Pandemia całkowicie zmieniła sposób pracy. To, co kiedyś stanowiło „pobożne życzenie” pracowników stało się standardem. Mowa o pracy zdalnej – oczywiście w przypadku tych zawodów, w których jej wprowadzenie było możliwe. Był to również czas ogromnego „boom`u” na wszelkiego rodzaju rozwiązania informatyczne ułatwiające komunikację i organizację pracy firm
Z kolei właściciele zdali sobie sprawę, że fizyczna obecność w biurze wcale nie jest niezbędna do tego, aby generować zyski. Ba, praca zdalna pozwala wygenerować spore oszczędności. Ma też swoje wady – w końcu człowiek z natury lubi przebywać z innymi ludźmi. W związku z tym, kompromisem okazuje się model pracy hybrydowej. Aby funkcjonował on właściwie należy rozważyć wdrożenie m.in. rozwiązania do rezerwacji zasobów firmowych. O jakich zasobach mowa oraz jak miałoby to wszystko wyglądać w praktyce?
Czas pandemii okazał się czynnikiem ogromnego wzrostu liczby użytkowników Microsoft Teams, czyli platformy do współpracy zespołowej od Microsoft. Nie ma co ukrywać – czat, spotkania, rozmowy głosowe, wymiana plików, przypisywanie zadań to funkcje, które są kluczowe w przypadku pracy zdalnej i hybrydowej. Wszystkie odnajdziemy w Teams. Dodatkowo, integruje się on z pozostałymi usługami chmurowymi Microsoft 365, a więc pocztą e-mail (Exchange Online) czy „magazynami” chmurowymi w postaci OneDrive`a i SharePoint`a (intranet). Niemniej – nie ma rozwiązania idealnego. Z czasem firmy zaczęły się rozglądać za aplikacjami, które pozwoliłyby obsłużyć proces rezerwacji biurek, salek konferencyjnych czy pojazdów służbowych. Tą „lukę” w ekosystemie Microsoft 365 wypełnia nasza aplikacja – Rezerwacja Zasobów Firmowych / 365.
REZERWACJA ZASOBÓW FIRMOWYCH / 365 – PRACA HYBRYDOWA POD KONTROLĄ
Aplikacja Rezerwacja Zasobów Firmowych / 365 powstała, aby wspierać pracę hybrydową w każdym jej aspekcie. Rozwiązanie oparte jest o platformę Microsoft 365 – dane przechowywane są w usłudze SharePoint Online, z narzędzia można korzystać z poziomu Microsoft Teams, telefonu, przeglądarki, a bezpieczeństwo zapewniają poświadczenia i mechanizmy dostępne w ramach Entra ID. Tym samym, środowisko jest zgodne z wymogami RODO. Składa się z pięciu modułów: rezerwacja biurek (hot desk), salek konferencyjnych, miejsc parkingowych, pojazdów służbowych oraz innego wyposażenia firmy. W standardzie, aplikacja jest dwujęzyczna (PL/ EN), aczkolwiek można do niej dodać obsługę kolejnych języków. Jej wdrożenie porządkuje cały proces rezerwacji zasobów firmowych, co znacznie przekłada się na oszczędność czasu pracowników i kosztów firmy dzięki zmniejszeniu liczby utrzymywanych zasobów firmowych, takich jak powierzchnia biurowa, miejsca parkingowe czy pozostałe zasoby.
SYSTEM REZERWACJI ZASOBÓW FIRMOWYCH – DOSTĘPNE MODUŁY
Rezerwacja Zasobów Firmowych / 365 składa się z kilku modułów. Część z nich to moduły główne, które mogą być wdrożone samodzielnie (rezerwacja biurek, salek, miejsc parkingowych), pozostałe zaś to dodatkowe (rezerwacja pojazdów, pozostałych zasobów firmowych), które mogą zostać dodane „na życzenie”, nie występują samodzielnie.
1. Rezerwacja biurek - hot desk
Jednym z głównych modułów jest rezerwacja biurek. Umożliwia on rezerwację miejsca w biurze zarówno z poziomu listy, jak i interaktywnej mapy biura. Dzięki temu, jesteśmy w stanie sprawdzić dostępność danego biurka oraz wyszukać osoby, obok których chcielibyśmy usiąść. Dodatkowo, rezerwacja może zostać wykonana na godziny, dni, z opcją uwzględniającą weekendy/ dni wolne lub ich brak, w sposób cykliczny czy też na kilka dni do przodu. Co ważne – istnieje możliwość przypisywania biurek do grup, co pozwala na skuteczne budowanie stref w biurze zgodnie ze strukturą firmy.
Aplikacja jest przyjazna dla użytkowników, gdyż umożliwia im kompleksową obsługę rezerwacji z poziomu smartfona. Gdyby tego było mało, administrator ma możliwość wygenerowania kodów QR, które może umieścić na każdym biurku. Dzięki temu, osoba skanująca od razu może sprawdzić status biurka: czy jest wolne/ zajęte, a jeśli tak to przez kogo, może potwierdzić rezerwacje lub ją anulować, a kończąc wcześniej – zwolnić je przed założonym czasem w rezerwacji.
2. Rezerwacja salek konferencyjnych
Salki konferencyjne – podobnie jak biurka – można rezerwować z poziomu listy lub mapy. Podczas wyboru użytkownik widzi, które sale są wolne/ zajęte, jaka jest wielkość danej salki, jakie wyposażenie zawiera (np. projektor) oraz jak wygląda na zdjęciach. Na etapie rezerwacji tworzone jest zaproszenie, które jest wysyłane do wskazanych osób. Dodatkowo, w ramach aplikacji użytkownik może np. zamówić catering lub zgłosić prośbę o przygotowanie kawy. Moduł może być zintegrowany z usługą Exchange Online jak również nadaje się świetnie do wyświetlania informacji na tabletach umieszczonych przed wejściem do salek. Taka konfiguracja pozwala na wyświetlenie agendy spotkania i jego czasu na wspomnianym urządzeniu, dzięki czemu inni współpracownicy mają informacje, co się dzieje oraz kiedy salka będzie dostępna.
3. Rezerwacja miejsc parkingowych
Kolejny moduł aplikacji Rezerwacja Zasobów Firmowych / 365 daje możliwość rezerwacji miejsc parkingowych. Działa on w analogiczny sposób jak w przypadku rezerwacji biurek – miejsce można wybrać z listy lub mapy, mogą być przypisane do grup, posiadać określone parametry, być rezerwowane na godziny lub konkretne dni, a właściciele mogą je zwalniać dzięki czemu trafiają do puli wolnych miejsc dla pozostałych pracowników.
4. Rezerwacja pojazdów służbowych
Modułem dodatkowym, który może zostać wdrożony „na życzenie”, jest rezerwacja pojazdów firmowych. Podobnie jak we wcześniej wymienionych modułach – mogą one być rezerwowane na godziny, dni oraz posiadać przypisane parametry. Podczas wypożyczania pracownik powinien podać powód, dla którego potrzebny jest mu samochód. Warto skorzystać z modułu pod kątem jego integracji z innym rozwiązaniem – Rozliczaniem Delegacji / 365 – co jest wpisane w ideę „One-Click”: akcja w jednym module wywołuje reakcję w innym narzędziu.
5. Rezerwacja pozostałych zasobów firmowych
Kolejną, opcjonalną częścią aplikacji Rezerwacja Zasobów Firmowych / 365 jest rezerwacja innych zasobów firmowych. Mowa tutaj o rzutnikach, telewizorach biurowych, sprzęcie IT, roll-up`ach i innych materiałach marketingowych oraz wyposażeniu biurowym. Poszczególne elementy wyposażenia mogą zostać sparametryzowane i przypisane do właścicieli. Dodatkowo, do każdego zasobu można wprowadzić ilość początkową co pozwala na kontrolę aktualnego stanu konkretnej rzeczy.
KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z WDROŻENIA SYSTEMU REZERWACJI ZASOBÓW FIRMOWYCH / 365
Ktoś może powiedzieć „przecież wystarczy udostępniony arkusz Excel, w którym każdy wpisze, kiedy będzie w biurze, a kiedy zdalnie”. Rzeczywistość brutalnie to zweryfikowała, bowiem okazało się, że pracownicy przyjeżdżający do biura mają dużo większe wymagania, np. chcą mieć konkretne biurko, siedzieć koło X, zarezerwować tylko na kilka godzin, odwołać rezerwację wcześniej, zarezerwować kilka biurek dla grupy, wyznaczyć strefy, zintegrować rezerwacje z kalendarzem. Wdrożenie aplikacji do rezerwacji zasobów firmowych jest w stanie rozwiązać te problemy oraz przynieść szereg korzyści, do których zaliczyć możemy:
- efektywne planowanie pobytu w biurze i spotkań;
- usprawnienie i automatyzacja rezerwacji wszystkich zasobów posiadanych przez firmę;
- ewidencja zasobów;
- cyfryzacja procesu – możemy zapomnieć o papierowych rezerwacjach czy kilku akruszach Excel;
- optymalizacja kosztów – odpowiednio wdrożony system jest w stanie wykazać, ile faktycznie biurek, salek czy miejsc parkingowych jest nam potrzebnych. Być może z niektórych można zrezygnować, a tym samym wygenerować oszczędności;
- komfort pracowników;
- integracja – z Microsoft 365, a więc pocztą e-mail, magazynem w chmurze (SharePoint), platformą Teams oraz innymi narzędziami wchodzącymi w skład platformy Systeo / 365 (One-Click: akcja w jednej aplikacji wywołuje reakcję w innej), np. Rozliczanie Delegacji / 365. Tym samym, działamy w jednym ekosystemie, co w wielu sytuacjach nie będzie wymagało inwestycji w inne, zewnętrzne narzędzia;
- rozbudowa – istnieje możliwość rozszerzenia funkcjonalności aplikacji o dodatkowe opcje w zależności od potrzeb organizacyjnych.
Praca hybrydowa jest kompromisem między pracą zdalną a stacjonarną. Niektórzy najlepiej czują się w biurze, podczas gdy inni preferują domowe zacisze, w którym to osiągają największą efektywność. Dodatkowo, taki model pracy umożliwia właścicielom firm na wygenerowanie oszczędności w zakresie, np. wynajmowanej powierzchni biurowej (może niekoniecznie potrzebne jest nam aż tak duże biuro?). Warto zatem rozważyć wprowadzenie narzędzi, które będą pomagać organizacji w pracy hybrydowej. W aplikacji Rezerwacja Zasobów Firmowych / 365 dostępne są raporty dotyczące wykorzystania miejsc pracy, salek, miejsc parkingowych czy innych zasobów. Dzięki temu, management jest w stanie sprawdzić procent wykorzystania, np. biurek na dany dzień, określić najczęściej rezerwowane biurka w danym miesiącu, sprawdzić i porównać wykorzystanie procentowe biurek na każdym z pięter w firmie czy wyświetlić na wykresie liczbę rezerwacji na dany dzień. Raporty są dostępne dla każdego z rodzajów zasobów. Tego typu informacje pozwalają określić czy system pracy hybrydowej jest wydajny, a dostępne zasoby wystarczające dla pracowników lub, być może, aż tylu nie potrzebujemy, a więc możemy wygenerować oszczędności.
Zastanawiasz się, jakie korzyści może przynieść wdrożenie poszczególnych modułów dotyczących rezerwacji zasobów firmowych w Twojej firmie?
Nie czekaj – skontaktuj się z nami, aby uzyskać darmową konsultację i dowiedzieć się więcej na temat aplikacji Rezerwacja Zasobów Firmowych / 365.
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. | +48 535 862 616 | +48 694 197 243