Sprawne rozliczanie delegacji służbowych to jeden z tych obszarów w firmie, który potrafi przysporzyć wielu trudności działom administracji czy księgowym i samym pracownikom. Szczególnie gdy mamy do czynienia z dużą liczbą wyjazdów, zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Proces ten wymaga skrupulatnego dokumentowania wydatków, przeliczania diet, uwzględniania czasów podróży oraz przestrzegania wewnętrznych regulaminów i przepisów prawa.
Tradycyjne metody rozliczania delegacji, oparte na papierowych dokumentach, są nie tylko czasochłonne, ale również narażone na błędy. Pracownicy często gubią się w gąszczu paragonów, a księgowość traci cenny czas na weryfikację i wprowadzanie danych do systemu. Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej w przypadku delegacji zagranicznych, gdzie dochodzą kwestie przeliczania walut i uwzględniania różnic kursowych. Na szczęście z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia informatyczne, które mogą być zintegrowane z popularnymi aplikacjami, np. Microsoft 365 oraz Microsoft Teams. Jednym z takich rozwiązań jest aplikacja Rozliczanie Delegacji / 365.
Czy pracownicy w Twojej firmie wciąż gubią się w gąszczu papierowych dokumentów i tabelek podczas rozliczania delegacji? Wielokrotne przeliczanie diet, sprawdzanie kursów walut i weryfikacja poprawności danych to codzienność w wielu działach księgowych. Do tego dochodzi żmudne wprowadzanie danych do systemu finansowego, zbieranie podpisów i archiwizacja dokumentów. Nie wspominając o zważaniu na obowiązujące w danym kraju przepisy prawa dotyczące delegacji. Bez odpowiednich narzędzi proces ten może trwać nawet kilka dni, angażując wielu pracowników i generując niepotrzebne koszty. A przecież w dobie cyfryzacji – w XXI wieku – rozliczanie delegacji mogłoby przebiegać sprawnie i bezproblemowo - od złożenia wniosku przez pracownika, przez jego akceptację, dodanie wygenerowanych kosztów w postaci rachunków i faktur, aż po końcowe rozliczenie i dekretowanie z podziałem na konta. Do tego, jeśli praca Twojej firmy opiera się o konkretny ekosystem pracy zespołowej, np. Microsoft 365 to można byłoby obsługę takiego procesu „oprzeć” o popularne Teams`y. Takie możliwości daje Rozliczanie Delegacji / 365, czyli jedna z aplikacji wchodzących w skład Systeo / 365.
ROZLICZANIE DELEGACJI / 365 - NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE
Aplikacja Rozliczanie Delegacji / 365 to narzędzie, którego celem jest automatyzacja procesu zarządzania oraz rozliczania wyjazdów służbowych – zarówno tych krajowych, jak i zagranicznych. Dzięki temu, możesz całkowicie zrezygnować z tradycyjnego rozliczania kosztów delegacji na rzecz aplikacji zintegrowanej z ekosystemem Microsoft 365. Podobnie jak usługi wchodzące w skład wspomnianej subskrypcji Giganta z Redmond – poprowadzi użytkownika krok po kroku przez cały proces. Co ważne – do jej obsługi nie trzeba się nigdzie dodatkowo logować, wystarczy konto służbowe Microsoft 365. Ponadto, aplikację cechuje elastyczność umożliwiająca rozbudowanie je o dodatkowe funkcje czy integracje, np. z systemem OCR (Optical Character Recognition), F/K i innymi. Z aplikacji możesz korzystać z poziomu:
- Microsoft Teams,
- przeglądarki internetowej,
- smartphone`a – aplikacji mobilnej
Do głównych funkcji aplikacji Rozliczanie Delegacji / 365 zaliczyć można:
- tworzenie wniosków dla delegacji służbowych krajowych i zagranicznych wraz z ich akceptacją przez managera,
- obsługa różnych środków transportu,
- samodzielne definiowanie etapów podróży,
- automatyczne wyliczanie kwot diet na bazie dat i godzin wyjazdów oraz krajów i walut w nich obowiązujących,
- pobieranie aktualnych kursów walut poprzez integrację z NBP,
- możliwość dodania własnej kwoty diety przez pracodawcę,
- możliwość integracji z systemem OCR, F/K oraz innymi aplikacjami,
- integracja z Elektroniczną Kartą Obecności / 365, co pozwali na automatyczne pojawienie się wszystkich zaakceptowanych wyjazdów w e-karcie obecności danego pracownika
ROZLICZANIE DELEGACJI / 365 - CO „POTRAFI” APLIKACJA?
Pierwszym krokiem, który powinien zostać wykonany przez użytkownika wybierającego się w delegację, jest wypełnienie formularza dotyczącego wyjazdu. To właśnie w nim należy podać najważniejsze informacje na temat delegacji w tym potencjalną kwotę zaliczki na pokrycie kosztów podróży. Po jego wypełnieniu trafia on do wskazanej osoby zatwierdzającej.
Następnie, w trakcie trwającej delegacji (na bieżąco) lub po powrocie użytkownik może dodać wszystkie rachunki i faktury, które składały się na koszt jego wyjazdu. Koszty podróży mogą być dodane jako pliki bezpośrednio z komputera lub za pomocą zdjęć wykonanych telefonem oraz powiązane z konkretnym elementem delegacji. Do wydatku można przypisać inne cechy takie jak rodzaj, co ułatwi późniejsze dekretowanie z podziałem na konta. Istnieje również możliwość zdefiniowania etapów podróży z określeniem dat, godzin, środków transportu, a następnie przypisanie kosztów do nich. Gdy wszystkie koszty zostaną dodane wystarczy, że użytkownik kliknie „Rozlicz”, a system automatycznie je przeliczy – niezależnie od tego czy podróż była krajowa, czy zagraniczna – i zaprezentuje podsumowanie do rozliczenia. To zaś powinno trafić do akceptacji do odpowiednich osób w firmie, a następnie może być przekazane do rozwiązania OCR, które sczyta dane i uzupełni nimi właściwe pola w systemie finansowo-księgowym (integracja z OCR i zewnętrznym systemem F/K to opcja – nie mieści się w ramach standardowej funkcjonalności rozwiązania).
Warto wspomnieć, że aplikacja posiada moduł obsługi floty. W związku z tym, jeśli delegacja była realizowana przy wykorzystania samochodu służbowego lub prywatnego to można do nich przypisać parametry, które automatycznie określą koszty ich wykorzystania. To też sprawia, że możliwe jest zintegrowanie Rozliczeń Delegacji / 365 z modułem Rezerwacja Zasobów Firmowych / 365.
Gdyby tego było mało – aplikacja daje możliwość wykonania mechanizmu importu transakcji z firmowej karty kredytowej. Funkcja ta zabezpiecza podróżującego pracownika przed ewentualnym pominięciem w rozliczeniu niektórych kosztów podróży. Niemniej, możliwość przygotowanie takiej funkcji musi zostać wcześniej omówiona, co wynika z różnych interfejsów bankowych.
ROZLICZANIE DELEGACJI / 365 - WARTO WDROŻYĆ JUŻ DZIŚ!
Rozliczanie Delegacji / 365 stanowi uzupełnienie kadrowo-finansowej „luki” w ekosystemie Microsoft 365. Dzięki temu, ewidencja kosztów podróży przez pracownika i późniejsze rozliczenie delegacji mogą zostać wykonane przez pracownika bez wychodzenia z Microsoft Teams. Dodatkowo, aplikacja wpisuje się w ideę platformy Systeo / 365 „One-Click”, gdzie akcja w jednym narzędziu wywołuje reakcję w innym. W przypadku Rozliczania Delegacji / 365 szczególnie przydatna okazuje się integracja z Elektroniczną Kartą Obecności / 365 oraz aplikacją do Rezerwacji Zasobów Firmowych / 365. Do pozostałych korzyści wynikających z wdrożenia należy zaliczyć:
- centralizację – jedna aplikacja gromadząca dane na temat delegacji służbowych, co sprzyja ich rozliczeniu i archiwizacji;
- szybkie wdrożenie narzędzia;
- wyeliminowanie papierowej dokumentacji;
- oszczędność czasu i łatwe planowanie podróży oraz grafików wyjazdów pracowników;
- dostęp do informacji na temat delegacji z dowolnego miejsca i urządzenia;
- redukcja błędów podczas rozliczeń wyjazdów służbowych;
- zmniejszenie kosztu obsługi administracyjnej dla rozliczania wniosków i podróży;
- możliwość generowania raportów.
Rozliczanie Delegacji / 365 to nowoczesne podejście do rozliczania wyjazdów służbowych. Tego typu rozwiązanie nie można już określać mianem „luksusu” – to wręcz konieczność każdej firmy, która chce efektywnie zarządzać czasem i zasobami. Wdrożenie aplikacji Rozliczanie Delegacji / 365 w środowisku Microsoft Teams pozwala nie tylko zautomatyzować żmudny proces, który obsługuje, ale przede wszystkim eliminuje typowe problemy związane z tradycyjnym podejściem do rozliczeń. Dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów, automatycznym przeliczeniom diet i kursów walut oraz intuicyjnemu interfejsowi, pracownicy mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne – swojej podstawowej pracy. Dział kadrowo-finansowy zyskuje natomiast narzędzie, które znacząco usprawnia ich codzienne obowiązki i minimalizuje ryzyko błędów. Inwestycja w nowoczesne rozwiązanie do obsługi delegacji to krok w stronę efektywniejszej organizacji, która nie tylko oszczędza czas i pieniądze, ale również podnosi satysfakcję pracowników z wykonywanych obowiązków. W dzisiejszych czasach, gdy liczy się szybkość i precyzja działania, takie usprawnienia stają się kluczowym elementem przewagi konkurencyjnej.
Nowość! Od tego miesiąca aplikacja Rozliczanie Delegacji / 365 jest dostępna także w formie abonamentowej. Nasza aplikacja do rozliczania delegacji, dotychczas dostępna była wyłącznie w modelu jednorazowej opłaty za wdrożenie, od tego miesiąca proponujemy nową opcję – abonamentowe rozliczanie. Dzięki temu użytkownicy mogą elastycznie dopasować sposób korzystania z narzędzia do swoich potrzeb, wybierając pomiędzy jednorazową inwestycją a modelem subskrypcyjnym.
Zastanawiasz się, jakie korzyści może przynieść wdrożenie rozwiązania Rozliczanie Delegacji / 365 w Twojej firmie?
Nie czekaj – skontaktuj się z nami, aby uzyskać darmową konsultację i dowiedzieć się więcej na temat opisywanej aplikacji.
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. | +48 576 535 505 | +48 535 862 616