Ile czasu ostatnio spędziłeś/-aś na wyszukiwaniu konkretnych wiadomości w Outlook? Ile masz już utworzonych folderów na różnego rodzaju maile i już się w nich gubisz? Pozwól, że przedstawimy Ci funkcję, która spowoduje, że zastanowisz się nad zasadnością tworzenia kolejnego i zaczniesz rozważać inny sposób pozwalający na zapanowanie nad swoją skrzynką odbiorczą. Mowa oczywiście o Kategoriach wiadomości, które są przedmiotem naszego kolejnego wpisu z serii „365Tips”.
Kategorie wiadomości w Outlook to jedna z najbardziej niedocenionych funkcji. Umożliwiają one oznaczanie wiadomości dodatkowym tagiem – etykietą, którą możemy nazwać według własnych potrzeb. Dzięki temu, jesteśmy w stanie szybciej wyszukiwać maile, ale również uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą. Co więcej, kategorie możemy zmieniać w dowolnym momencie. Przykładowo, możemy utworzyć kategorię „Projekt X”, którą oznaczać będziemy maile dotyczące danego projektu, a gdy ten zostanie zakończony to możemy ją zmienić na „Projekt Y”. Warto odnotować, że funkcja ta świetnie sprawdza się z opcją archiwizowania wiadomości. Jeżeli na co dzień kierujemy się zasadą „Zero Inbox” (lub chcielibyśmy) to połączenie kategorii z archiwum może nam znacznie w tym pomóc. Z kategoriami można śmiało poddać pod zasadność tworzenie podfolderów pod głównym, czyli „Skrzynką odbiorczą”. Tym bardziej, jeśli korzystamy na co dzień z najnowszej wersji klienta Outlook – w nim kategorie mają jeszcze jedno usprawnienie, którego próżno szukać w „klasycznej” aplikacji Outlook. Nie przedłużając - jeśli na co dzień korzystamy z rozwiązania Microsoft 365, a nasza poczta skonfigurowana jest w oparciu o Exchange Online to mamy wszystko, co potrzebne, aby z niej skorzystać – kategorie wiadomości działają zarówno w kliencie poczty Outlook (nowym i starym), jak również w wersji przeglądarkowej.
Jak kategoryzować wiadomości e-mail w Outlook?
1. „Stara” wersja aplikacji Outlook (classic)
Posiadając „klasyczną” wersję aplikacji Outlook wystarczy, że wyszukasz opcję „Kategoryzuj” na wstążce. Gdyby była niewidoczna to może być ukryta pod funkcją „Tagi”. Kiedy ją odnajdziesz kliknij w polecenie „Wszystkie kategorie”.
W kolejnym kroku pojawi się okno z domyślnymi kategoriami. Wystarczy, że zaznaczysz dowolną, klikniesz w „Zmień nazwę”, wprowadzisz nową, a po wszystkim zatwierdzisz zmiany wybierając „Ok” u dołu okna.
W tym momencie, chcąc przypisać kategorię do danej wiadomości wystarczy, że klikniesz w nią prawym przyciskiem myszy, następnie „Kategoryzuj” i wybierz pożądaną.
Jak widzisz, skategoryzowane wiadomości posiadają utworzone przez Ciebie tagi – etykiety.
Dzięki etykietom możesz również zdecydowanie szybciej odnajdować wiadomości w swojej skrzynce.
2. „Nowy” Outlook oraz wersja przeglądarkowa
W przypadku „nowego” Outlook`a oraz wersji przeglądarkowej opcja kategoryzowania wiadomości dostępna jest od razu na wstążce..
… aczkolwiek, gdyby jej tam brakowało to wystarczy kliknąć w symbol zębatki w prawym górnym rogu Outlook`a, następnie „Konta” i „Kategorie”.
Właśnie w tym miejscu widoczne jest jedna przewaga nowej wersji Outlook`a nad starą. Chodzi o możliwość dodawania kategorii do „Ulubionych” poprzez kliknięcie w symbol gwiazdki. Umożliwia to szybki dostęp do odfiltrowanych wiadomości po konkretnej kategorii. Przykładowo – nazwij poszczególne kategorie i dodaj je do „Ulubionych”. Jak widzisz, kategorie od razu pojawiły się w sekcji „Ulubione”.
Przypisywanie kategorii do wiadomości można wykonać tak samo jak w przypadku „starego” Outlook`a lub poprzez wejście/ kliknięcie w konkretnego maila, następnie „Kategoryzuj” na wstążce i wybieramy pożądaną kategorię.
Tagi kategorii widoczne są zarówno na liście wiadomości, jak i w jej podglądzie.
Kluczowe jest jednak to, że po dodaniu kategorii do ulubionych wystarczy w nią kliknąć, np. w „Powiadomienia Admin”, a lista wiadomości obejmie tylko te zawierające kliknięty tag. Co więcej, jeśli skategoryzowana wiadomość zostanie zarchiwizowana to wciąż będzie dostępna z poziomu kategorii, z sekcji „Ulubione”.
Kategorie wiadomości – zacznij korzystać z nich już dziś!
Szybkie części, opóźnienie wysyłania wiadomości, szablony, odwołanie wysłanego maila (recall) – wszystkie te funkcje odnajdziemy w najpopularniejszym kliencie poczty e-mail – w Outlook`u. Tego zaś – niezależnie od tego, czy mówimy o wersji instalowalnej na komputerze, czy wersji przeglądarkowej – odnajdziemy w ramach subskrypcji Microsoft 365. Kategorie wiadomości to kolejny argument przemawiający za tym, aby zorganizować miejsce pracy swojej firmy w ekosystemie Microsoft. Nie wspominając o rozwiązaniach spod szyldu Systeo / 365, które rozszerzają jego funkcjonalność, aby był w stanie sprostać procesom biznesowym występującym w każdej firmie.
Jeżeli chcesz być na bieżąco z kolejnymi tip`ami z serii „365Tips” to czujnie śledź naszego bloga. W przypadku problemów z daną funkcją – coś nie działa, nie ma jej u Ciebie – po prostu napisz do nas na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., pomożemy!