Wygodne środowisko pracy jest kluczowe, aby pracownik wykonywał swoje obowiązki sprawnie i efektywnie. Niezależnie od tego, czy mówimy o fizycznym miejscu, czy o jego cyfrowym odpowiedniku, odpowiednie narzędzia i zasoby są niezbędne do osiągnięcia najlepszych rezultatów.
O ile nie mamy wpływu na wyposażenie waszego biura, o tyle jesteśmy w stanie zaproponować rozwiązanie informatyczne skrojone do potrzeb współczesnych organizacji chcących usprawniać procesy wewnętrzne i do wszechobecnej pracy hybrydowej. Mowa o Systeo / 365, czyli ekosystemie bazującym na środowisku Microsoft 365.
Praca zdalna stała się obecnie codziennością. Oczywiście mowa tu o zawodach i działaniach, które mogą być realizowane z domu. Niemniej taki sposób wykonywania obowiązków służbowych ma tyle samo zwolenników, co przeciwników. Mimo, że niejednokrotnie pozwala pracownikowi na elastyczne podejście do swojej pracy, zwiększa zadowolenie, oszczędza czas na dojazdy, a firmy optymalizują koszty związane z wynajęciem powierzchni biurowych to jednak nie wszystkie organizacje są na nią gotowe. Wynika to z różnych wyzwań, do których zaliczyć można kwestie efektywnego zarządzania zespołami pracowników pracujących na odległość, a co za tym idzie utrzymania kultury organizacyjnej czy też szeroko pojętego IT – bezpieczeństwo, dostęp do danych firmowych, przyjazne środowisko pracy. W związku z tym, jednym z najbardziej preferowanych modeli jest praca hybrydowa, która umożliwia interakcje „face to face” z innymi współpracownikami podczas obecności w firmie, jak i korzystanie z „uroków” pracy całkowicie zdalnej w ustalone dni tygodnia. Aplikacje, które znajdują się w naszym portfolio, zdecydowanie ułatwiają wykonywanie codziennych obowiązków - czy to w zakresie rozliczania wyjazdów służbowych, wniosków urlopowych, czy też wykonywania audytów wewnętrznych. Niezależnie od tego, obecny biznes jest tak skonstruowany, że potrzebne jest jedno, przyjazne, cyfrowe środowisko pracy umożliwiające komunikację, wymianę danych i wykonywanie powierzonych zadań. Co z tego, że posiadamy kilkanaście różnych narzędzi, które jednak nie stanowią “zgranego kolektywu”? Brak wymiany danych, konieczność przełączania się między poszczególnymi rozwiązaniami, a co za tym idzie cyberzagrożenia wynikające z trudności zarządzania wszystkimi jednocześnie to tylko kilka negatywnych efektów takiego stanu rzeczy. W związku z tym, zdecydowaliśmy się na zmianę podejścia w zakresie tworzonych rozwiązań - obecnie są one sygnowane jako elementy większej całości, czyli ekosystemu Systeo / 365.
Koncepcja Systeo / 365
Systeo / 365 to centralne środowisko ułatwiające pracę, którego użytkowanie realnie przekłada się na korzyści biznesowe. Ekosystem oparty jest o technologię Microsoft 365, co powoduje, że dane firmowe są bezpieczne i dostępne w jednym miejscu, bez konieczności przelogowania się między różnymi aplikacjami. “Centrum dowodzenia” może znajdować się bezpośrednio w Microsoft Teams, z którego poziomu (w zależności od posiadanego planu licencyjnego) mamy również dostęp do narzędzi spod szyldu giganta z Redmond. Systeo / 365 tworzą łatwe w obsłudze i intuicyjne aplikacje, na które sam się zdecydujesz – zarówno te, które już są dostępne w naszym portfolio, jak i dedykowane, „szyte na miarę”, pod konkretne wymagania. Oczywiście, każda może zostać zmodyfikowana pod specyficzne wymagania lub proces obowiązujący w Twojej firmie. Co ważne - rozwiązania są ze sobą zintegrowane. Przykładowo, po zaakceptowaniu wniosku urlopowego przez przełożonego w Elektronicznych Wnioskach Urlopowych / 365 informacja o tym fakcie zostanie odnotowana w Elektronicznej Karcie Obecności 365. Dodatkowo, do procesu wniosku urlopowego i odnotowywania obecności w pracy może zostać podpięta analityka w postaci dedykowanych raportów Power BI.
Moduły dostępne w ramach portfolio Systeo / 365
Moje Aplikacje:
- Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365 – system urlopowy pozwalający na składanie wniosków, weryfikację liczby pozostałych dni do wykorzystania bazując na typie urlopu, integrujący się z kalendarzem Outlook oraz zgodny z nowelizacją Kodeksu Pracy
- Elektroniczna Karta Obecności / 365 – narzędzie umożliwiające tworzenie harmonogramów miesięcznych z akceptacją rodzaju pracy przez przełożonego, pozwalające na czytelną ewidencję obecności pracowników w firmie lub w trybie zdalnym (Home Office)
- Ocena Okresowa Pracownika / 365 – kompleksowy system oceny kompetencji pracowników, umożliwiający przeprowadzenie rocznej lub okresowej oceny pracowniczej oraz ocenę w modelu 360 lub 180 stopni
 |
 |
|
 |
||
Firmowe Aplikacje:
- Rezerwacja Zasobów Firmowych / 365 – gotowy system rezerwacji online zasobów firmy, który pozwala na zarezerwowanie biurek, miejsc parkingowych, sal konferencyjnych, samochodów służbowych oraz sprzętu, np. narzędzi czy innego wyposażenia firmy
- Rozliczanie Delegacji / 365 – ewidencja i automatyczne rozliczanie delegacji niezależnie od tego, czy są to wyjazdy krajowe, czy zagraniczne. Aplikacja automatycznie pobiera średnie kursy walut z NBP i daje możliwość łatwego dodawania kosztów podróży także z poziomu urządzeń mobilnych
- Workflow / 365 – uniwersalny system obiegu dokumentacji firmowej, pozwlajacy na łatwe tworzenie, przesyłanie, akceptowanie i archiwizowanie dokumentów
- Elektroniczny Obieg Faktur / 365 – cyfrowy obieg dokumentów finansowych wyposażony w integrację z bazami GUS, systemami OCR, „gotowy” na KSeF, aplikacja obsługuje także rejestr zapotrzebowania wewnętrznego z procesem akceptacyjnym
- Cykl Życia Pracownika / 365 – gwarant skutecznie przeprowadzonego procesu onboardingu, offboardingu, pozwala na przejrzyste zarządzanie zmianami podczas cyklu zatrudnienia pracownika
- e-Teczka / 365 – aplikacja stworzona z myślą o działach personalnych, która umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą w formie cyfrowej
 |
 |
|
 |
 |
|
|
|
 |
|
Narzędzia:
- Projekty / 365 – sprawne śledzenie i zarządzanie projektami, zamówieniami wraz z pełną kontrolą postępów na każdym etapie realizacji
- Audyty Wewnętrzne / 365 – proste i szybkie tworzenie listy audytów oraz planu ich przeprowadzenia
- Oprogramowanie Dedykowane / 365 – rozwiązania "szyte na miarę" obsługujące dowolny proces, dostosowane do bieżących i przyszłych potrzeb Twojej organizacji
 |
 |
|
 |
||
Wszystkie lub wybrane moduły mogą być dostępne w jednym centralnym miejscu - Intranet / 365. Dzięki takiemu podejściu Intranet poza platformą z najważniejszymi informacjami z życia firmy, staje się dla użytkowników uniwersum firmowych narzędzi informatycznych.
Systeo / 365 – najważniejsze informacje:
- Wszystkie dane dostępne w jednym ekosystemie - centralizacja narzędzi umożliwia sprawniejszą pracę i szybszy dostęp do niezbędnych informacji
- Intuicyjność i łatwość obsługi dla użytkowników
- Ty decydujesz o jego kształcie i modułach, z których będzie się składać
- Moduły są ze sobą zintegrowane oraz wymieniają się danymi
- Środowisko umożliwia wykonywanie codziennych zadań i obowiązków zarówno w biurze, jak i zdalnie – jest przeznaczone do usprawnienia pracy hybrydowej
- Możliwe jest rozszerzenie funkcjonalności poszczególnych rozwiązań wchodzących w jej skład
- Możliwa jest integracja z innymi rozwiązaniami Microsoft oraz systemami firm trzecich
- Bezpieczeństwo dzięki wbudowanym zabezpieczeniom Microsoft 365 zapewniającym ochronę danych na najwyższym poziomie
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat aplikacji Systeo, które wchodzą w skład ekosystemu Systeo / 365?
Śledź serię artykułów #Systeo/365 na naszym blogu, w ramach której będziemy przyglądać się nieco bliżej rozwiązaniom, które usprawniają i automatyzują poszczególne procesy, a więc wszystkim, które wymieniliśmy w niniejszym wpisie. A jeśli już masz pytania dotyczące rozwiązań Systeo / 365 to nie wahaj się i skontaktuj się z nami!