Nowy rok, a więc i kolejne nowe porady i wskazówki w ramach „365Tips”! Kontynuujemy zapoczątkowaną w ubiegłym roku serię skupiając się wciąż na funkcjach oferowanych przez aplikację Outlook – jest ich całkiem sporo. Po Szybkich Krokach, o których pisaliśmy w ubiegłym miesiącu, pora na możliwość odpowiadania na korespondencję mailową spotkaniem. Niby nic wielkiego, a jednak rzadko wykorzystywane. A może pomóc zaoszczędzić kilka minut pracy.
Wielu z nas rozpoczęło nowy rok dość leniwie. „Sprzyjający” układ świąt na przełomie 2024 i 2025 sprawił, że dla niektórych ostatnim dniem pracy w ubiegłym roku był 20 grudnia, a pierwszym w nowym – dopiero 7 stycznia. Stąd też, na dobry początek nowego roku zdecydowaliśmy się przygotować coś lekkiego w ramach prowadzonej serii „365Tips”. Coś, co jest niby oczywistą funkcją, aczkolwiek bardzo mało osób z niej korzysta. Mowa o możliwości odpowiadania na korespondencję mailową spotkaniem. Do czego może się to przydać? Przypomnij sobie, kiedy ostatni raz wymieniałeś się mailami z drugą osobą. Mail od Ciebie, odpowiedź, potem Twoja odpowiedź na odpowiedź i tak dalej. W sumie napisałeś 10 maili, po czym ostatecznie i tak musiałeś zadzwonić i wyjaśnić/ doprecyzować omawiany temat. Pewnie nieraz łapiesz się za głowę, gdy uświadamiasz sobie, ile czasu właśnie zmarnowałeś. A wystarczyło zadzwonić lub spotkać się. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi wspomniana funkcja. Dajmy na to – piszesz wiadomość. Druga osoba odpisuje. Potem znowu Ty, twój odbiorca. Widzisz, że mailowo – kolokwialnie mówiąc – „nie dociera”. Wówczas „ucinasz łańcuszek” poprzez odpowiedź spotkaniem. Jak z niej skorzystać?
JAK ODPOWIEDZIEĆ NA WIADOMOŚĆ E-MAIL SPOTKANIEM?
a. „Stara” wersja aplikacji Outlook (classic)
W przypadku „klasycznej” wersję aplikacji Outlook opcja „Odpowiedź ze spotkaniem” znajduje się na wstążce w sekcji „Odpowiadanie”. Niemniej, można również z niej skorzystać po kliknięciu w symbol wielokropka przy danej wiadomości i wybrać opcję „Spotkanie”.
Spowoduje to wyświetlenie okna tworzenia zaproszenia na spotkanie z wstępnie wypełnionymi polami:
- „Tytuł” to temat prowadzonej korespondencji,
- „Wymagane” – Twój odbiorca, osoba, z którą piszesz,
- w treści zaproszenia zawarta jest cała korespondencja, którą do tej pory prowadziłeś z odbiorcą.
Tak naprawdę pozostaje dobranie odpowiedniego terminu spotkania, wskazanie czy jest to spotkanie face to face czy może online i kliknięcie w przycisk „Wyślij”.
Prawda, że proste?
b. „Nowy” Outlook oraz wersja przeglądarkowa
W przypadku nowej wersji aplikacji Outlook`a lub wersji przeglądarkowej wygląda to praktycznie tak samo – opcja „Spotkanie” dostępna jest na wstążce lub po kliknięciu w symbol wielokropka przy danej wiadomości, następnie „Inne czynności związane z odpowiadaniem” i „Odpowiedz wszystkim za pomocą spotkania”.
Po wybraniu tej opcji, tak jak w przypadku klasycznego Outlook`a, pojawi się nam okno tworzenia zaproszenia na spotkanie z uzupełnionym tytułem, odbiorcami, a w jego treści zostanie dodana prowadzona korespondencja mailowa.
A co w przypadku, gdybyś posiadał licencję na Microsoft 365 Copilot?
c. Wariant z użyciem Copilot`a
Microsoft 365 Copilot to wirtualny asystent AI, który ma pomagać w wykonywaniu codziennych, powtarzalnych zadań. W przypadku, gdy go posiadamy, w Outlook`u pojawiają się dodatkowe funkcje – w tym jedna, która jest stricte poświęcona odpowiadaniu poprzez spotkanie. Po kliknięciu w symbol wielokropka przy danej wiadomości, a następnie „Inne opcje związane z odpowiedziami” pojawi się nowa opcja – „Schedule with Copilot” (Zaplanuj z Copilot`em).
Po jej wybraniu również pojawi się okno tworzenia zaproszenia, ale z kilkoma różnicami:
- prowadzoną korespondencję Copilot dodał do zaproszenia jako załącznik,
- zamiast korespondencji, w treści zaproszenia wygenerował propozycję agendy na spotkanie na podstawie wiadomości, którymi wymieniałeś się z odbiorcą,
- dodatkowo, na podstawie korespondencji mailowej, w treści zaproszenia przygotował podsumowanie dotychczasowych ustaleń i założeń,
- oraz zaproponował datę – dzień i godzinę – w oparciu o dostępność Twojego kalendarza. Gdyby odbiorcą była osoba z Twojej firmy to wówczas bazowałby również na jej kalendarzu, aby termin był dopasowany do każdego.
Odpowiedz spotkaniem – funkcja, z której warto korzystać!
Opcja „odpowiedz spotkaniem” nie jest niczym odkrywczym. Kiedy jednak zastanowisz się nad tym, ile czasu mogłeś zaoszczędzić, gdybyś w połowie wymiany mailowej zaproponował spotkanie to pytanie czy warto z niej korzystać można byłoby określić retorycznym. Co więcej, jeśli w ramach wykupionych usług chmurowych Microsoft posiadasz licencję na Microsoft 365 Copilot to odpowiadanie na wiadomości za pomocą spotkania niesie za sobą dodatkowe korzyści w postaci gotowej agendy i podsumowania prowadzonej korespondencji. Nie wspominając o innych funkcjach asystenta AI dostępnych w ramach Outlook`a.
Jeżeli chcesz być na bieżąco z kolejnymi tip`ami z serii „365Tips” to czujnie śledź naszego bloga. W przypadku problemów z daną funkcją – coś nie działa, nie ma jej u Ciebie – po prostu napisz do nas na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., pomożemy!