Czy często wysyłasz maile o tej samej treści, które są identycznie sformatowane? Co więcej, dodajesz do nich każdorazowo załącznik, np. wizytówkę firmy? A może poświęciłeś mnóstwo czasu na pewną wiadomość i chciałbyś sobie ją zapisać „na przyszłość”? W przypadku odpowiedzi „tak” na którekolwiek z tych pytań – mamy dobrą wiadomość. Możesz skorzystać z opcji szablonów, która jest dostępna w jednym z najpopularniejszych klientów poczty e-mail, czyli Microsoft Outlook. Jak utworzyć szablon wiadomości? Zapraszamy do kolejnego wpisu-instrukcji wchodzącej w skład serii „365Tips”.
Szablony oszczędzają czas, pozwalają przyspieszyć działania związane z odpisywaniem na maile czy też formatowanie wiadomości. Dodatkowo, zawsze możemy je edytować, aby dodać elementy personalizacji – czy to w samej treści, czy też w formie innego załącznika niż pierwotnie zakładano. Może jednak pojawić się pytanie „po co mi szablony, skoro Outlook oferuje Szybkie Części?”. Szablon ma kilka przewag, niemniej zasadnicza to możliwość podpięcia pod niego konkretnego załącznika – w przypadku Szybkich Części nie jest to możliwe. Zatem, jeśli na co dzień korzystamy z rozwiązania Microsoft 365, a nasza poczta skonfigurowana jest w Exchange Online to wymagania pod funkcjonalność szablonów mamy spełnione i nie pozostaje nam nic innego jak je utworzyć.
Jak utworzyć szablon wiadomości e-mail w Outlook?
Chcąc utworzyć szablon wiadomości e-mail uruchom aplikację Outlook i wybierz opcję „Nowa wiadomość e-mail” na wstążce:
W kolejnym kroku wprowadź temat wiadomości, jej treść oraz, jeśli chcesz, dodaj załącznik:
Gdy Twoja wiadomość jest gotowa kliknij w opcję „Plik” w lewym górnym rogu okna tworzenia wiadomości, a następnie wybierz opcję „Zapisz jako”:
Spowoduje to otwarcie okna eksploratora plików. I w tym miejscu chcielibyśmy zaprezentować dwa scenariusze jego zapisywania. Pierwszy, łatwiejszy i szybszy w użyciu, drugi – nieco mniej intuicyjny, ale jeśli ktoś nie lubi się przełączać między aplikacją, a np. pulpitem i chciałby mieć wszystko w Outlook`u to taka opcja też jak najbardziej jest możliwa.
A. Scenariusz nr 1
Mając otwarte okno eksploratora plików, kliknij w „Zapisz jako typ”, aby rozwinąć listę i wybierz „Szablon Outlook”.
W kolejnym kroku należy zapisać go w dogodnym i łatwo dostępnym miejscu, np. na pulpicie. W tym celu, wybierz „Pulpit”, a gdyby potrzebny był folder na szablony to możesz go zrobić bez wychodzenia z eksploratora – po prostu kliknij prawym przyciskiem myszy w wolne pole i wybierz „Nowy -> Folder”. Utworzone szablony możesz też później zorganizować poprzez dodanie do folderu – tylko od Ciebie zależy jak chcesz mieć je poukładane.
Jeśli folder nie jest Ci potrzebny to po wybraniu pulpitu pozostają dwie rzeczy – nazwij szablon poprzez zmianę wartości w polu „Nazwa pliku”. Jak widzisz, przybiera on nazwę tematu wiadomości, jeżeli jednak ma to być szablon to warto go nazwać uniwersalnie. Po wszystkim kliknij „Zapisz”.
Teraz, gdy Twój szablon będzie potrzebny wystarczy, że wejdziesz na pulpit swojego komputera i klikniesz w niego dwa razy, co spowoduje jego otwarcie. Wystarczy wprowadzić odbiorców wiadomości, zmienić nazwę klienta, do którego chcesz wysłać maila i kliknąć „Wyślij”.
B. Scenariusz 2
Druga opcja sprowadza się do zapisania szablonu w innej lokalizacji. Na etapie zapisywania zmień jego nazwę oraz typ na „Szablon Outlook” (1). Spowoduje to wyświetlenie się domyślnej lokalizacji szablonów (2). W tym momencie kliknij w „Zapisz” (3).
Chcąc skorzystać z zapisanego szablonu kliknij w „Nowe elementy” na wstążce (1), następnie „Więcej elementów” (2) oraz „Wybierz formularz” (3).
W kolejnym kroku rozwiń listę rozwijaną u góry okna, które się pojawi i wybierz „Szablony użytkownika w systemie plików” (1), zaznacz szablon, który chcesz użyć (2) i kliknij „Otwórz” (3):
Spowoduje to otwarcie szablonu:
Powiedzmy sobie wprost – ciężko znaleźć szablony, gdy zapiszemy je w domyślnej lokalizacji. Można to jednak zmienić i nieco ułatwić sobie zadanie – trzeba dostosować wstążkę. W tym celu, kliknij w nią prawym przyciskiem myszy i wybierz „Dostosuj wstążkę”.
Następnie, w kolumnie po prawej stronie okna upewnij się, że w karcie „Narzędzia główne (Poczta)” masz zaznaczoną grupę „Nowy” (1). Jeśli tak to kliknij w przycisk „Nowa grupa” (2), co spowoduje jej pojawienie się pod „Nowy”. Kliknij w „Nowa grupa” prawym przyciskiem myszy i wybierz „Zmień nazwę”.
Następnie, wybierz dowolny symbol, a jako nazwę wyświetlaną wprowadź „Szablony” i kliknij „Ok”.
W kolejnym kroku przejdź do kolumny z lewej strony i rozwiń listę „Wybierz polecenia z:”. Wybierz „Wszystkie polecenia” (1) i znajdź „Wybierz formularz” (2). Zaznacz go, upewnij się, że w prawej kolumnie cały czas masz zaznaczoną utworzoną wcześniej nową grupę „Szablony” i kliknij w „Dodaj” (3).
Opcja „Wybierz formularz” powinna pojawić się pod nową grupą (1). W tym momencie możesz wyjść z opcji klikając w „Ok” (2).
W tym momencie, na wstążce w Outlook powinna pojawić się utworzona nowa grupa „Szablony” z poleceniem „Wybierz formularz” (1). Kliknij w nią, następnie wybierz „Szablony użytkownika w systemie plików” (2), zaznacz pożądany szablon, który chcesz otworzyć (3) i kliknij „Otwórz” (4). Stosując ten pomysł nie musimy się przebijać przez mało intuicyjne opcje.
Szablony wiadomości Outlook – szybsza praca w zasięgu kilku „klików”
Tworzenie szablonów wiadomości w Outlook nie jest niczym skomplikowanym, a pozwala znacznie przyspieszyć codzienne pisanie maili. Zdecydowanie prostszym i polecanym sposobem jest zapisanie szablonów na pulpicie bądź w folderze, który się na nim znajduje, co ułatwi ich wyszukiwanie, gdy zajdzie potrzeba użycia konkretnego. Drugi scenariusz jest nieco mniej intuicyjny, ale gdy wszystko się już ustawi, łącznie z dodaniem nowej grupy do wstążki to okazuje się, że bez przełączania się między pulpitem, a Outlook`iem jesteśmy w stanie szybko „namierzyć” pożądany szablon.
Jeżeli chcesz być na bieżąco z kolejnymi tip`ami z serii „365Tips” to czujnie śledź naszego bloga. W przypadku problemów z daną funkcją – coś nie działa, nie ma jej u Ciebie lub masz pytania dotyczące Microsoft 365 – skontaktuj się z nami, pomożemy!