Każda firma chcąca utrzymać swoje certyfikaty jakości przeprowadza audyty. Niestety często audyty te są zarządzane z poziomu maila oraz programu Word czy Excel. Absorbuje to oczywiście Koordynatorów czy Specjalistów do spraw jakości w przedsiębiorstwie. Budowa listy audytów, koordynacja działań audytorów z poziomu maila to mnóstwo powtarzających się działań. Do tego dochodzi prowadzenie dokumentacji autowej, kart niezgodności, które są przechowywane najczęściej w katalogach w formie plików na serwerze sieciowym firmy. Samo przeszukiwanie tych danych nawet w wersji elektronicznej bez znajomości logiki ich tworzenia jest wyzwaniem. Cześć informacji jest w mailu, cześć w katalogach na dysku sieciowym, cześć wydrukowana w aktach.

start aplikacji 2

Dla kogo

  • Działów jakości,
  • Koordynatorów i pełnomocników zarządu ds. jakości,
  • Audytorów wewnętrznych,
  • Zarządu

Zastosowanie

  • Nasza aplikacja Wewnętrzne Audyty Jakości pozwala na zarządzanie procesem audytów w jednym miejscu, w sposób przejrzysty, krok po kroku.
  • Narzędzie jest oparte całkowicie o platformę Office 365.
  • Nasze rozwiązanie pozwala na działanie etapowe, obsługując kolejne audyty niezależnie od stopnia ich wykonania.

Działanie

Osoba koordynująca działania związane z audytami wewnętrznymi, tworzy listę audytów do przeprowadzenia w przedsiębiorstwie. Opisuje cel, obszar oraz kiedy audyt ma zostać przeprowadzony.

nowy audyt 2

Na pierwszym ekranie aplikacji widoczna jest lista audytów “czekających” na zgłoszenie się audytora. Potencjalni audytorzy mogą się zgłosić do przeprowadzenia audytu. Domyślnie do jednego audytu może być przypisany tylko jeden audytor. W ten sposób całą listę audytów możemy koordynować z poziomu aplikacji, a nie jak wcześniej z poziomu maila.

start aplikacji 2

W następnym kroku audytor tworzy plan przeprowadzenia audytu. Określa w nim poszczególne etapy i godziny ich rozpoczęcia. Nasza aplikacja pozwala również na przesłanie planu audytu do Koordynatora działań ds. jakości celem akceptacji jego poprawności.

Plan audytu

Po zaakceptowaniu planu audytor przystępuje do utworzenia listy pytań, które będą wspierać przeprowadzenie audytu.

pytania do audytu

Po akceptacji listy pytań przez Koordynatora ds. jakości, audytor może rozpocząć audyt wpierając się kartami niezgodności, w których opisuje wszystkie zaobserwowane nieprawidłowości. Kierownik komórki audytowanej określa w każdej karcie niezgodności przyczyny powstałych nieprawidłowości oraz opis planowanych działań korygujących. Działania te podlegającej ostatecznej ocenie przez Koordynatora ds. Jakości.

karta niezgodnosci

Karty niezgodności również podlegają akceptacji przez Koordynatora ds. jakości.

Audyty

Po zakończeniu audytu, audytor tworzy raportu z przeprowadzonego audytu. Określam w nim ilość zaobserwowanych niegodności, czy były one duże czy małe, opisuje obserwacje z audytu oraz funkcjonowanie wdrożonych działań korygujących. Raport zawiera również ocenę audytowanej komórki.

Raport wymaga również akceptacji Koordynatora ds. jakości.

raport z audytu 2

Ostatnim elementem aplikacji jest ocena audytora przez Kierownika komórki audytowanej. Ocenę tą kierownik wykonuje odpowiadając na wcześniej przygotowane pytania. Średnia z ocen jest przesyłana do Koordynatora ds. działań jakościowych.

ocena audytora 3

Dla wszystkich etapów przeprowadzonego audytu program umożliwia wygenerowanie odpowiedniego dokumentu w formacie Word, który zapisywany jest w dedykowanej bibliotece dokumentów na witrynie SharePoint.
Nasza aplikacja może zostać dostosowana do Państwa wymogów funkcjonalnych dla procesu zarządzania jakością w przedsiębiorstwie.

Zalety

  • Cały proce obsługiwany w jednym narzędziu
  • Wszystkie dokumenty i informacje dotyczące audytów w przejrzystej aplikacji
  • Łatwa koordynacja poszczególnych audytów niezależnie od stopnia zaawansowania
  • Przejrzystość procesu dla wszystkich audytorów
  • Integracja z dokumentami Office 365

Film o audytach;

zarządzanie jakością systeo 1

Aplikacja zarządzająca dokumentacją audytową lub produkcyjną