Szybkie części, szablony wiadomości, „book with me”, opóźnienie wysyłania, odwołanie maila, kategoryzowanie wiadomości – to funkcje, które do tej pory poznaliśmy w ramach serii „365Tips”. Wszystkie dotyczą aplikacji Outlook, a ich celem jest zwiększenie komfortu pracy oraz jej przyspieszenie. W przypadku Szybkich części pisanie maili jesteśmy w stanie skrócić do niezbędnego minimum. Niemniej, Outlook skrywa jeszcze jedną funkcję zaczynającą się od słowa „szybkie”. Mowa o Szybkich krokach.
Szybkie kroki działają podobnie jak reguły, ale stosuje się je ręcznie dla poszczególnych wiadomości. Za ich pomocą można jednym kliknięciem wykonać wiele akcji dotyczących maili, które znajdują się w naszej skrzynce odbiorczej. O ile Szybkie części dotyczyły szybkiego pisania wiadomości – w ich ramach możemy zapisać gotowe fragmenty (części) treści i je wywołać w trakcie sporządzania maila – o tyle Szybkie kroki pomagają w organizacji zawartości naszego Outlook`a. Ktoś może powiedzieć „od tego są reguły”. Prawda, ale od danej reguły zawsze są wyjątki lub po prostu chcemy sami decydować o tym, np. czy dana wiadomość ma zostać jednocześnie skategoryzowana, oflagowana i przypięta na górze listy wiadomości. Wracając jednak to Szybkich kroków – jeśli na co dzień korzystamy z rozwiązania Microsoft 365, a nasza poczta oparta jest o serwery Exchange Online to mamy wszystko, co potrzebne, aby z niej korzystać w codziennej pracy. Powiem więcej – niby proste, ale warto.
JAK STWORZYĆ SZYBKI KROK W OUTLOOK?
a. „Stara” wersja aplikacji Outlook (classic)
W przypadku „klasycznej” wersję aplikacji Outlook opcja „Szybkie kroki” powinna być widoczna na wstążce, w dedykowanej sekcji o tej samej nazwie, z symbolem błyskawicy. Po jej kliknięciu widzimy już utworzone Szybkie kroki, ale mamy również możliwość utworzenia nowego – po najechaniu na tą opcję wyświetlą się propozycje gotowych Szybkich kroków, które możemy włączyć lub edytować. Gdy żaden nam nie odpowiada należy wybrać opcję „Niestandardowy”, aby stworzyć go od zera lub „Zarządzaj szybkimi krokami”.
Spowoduje to wyświetlenie okna z posiadanymi Szybkimi krokami oraz opcją „Nowy” pozwalającą na utworzenie nowego Szybkiego kroku. Kliknij w nią, a następnie „Niestandardowy”.
W kolejnym kroku należy nadać nazwę Szybkiemu krokowi oraz określić akcje, które mają się wykonać, gdy zostanie on kliknięty. Przyjmijmy, że nasz Szybki krok ma:
- Przenieść zaznaczonego maila do folderu „Ważne” w naszej skrzynce odbiorczej,
- Oflagować go.
W związku z tym, nazwij go „Ważne – na dziś” i dodaj akcję „Przenieś do folderu”. Nie mamy jednak utworzonego folderu „Ważne” – dlatego, wskazując folder do przenoszenia wiadomości, kliknij w opcję „Inny folder”.
Pozwoli to na utworzenie dedykowanego folderu pod przenoszone maile. W oknie, które się pojawi, mając zaznaczoną „Skrzynkę odbiorczą”, kliknij w przycisk „Nowy…”. Spowoduje to otwarcie bardzo podobnego, ale kolejnego okna, z poziomu którego możesz utworzyć nowy folder. Wprowadź jego nazwę jako „Ważne” i kliknij „Ok”.
Jak widzisz, folder „Ważne” utworzył się pod Skrzynką odbiorczą. Kliknij „Ok”, aby kontynuować tworzenie Szybkiego kroku.
Kolejny krok to utworzenie drugiego etapu naszego Szybkiego kroku. W tym celu, kliknij w „Wybierz akcję”, a następnie „Oflaguj wiadomość”.
Po czym wybierz flagę jako do wykonania „Dzisiaj”.
To tyle – nasz Szybki krok został stworzony. Opcjonalnie – dla bardziej wprawionych użytkowników istnieje możliwość zdefiniowania skrótu klawiaturowego, który wywoła nam zdefiniowany Szybki krok, jeśli nie chcemy go wybierać myszką z listy. Kliknij „Zakończ”, aby go zapisać.
Teraz należy przetestować działanie utworzonego Szybkiego kroku w Outlook. W tym celu, zaznacz dowolną wiadomość w skrzynce odbiorczej, kliknij w „Szybkie kroki” na wstążce, a następnie w „Ważne – na dziś”.
Jak widzisz – wiadomość została przeniesiona do folderu „Ważne” oraz oflagowana.
b. „Nowy” Outlook oraz wersja przeglądarkowa
W przypadku „nowego” Outlook`a oraz wersji przeglądarkowej tworzenie Szybkiego kroku wygląda bardzo podobnie. Szybkie kroki powinny być widoczne na wstążce – jeśli jednak ich tam brakuje to dostaniemy się do nich w Ustawieniach (zębatka w prawym górnym rogu), sekcja „Poczta” i „Szybkie kroki”. Chcąc utworzyć nowy Szybki krok kliknij w opcję „Dodaj szybki krok”.
Wiedząc, jak tworzyć Szybki krok w „klasycznym” Outlook’u, w nowej wersji odnajdziesz analogie. Jest to bardzo intuicyjne – wystarczy, że wprowadzisz nazwę i akcje. Gdy nie masz folderu – możesz go utworzyć. Po wszystkim kliknij w „Zapisz”, aby go zapisać.
Trafi on na listę, z poziomu której możemy go w dowolnej chwili edytować lub usunąć, a sposób użycia jest taki sam, jak w przypadku „klasycznej” wersji aplikacji Outlook.
Szybkie kroki w aplikacji Outlook – warto z nich korzystać!
Ekosystem Microsoft 365 skrywa wiele przydatnych funkcji. Ba, sam Outlook jest wyposażony w wiele opcji automatyzujących pracę, które przekładają się na szybkość działania użytkowników w zakresie codziennych obowiązków. Szybkie kroki są jedną z nich. Łącząc je z regułami, szybkimi częściami i szablonami wiadomości e-mail osoba, której głównym narzędziem pracy jest Outlook, jest w stanie odczuć realne oszczędności w czasie. Nie ma zatem na co czekać – warto ją wdrożyć już dziś!
Jeżeli chcesz być na bieżąco z kolejnymi tip`ami z serii „365Tips” to czujnie śledź naszego bloga. W przypadku problemów z daną funkcją – coś nie działa, nie ma jej u Ciebie – po prostu napisz do nas na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., pomożemy!