Wydawać by się mogło, że umawianie spotkań jest relatywnie prostym zadaniem. Nic bardziej mylnego! Szczególnie, gdy trzeba ich umówić całkiem sporo i zgrać wszystkie terminy. W praktyce więc wysyłamy mailowo kilka propozycji do X, Y, Z, po czym otrzymujemy odpowiedzi, że pierwszemu odbiorcy żaden termin nie pasuje (bez alternatywy z jego strony), drugi wskazuje godzinę, która nie odpowiada Tobie, a trzeci potrzebuje chwili, aby zweryfikować swoją dostępność. Chwili, która trwa „wiecznie”. Brzmi znajomo?
A gdyby tak dać możliwość wyboru konkretnego dnia i godziny odbiorcy? W formie kalendarza, na naszych zasadach. Jak to zrobić? Odpowiedzią jest usługa Microsoft Bookings, która jest natywnie zintegrowana z kalendarzem Outlook. W kolejnym artykule z serii „365 Tips” dowiesz się jak ją skonfigurować, a tym samym oszczędzić czas w zakresie umawiania spotkań.
Microsoft Bookings to usługa wchodzą w skład subskrypcji Microsoft 365. Praktycznie wszyscy ją mają, ale prawie nikt z niej nie korzysta. Wielce prawdopodobne nawet, że macie „na pokładzie” rozwiązanie firmy trzeciej, której używacie dokładnie do tego, do czego Bookings został stworzony. Po co zatem przepłacać? W skrócie – jest to aplikacja – strona rezerwacji terminów. Może zostać użyta, np. przez salon fryzjerski, aby klienci mogli zarezerwować termin wizyty, wybrać konkretnego pracownika salonu oraz usługę, która ma zostać wykonana. Do tego, salon może transparentnie podać ceny za oferowane przez siebie usługi. W takim scenariuszu tworzona jest jedna centralna strona rezerwacji, którą administruje dana osoba i nadaje uprawnienia poszczególnym jej członkom. Co ciekawe, w okolicach połowy 2022 roku Microsoft zdecydował się na wprowadzenie do Bookings funkcji o nazwie „Booking with Me”. Umożliwia ona każdej osobie w firmie stworzenie własnej strony rezerwacji terminów spotkań. Tym samym, zainteresowany ma możliwość rezerwacji jednego z dostępnych terminów z naszego kalendarza. Opcja ta dostępna jest z poziomu kalendarza aplikacji Outlook (kalendarz do jedna z zalet serwera Exchange Online). Jak skonfigurować taką stronę?
TWORZENIE WŁASNEJ STRONY REZERWACJI TERMINÓW
Chcąc stworzyć własną stronę rezerwacji terminów należy wejść do kalendarza Outlook z poziomu przeglądarki internetowej. W kolejnym kroku, kliknij w opcję „Przejdź do mojej strony rezerwacji”, która widoczna jest pod małym kalendarzem z lewej strony w aplikacji Outlook.
Spowoduje to uruchomienie nowej karty w przeglądarce – usługi Bookings. Interesuje nas sekcja „Osobista strona rezerwacji”. Jak widzisz, są tam już gotowe dwa szablony usług – spotkań, których możesz użyć. Kliknij w „Utwórz typ spotkania”.
W kolejnym kroku należy zdefiniować parametry naszego spotkania, a więc:
- Tytuł – jest to nazwa naszego spotkania, która będzie się wyświetlać w kalendarzu;
- Kategoria – można użyć, ale nie trzeba. Natomiast, kategoria to nic innego jak dodatkowe oznaczenie, które umożliwi Ci rozróżnienie tego spotkania od innych elementów w kalendarzu Outlook. O kategoriach pisaliśmy w naszym ostatnim wpisie z niniejszej serii;
- Opis – dodatkowy komentarz do tytuły, który zobaczy osoba rezerwująca termin spotkania z Tobą;
- Lokalizacja – domyślnie jest to spotkanie online w ramach Microsoft Teams – tak też pozostawimy tą opcję, ale warto wiedzieć, że narzędzia możesz użyć do rezerwacji terminów spotkań stacjonarnych;
- Czas – czyli długość trwania spotkania;
- Typ spotkania – do wyboru „Publiczne” (dostępne na stronie rezerwacji dla każdego, kto posiada do niej link) lub „Prywatne” (dostępne dla osób posiadających indywidualny link od Ciebie). Zostaw zaznaczoną domyślną opcję, czyli „publiczne”;
- Dodanie linku do podpisu mailowego – to jest kluczowa opcja. Dzięki temu, w Twojej stopce od razu będzie link do strony rezerwacji, z poziomu której odbiorca będzie widział dostępne terminy, które ustalisz.
Kolejna sekcja to „Zaplanuj dostosowywanie”. W niej określamy dni i godziny naszej pracy – czyli kiedy mogą być rezerwowane terminy. Klikając w „Zobacz zwykłe godziny spotkań” wyświetlą się te ustawione przez administratora w ramach Twojej firmy. Jeśli Ci nie odpowiadają to rozwiń listę i wybierz „Użyj niestandardowych godzin dostępności”. Pozwoli Ci to na zdefiniowanie dni i godzin, w których chcesz, aby odbiorcy mogli rezerwować terminy w Twoim kalendarzu. Co więcej, dostępne są również „Opcje Zaawansowane”. Po kliknięciu w przycisk możesz ustawić:
- bufor – czyli czas przed i po spotkaniu, który nie będzie mógł być zarezerwowany. Przykładowo, jeśli zezwolisz na 30-minutowe spotkanie o 10:00, a bufor przed i po ustawisz na 15 minut to realnie „zajętość” w Twoim kalendarzu będzie od 9:45 do 10:45;
- minimalny i maksymalny czas wyprzedzenia – czyli na ile wcześniej może zostać zarezerwowany termin spotkania z Tobą;
- przypomnienia – wiadomość e-mail przypominająca o zbliżającym się spotkaniu. Może ich być kilka, np. przypomnienie na 2 dni przed spotkaniem, na 1 dzień i na 1 godzinę przed;
- kontynuacja wiadomości – follow-up po spotkaniu celem, np. zebrania opinii o odbytym spotkaniu. Tak jak przypomnień – może ich być wiele;
Skonfiguruj usługę wedle własnych potrzeb. Przykładowa mogłaby wyglądać jak niżej:
Po wszystkim kliknij w „Zapisz” u góry strony. Spowoduje to, że wrócisz do strony z pozostałymi typami spotkań. Usuń je klikając w symbol wielokropka i „Usuń”.
Zanim zobaczysz, jak wygląda Twoja strona rezerwacji warto na chwilę zatrzymać się w tym miejscu. Klikając w symbol wielokropka i wybierając „Edytuj obraz transparentu” możesz ustawić zdjęcie w tle swojej strony rezerwacji. Aby je zatwierdzić wystarczy, że klikniesz „Potwierdź”.
Kolejne możliwości dostępne są po kliknięciu w „Udostępnij”. „Kopiuj link” pozwala na skopiowanie linku i jego wysłanie innej osobie, aby mogła zarezerwować termin. Natomiast, kliknij najpierw w „Ustawienia podpisu e-mail”.
Dzięki temu, uzyskasz dostęp do ustawień podpisu w Outlook. W tym miejscu możesz dowolnie edytować lub stworzyć nowy podpis, do którego zostanie dołączona ikonka z linkiem „Zarezerwuj czas na spotkanie ze mną” pozwalająca skorzystać z utworzonej przez Ciebie strony rezerwacji. Po wszystkim kliknij w przycisk „Zapisz”.
Teraz kliknij w symbol kopiowania przy „Osobista strona rezerwacji”, a następnie wklej go w osobną kartę przeglądarki, aby zobaczyć, jak wygląda Twoja strona rejestracji.
Jak widzisz, jest ona przejrzysta, nieskomplikowana, a dostępne terminy do wyboru bazują na terminach, które masz danego dnia w swoim kalendarzu. Jeśli nie ma ich zbyt wiele to odbiorca, przy takiej przykładowej konfiguracji strony rejestracji, otrzymuje dość duży wybór. Chcąc zawęzić wybór do konkretnych godzin każdego dnia należy zmienić godziny pracy, o których pisaliśmy wyżej i wprowadzić przedział, np. od 10:00 do 13:00.
Dodatkowo, w Outlook`u jest również dostępny skonfigurowany podpis (gdyby nie działał to odśwież okno przeglądarki). Zgodnie z ustawieniami – dodaje się dla nowych wiadomości, jak i odpowiedzi. Co więcej, można go w dowolnej chwili edytować.
Z punktu widzenia klienta – osoby rezerwującej termin – po wybraniu terminu podaje ona swoje dane kontaktowe i klika w „Zarezerwuj”.
Następnie, otrzymuje potwierdzenie mailowe oraz w Bookings, z poziomu którego może zmienić termin rezerwacji, anulować ją czy dokonać nowej.
A osoba, do której należy strona rezerwacji, otrzymuje wiadomość e-mail jak niżej.
Booking with Me – zacznij korzystać z funkcji rezerwacji już dziś!
Powyżej przedstawione ustawienia są tylko poglądowe, przykładowe. Jak sam widzisz, stronę rezerwacji możesz wzbogacić o wiadomości przypominające o zbliżającym się terminie czy też o wiadomość po spotkaniu celem zebrania, np. opinii o jego jakości. Najlepiej poświęcić trochę czasu i przetestować różne ustawienia, w tym z buforami przed i po czy interwałem długości spotkań. Niemniej, jak sam widzisz, Microsoft Bookings to świetne narzędzie, które jest w stanie znacznie wyręczyć Cię w szukaniu i dobieraniu właściwego terminu spotkania z klientem.
Jeżeli chcesz być na bieżąco z kolejnymi tip`ami z serii „365Tips” to czujnie śledź naszego bloga. W przypadku problemów z daną funkcją – coś nie działa, nie ma jej u Ciebie – po prostu napisz do nas na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., pomożemy!