oferty, przekazując ją bezpośrednio do Koordynatora Projektu. Następnie, za pomocą ,,flagi’’, utworzone zostaje zadanie do danego zlecenia. Tak samo jak w przypadku Ofert, tak i w zleceniach istnieje możliwość filtrowania wyników, wyszukiwania czy definiowania zadania pod danego klienta.
- Zadania – to przestrzeń, do której przydzielani są użytkownicy z takich grup jak dział produkcji, analiz czy kontroli jakości. Widzą oni zadania, które wchodzą w skład wcześniej utworzonych zleceń. Oprócz podstawowych informacji, tj. opis, priorytet, termin wykonania, do każdego zadania może być dodany załącznik wraz z jego opisem.
- Klienci – to sekcja, która może być powiązana z naszym innym rozwiązaniem – CRM / 365. Pozwala ona na zarządzanie kontami klientów, a więc ich dodawanie, edytowanie czy dopisywanie osób kontaktowych. Integracja z CRM / 365 umożliwiłaby wymianę danych, a więc nowo wprowadzone konto klienta byłoby automatycznie tworzone w narzędziu do zarządzania relacjami z klientami.
- Faktury – to przestrzeń dla działu księgowego lub osoby odpowiedzialnej za faktury. Umożliwia ona wprowadzanie wystawionych faktur wraz z ich szczegółami do aplikacji oraz ich przypisanie do konkretnego zlecenia. Tak jak w większości wcześniej wymienionych sekcji, tak i w Fakturach mamy możliwość wyszukiwania faktur po konkretnych parametrach. Dodatkowo, faktury możemy monitorować na podstawie ich statusów: „Opłacona” i „Nie opłacona”.
- Ustawienia – to miejsce, w którym – zależnie od posiadanej roli – każdy widzi tylko niezbędne opcje. Niemniej, mając najwyższe uprawnienia, z tego poziomu możemy dodać nowego użytkownika do aplikacji, a następnie przydzielić mu konkretne uprawnienia.
Warto wspomnieć o tym, że Projekty / 365 wchodzą w skład platformy Systeo 365, w myśl której akcja w jednym rozwiązaniu wywołuje reakcję w innym („One-Click”). W związku z tym, warto rozważyć wdrożenie aplikacji do zarządzania projektami w połączeniu z innymi narzędziami, np. Elektronicznym Obiegiem Dokumentów / 365 (Workflow / 365).
KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z WDROŻENIA APLIKACJI PROJEKTY / 365
Niewątpliwą zaletą przemawiającą za wdrożeniem rozwiązania Projekty / 365 w firmie jest fakt, że działa w ramach Microsoft 365, rozszerzając jego funkcjonalność o kluczowe aspekty związane z zarządzaniem projektami. Dzięki temu, nie musimy nabywać licencji na osobny produkt – Projekty / 365 są w pełni zintegrowane z pocztą e-mail – Exchange Online – platformą intranetową SharePoint, wspomnianym Microsoft Teams oraz rozwiązaniami wchodzącymi w skład Systeo 365 (m.in. Rozliczanie Delegacji / 365, Elektroniczna Karta Obecności / 365, Ocena Okresowa Pracownika / 365). Do pozostałych korzyści należy zaliczyć:
- centralizację – jedno miejsce gromadzące niezbędne dane na temat prowadzonych projektów;
- lepszą kontrolę – stały monitoring stopnia realizacji projektów oraz statusów poszczególnych zadań umożliwia szybkie wykrywanie tzw. „wąskich gardeł” oraz reakcję w przypadku pojawiających się problemów;
- większą efektywność – możliwości wyszukiwania i filtrowania pozwalają na szybkie odnalezienie potrzebnych danych;
- transparentność – dostępna historia zadań oraz dołączanych dokumentów, co jest istotne w sytuacjach spornych;
- optymalizację kosztów – pozostajemy w środowisku Microsoft 365, nie musimy korzystać z rozwiązania firmy trzeciej;
- elastyczność – istnieje możliwość rozszerzenia funkcjonalności aplikacji o dodatkowe opcje w zależności od potrzeb organizacyjnych.
Sprawne zarządzanie projektami, niezależnie od tego w jakiej branży funkcjonuje nasza firma, leży w jej jak najgłębszym interesie. Wprowadzenie kilku technik, zmian w sposobie planowania oraz odpowiedniego narzędzia informatycznego pozwoli znacznie zwiększyć skuteczność prowadzonych działań. Dodatkowo, jeśli nasze cyfrowe miejsce pracy jest zorganizowane w ramach platformy Microsoft 365 to nie ma sensu inwestować w rozwiązania zewnętrzne. Zdecydowanie lepiej postawić na technologię, którą już mamy i ją rozszerzyć. I takim rozwiązaniem, który tą technologię Microsoft wykorzystuje, są Projekty / 365.
Zastanawiasz się, jakie korzyści może przynieść wdrożenie aplikacji Projekty / 365 w Twojej firmie?
Nie czekaj – skontaktuj się z nami, aby uzyskać darmową konsultację i dowiedzieć się więcej na temat aplikacji Projekty / 365.
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.