Czy zdarzyło Ci się kiedyś przypadkowo wysłać wiadomość do niewłaściwych adresatów? A może zapomniałeś dodać właściwy załącznik? Każdemu zdarza się popełniać tego typu błędy. Niemniej, jeśli spełnione są pewne warunki techniczne to istnieje możliwość odwołania wysłanej wiadomości e-mail. Jakie są wymagania funkcji „recall” oraz jak z niej skorzystać? O tym w naszym najnowszym wpisie z serii „365Tips”.
Odwołanie wysłanej wiadomości może niejednokrotnie uchronić nas przed kompromitacją. Funkcja spełnia swoje zadanie, ale wyłącznie w określonych warunkach i okolicznościach:
- Wiadomości są usuwane z serwera pocztowego, a nie z klienta poczty – to duży plus.
- Działa:
- Gdy nasza poczta działa w ramach serwera Exchange Online – jeśli zatem korzystamy z usług i aplikacji Microsoft 365, ale nasza poczta nie jest zmigrowana to nie możemy korzystać z tej funkcji.
- Wyłącznie dla użytkowników wewnątrz organizacji – nie odwołamy zatem wiadomości wysłanej do zewnętrznego użytkownika.
- Użytkownicy komputerów Mac mogą skorzystać z funkcji recall wyłącznie używając Outlook`a w wersji przeglądarkowej – w aplikacji klienckiej Outlook dla Mac nie jest to możliwe.
Mimo powyższego – dobrze jest wiedzieć, że Microsoft przewidział możliwość odwołania wysłanej wiadomości oraz jak z niej skorzystać. Niemniej, warto zastanowić się, czy nie wdrożyć u siebie reguły, która będzie opóźniać wysłanie każdej wiadomości o np. 5 minut. Dzięki temu, będziemy mieć do nich dostęp przez dodatkowe 5 minut z poziomu Skrzynki nadawczej i ją zmodyfikować lub anulować. O opóźnieniu wysyłania wiadomości pisaliśmy w drugim wpisie z serii „365Tips”. Wracając jednak to odwołania wysłanej wiadomości – jeśli na co dzień korzystamy z rozwiązania Microsoft 365, a nasza poczta skonfigurowana jest w oparciu o Exchange Online to mamy wszystko, co potrzebne, aby z niej skorzystać.
Jak odwołać wysłaną wiadomości e-mail w Outlook?
1. „Stara” wersja aplikacji Outlook (classic)
Posiadając „klasyczną” wersję aplikacji Outlook kliknij w folder „Elementy wysłane”. Następnie, kliknij dwukrotnie w wiadomość, którą chcesz odwołać, a następnie wybierz zakładkę „Plik” w lewym górny rogu okna wiadomości.
W kolejnym kroku kliknij w kafelek „Wyślij ponownie lub odwołaj” i „Odwołaj tę wiadomość”.
Spowoduje to wyświetlenie okienka kontekstowego z komunikatem widocznym na poniższym zrzucie ekranowym. Mamy informację o tym, że część adresatów mogła już przeczytać wiadomość, więc w ich przypadku odwołanie nie będzie możliwe. Niemniej, u tych, którzy jeszcze tego nie zrobili i są członkami naszej firmy – już tak. Możliwe jest wybranie dwóch opcji:
- usunięcie nieprzeczytanej kopii wiadomości,
- usunięcie nieprzeczytanej kopii wiadomości i jej zamienienie na nową wiadomość.
Niezależnie od wybranej, warto pozostawić zaznaczony checkbox przy powiadomieniu o pomyślnym lub niepomyślnym odwołaniu. Dzięki temu, dostaniemy raport o skuteczności odwołania wiadomości.
Czas trwania odwoływania wiadomości jest różny. Jest to zazwyczaj kilka minut aż do 24 godzin, co jest uzależnione od ilości adresatów. Przychodzi on z adresu Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript....
… i zawiera link do raportu, który otwiera się w osobnej karcie w przeglądarce oraz jest możliwy do wyeksportowania do pliku .csv.
2. „Nowy” Outlook oraz wersja przeglądarkowa
W przypadku „nowego” Outlook`a oraz wersji przeglądarkowej opcja odwołania dostępna jest na wstążce, po otworzeniu wiadomości, którą chcemy odwołać.
Po kliknięciu w nią pojawia się stosowny komunikat.
Usuwanie odczytanych wiadomości jest domyślnie włączone – dobrze jednak wiedzieć o tym, że administrator może wyłączyć tą opcję oraz ustawić, że odwołanie będzie możliwe dla wiadomości nie starszych niż określona liczba dni.
Funkcja odwołania wysłanej wiadomości – warto o niej pamiętać!
Działając w ramach ekosystemu Microsoft 365 dobrze wiedzieć, jakie możliwości skrywają posiadane narzędzia. Możliwość odwołania wysłanej wiadomości jest bardzo przydatna, a jej skuteczność jest szacowana na około 90%. Fakt, działa tylko w ramach danej firmy, niemniej usuwanie wiadomości wysłanych do zewnętrznych odbiorców mogłoby być postrzegane jako naruszenie ich prywatności i danych. Stąd też Microsoft nie zdecydował się na rozszerzenie tej funkcjonalności. W związku z tym, warto w codziennej pracy wdrożyć funkcję opóźnienia wysyłania wiadomości, a jeśli to nie pomoże to „ratować” się odwołaniem wysłanej wiadomości.
Jeżeli chcesz być na bieżąco z kolejnymi tip`ami z serii „365Tips” to czujnie śledź naszego bloga. W przypadku problemów z daną funkcją – coś nie działa, nie ma jej u Ciebie lub masz pytania dotyczące Microsoft 365 – skontaktuj się z nami, pomożemy!