Było o Szybkich Częściach. Było o Szybkich Krokach. Było o szablonach mailowych. Te trzy można określić mianem „sztandarowych” funkcji usprawniających pracę w Outlook`u. W naszej serii „365Tips” nie wspomnieliśmy jednak do tej pory o jednej z najistotniejszych, jak nie najistotniejszej, opcji. Pozwala ona na wiele, a każdy, kto zagłębi się w jej możliwości, coś dla siebie znajdzie. O czym mowa? O personalizacji działania naszego klienta poczty poprzez definiowanie niezastąpionych reguł.
Definiowanie reguł w Outlook`u można śmiało określić mianem najlepszego sposobu na automatyczną organizację skrzynki e-mail. Potrzebujesz, aby wiadomości od szefa trafiały do konkretnego folderu? Proszę bardzo! Potrzebujesz, aby e-mail z wysokim priorytetem były przypinane u góry listy wiadomości? Nic prostszego! Chcesz, aby te, które zawierają konkretne słowa w temacie były odpowiednio kategoryzowane? Reguły w Outlook`u są w stanie sprostać każdemu z wymienionych scenariuszy. A jest ich wiele – oto kilka przykładów, które możesz użyć jako inspirację do tworzenia własnych:
- automatyczne przenoszenie wiadomości do konkretnego folderu w sytuacji, gdy nie jesteś jej głównym odbiorcą (Twój adres e-mail jest w polu „DW” lub „UDW”),
- przesyłanie dalej maila otrzymanego od konkretnego adresata,
- oznaczanie wiadomości e-mail kategorią „Ważne” na bazie słów kluczowych znajdujących się w temacie wiadomości,
- flagowanie wiadomości od konkretnego nadawcy/ zawierającej konkretne słowa w treści,
- przesyłanie zaproszeń na spotkania do dedykowanego folderu.
Przejdźmy do działania – w jaki sposób utworzyć regułę w klasycznej i nowej wersji Outlook`a?
JAK ODPOWIEDZIEĆ NA WIADOMOŚĆ E-MAIL SPOTKANIEM?
a. „Stara” wersja aplikacji Outlook (classic)
W przypadku „klasycznej” wersji aplikacji Outlook opcję tworzenia reguł odnajdziesz w zakładce „Narzędzia główne”, po kliknięciu w „Przenoszenie”. Będziesz miał do wyboru od razu „Utwórz regułę” lub „Zarządzaj regułami i alertami”. Polecamy drugą – być może jest to nieco subiektywne z naszej strony, niemniej uważamy, że zdecydowanie łatwiej rozpocząć konfigurowanie warunków reguły właśnie z tego miejsca.
Spowoduje to wyświetlenie okna, z poziomu którego możesz zarządzać swoimi wszystkimi regułami jak również inicjować tworzenie nowych. Aby to zrobić, kliknij w opcję „Nowa reguła”.
Wyświetli się okno Kreatora reguł. Z jego poziomu możesz wybrać gotową regułę i w zasadzie od razu jej użyć, zmodyfikować, a jeśli żadna z propozycji Ci nie odpowiada to wystarczy, że wybierzesz którąś z opcji w sekcji „Rozpocznij od pustej reguły” (1). W przypadku, gdy jeden z szablonów Ci odpowiada to od razu możesz, bez przechodzenia do kolejnych okien kreatora, określić konkretne parametry reguły w sekcji „Krok 2” (2), a gdy to zrobisz kliknąć w „Zakończ”. Na potrzeby demonstracyjne pozostaw zaznaczony szablon reguły i kliknij w „Dalej”.
Jak widzisz, wstępnie wybrany szablon reguły możesz znacznie zmodyfikować o inne, dostępne parametry/ warunki. W przypadku reguły przenoszącej wiadomości od szefa kliknij w „osoby lub grupa publiczna”, aby wyszukać go w książce adresowej, po czym wybierz go i kliknij „Ok”, a następnie „Dalej”.
Jak widzisz, w tym miejscu istnieje sporo innych akcji, które możesz dodać do swojej reguły. Zakładając jednak, że tego robić nie chcemy należy wykonać analogiczne działania w zakresie wyboru folderu, do którego mają trafiać wiadomości od prezesa. W tym celu, kliknij w „[wybierz folder]”, następnie wskaż go. Jeżeli nie utworzyłeś dedykowanego folderu wcześniej to nic straconego – wystarczy, że wybierzesz opcję „Nowy” i go utworzysz. Gdy go posiadasz – zaznacz go, kliknij „Ok” i „Dalej”, aby przejść do kolejnego okna kreatora.
Kolejne okno pozwala na zdefiniowanie wyjątków – w naszym przypadku kliknij „Dalej”.
Dotarłeś do okna podsumowania reguły, w którym możesz nadać jej docelową nazwę, określić dodatkowe opcje – w tym włączyć ją – oraz zweryfikować, czy wszystko jest w porządku. Jeśli tak to kliknij w „Zakończ”.
W ten sposób reguła została zapisana na liście Twoich reguł i jest gotowa do użycia. Kliknij w „Zastosuj” i „Ok”, aby wyjść z okna reguł.
b. „Nowy” Outlook oraz wersja przeglądarkowa
W nowej wersji Outlook`a reguły również są dostępne z poziomu wstążki – kliknij w „Reguły” w grupie „Przenieś” i wybierz „Zarządzaj regułami”.
Spowoduje to wyświetlenie okna z regułami. Jak widzisz, jest tam również ta, którą utworzyłeś przed chwilą w klasycznej wersji Outlook`a. Aby utworzyć nową regułę kliknij w „Dodaj nową regułę”.
Powiedzmy, że tym razem chcemy, aby wiadomości, które są oznaczone wysokim priorytetem, były przypinane u góry listy maili. W tym celu, nazwij nowo tworzoną regułę, np. „Przypnij Ważne”, dodaj warunek „Ważność = Wysoka” oraz akcję, która ma się wykonać, czyli „Przypnij na górze”. Tutaj na chwilę się zatrzymaj, a konkretniej przy opcji „Zatrzymaj przetwarzanie dalszych reguł”. Każda nowa reguła trafia w hierarchii reguł na pierwsze miejsce. W związku z tym, ta reguła będzie nad tą, która przenosi wiadomości od szefa do folderu „Ważne”. Niemniej, jeżeli trafi się sytuacja, w której wiadomość od szefa ma jednocześnie priorytet wysoki to mając tą opcje zaznaczoną wykona się tylko jedna reguła – ta u samej góry hierarchii – czyli wiadomość zostanie przypięta u góry, ale nie zostanie przeniesiona do folderu „Ważne”. Dlatego, chcąc, aby oba warunki z dwóch różnych reguł się wykonały, musisz w tej odznaczyć tą opcję. Po wszystkim, kliknij w „Zapisz”.
Jak widzisz, reguła została utworzona i pojawiła się nad już istniejącą. Hierarchię możesz zmienić korzystając ze strzałek, zaś suwaki wskazują czy reguły są włączone i działają.
Reguły w Outlook – niech automatyzacja zorganizuje Twoją skrzynkę!
Po co tracić czas na ręczne porządkowanie skrzynki pocztowej, jeśli można to osiągnąć poprzez automatyzację – a konkretniej reguły dostępne w Microsoft Outlook? Funkcja nie należy do najnowszych, a mimo to wciąż jest jedną z najlepszych w kontekście organizacji wiadomości przychodzących na nasz adres mailowy. Każda z wersji aplikacji Outlook oferuje sporo możliwości w zakresie jej konfiguracji, niemniej w nowym Outlook`u wydaje się to być zdecydowanie prostsze i przyjaźniejsze dla oka. Czy warto wdrożyć i korzystać z reguł w swojej pracy? Na to pytanie istnieje tylko jedna odpowiedź – zdecydowanie tak!
Jeżeli chcesz być na bieżąco z kolejnymi tip`ami z serii „365Tips” to czujnie śledź naszego bloga. W przypadku problemów z daną funkcją – coś nie działa, masz problem z jej konfiguracją – po prostu napisz do nas na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., pomożemy!