Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się, że chciałeś/-aś wysłać zbiorczo wiele wiadomości na koniec dnia pracy – o konkretnej porze? A może wiadomość była na tyle ważna, że musiała zostać wysłana konkretnego dnia, ale po uprzedniej weryfikacji? Niezależnie od powodów – jeżeli na któreś z tych pytań odpowiedź brzmi „tak” to wiedz, że jest to możliwe w aplikacji Microsoft Outlook – mowa o funkcji opóźnieniu dostarczenia wiadomości. Polega ona na ustawieniu dnia i godziny, przed nastąpieniem których wiadomość nie zostanie wysłana do wskazanych odbiorców. Właśnie ta opcja jest tematem drugiego wpisu z naszej serii „365Tips”.
Czasami bywa tak, że dana wiadomość e-mail musi opuścić nasz program pocztowy o konkretnej porze – nie wcześniej, nie później. A jak świetnie wiemy – klient poczty e-mail klientowi nie równy. Niemniej, jeśli korzystamy z aplikacji Outlook – niezależnie czy jest to najnowsza wersja, czy tzw. classic, a nasza poczta funkcjonuje w oparciu o serwer Exchange Online to w zasięgu kilku przysłowiowych „klików” dysponujemy odpowiedzią na tą potrzebę. Jest nią funkcja Opóźnij dostarczenie (org. Delay Delivery). To już drugi tip dotyczący Outlook`a – pierwszy dotyczył Szybkich Części, o których pisaliśmy w pierwszym wpisie z serii „365Tips”.
Jak opóźnić wysłanie wiadomości e-mail w Outlook?
Chcąc opóźnić wysłanie/ dostarczenie wiadomości uruchom aplikację Outlook i wybierz opcję „Nowa wiadomość e-mail” na wstążce:
W kolejnym kroku kliknij w sekcję „Opcje” na wstążce, a następnie „Opóźnij dostarczenie”:
Spowoduje to pojawienie się okna „Właściwości”, w którym można zdefiniować kilka różnych parametrów. Z naszego punktu widzenia kluczowy to ten w sekcji „Opcje dostarczania”, a konkretniej „Nie dostarczaj przed”. To właśnie w tym miejscu należy ustawić datę i godzinę, przed którymi wiadomość nie zostanie wysłana. A zatem – jeśli ustawimy 05.07.2024 i godzinę 10:00 to utworzona przez nas wiadomość e-mail wyląduje w „Skrzynce nadawczej” i będzie tam „leżeć” aż do tego terminu. Gdy go osiągnie to zostanie wysłana. WAŻNE: aby wiadomość została wysłana z folderu „Skrzynka nadawcza” musimy mieć cały czas uruchomioną aplikację Outlook. W przypadku, gdy wyłączymy komputer, a więc zamkniemy i Outlook`a, nasza wiadomość nie zostanie dostarczona. W związku z tym, ustaw pożądaną datę i godzinę, a następnie kliknij w „Zamknij”.
W tym momencie nie pozostaje nic innego jak wprowadzić odbiorców, temat wiadomości oraz jej treść. Jak możesz zauważyć, w sekcji „Opcje” funkcja „Opóźnij dostarczenie” jest podświetlona, co oznacza, że jest ona aktywna. W związku z tym, jeśli Twoja wiadomość jest gotowa to klikamy w „Wyślij”. Bez obaw – wiadomość nie zostanie wysłana.
Jak widzisz, w folderze „Skrzynka nadawcza” pojawił się nam jeden element. Będzie on tam aż do momentu terminu, który zdefiniowaliśmy w opcji „Opóźnij dostarczenie”.
Po wejściu do „Skrzynki nadawczej” widzimy, że jest tam nasz mail, z którym możemy zrobić w zasadzie wszystko – usunąć go, ponownie edytować i zmienić treść bądź odbiorców, dodać do niego załącznik, przypisać kategorię czy też wysłać go natychmiastowo.
Opóźnienie dostarczenia każdej wiadomości? To też możliwe!
Powyższy scenariusz sprawdza się idealnie, gdy potrzebujemy, aby, np. na koniec dnia naszej pracy wysłać zbiorczo kilka maili. Dodatkowo, opóźnienie dostarczenia wiadomości daje nam dodatkowy czas na poprawki i weryfikację. Niech „rzuci kamieniem” ten, kto nigdy nie zapomniał dołączyć załącznika do maila. Tutaj, opóźnienie doręczenia jest w stanie nas przed tym uchronić. Niemniej, trzeba je każdorazowo ustawiać. Jest jednak na to sposób – można zdefiniować regułę w Outlook`u, która po wysłaniu każdej wiadomości e-mail będzie „odkładała” jej dostarczenie o konkretną liczbę minut. Można zatem zdefiniować 5-cio minutowe opóźnienie, które da nam szansę na dokładne sprawdzenie maila, ewentualne dodanie brakującego pliku, a nawet uniknięcie „fakapu” polegającego na wprowadzeniu wielu odbiorców w polu „Do” zamiast „UDW” – a wciąż bardzo często się to zdarza.
Jeżeli chcesz być na bieżąco z kolejnymi tip`ami z serii „365Tips” to czujnie śledź naszego bloga. W przypadku problemów z daną funkcją – coś nie działa, nie ma jej u Ciebie lub masz pytania dotyczące Microsoft 365 – skontaktuj się z nami, pomożemy!