Outlook – każdy twierdzi, że go zna. Można by rzec – co to za filozofia wysłać maila? Prawda, ale czy są nam znane inne opcje, które skrywa, a których użycie może znacznie przyspieszyć i ułatwić naszą pracę?
Niniejszym wpisem otwieramy serię „365Tips”, w ramach której będziemy się z Wami dzielić przydatnymi funkcjami dostępnymi w Microsoft 365, a więc w Outlook, Word, Teams, Planner i wielu innych. Prosto, zwięźle i na temat, wraz z instrukcją przedstawiającą, jak z nich korzystać. Na „pierwszy ogień” Outlook, który daje możliwość na szybkie pisanie wiadomości. I nie chodzi tutaj o szablony.
Kto nie chciałby spędzać mniej czasu na pisaniu maili? Chyba każdy. A jeśli są to wiadomości bardzo do siebie zbliżone to można śmiało stwierdzić, że jest to wręcz pytanie retoryczne. Niemniej, jeżeli nie da się zastosować szablonu, bo jednak tworzona treść musi się nieco różnić od siebie, to co zrobić? Odpowiedzią jest funkcja zwana Szybkimi częściami, która jest dostępna w aplikacji Outlook. Szybkie części to nic innego jak gotowe fragmenty treści, które możemy zapisać, a podczas tworzenia maila dodać je z galerii bądź inicjując ich nazwy. Ich zastosowanie pozwala na zdecydowanie sprawniejsze pisanie wiadomości.
Jak stworzyć Szybką Część?
Chcąc utworzyć Szybką Część uruchom aplikację Outlook i wybierz opcję „Nowa wiadomość e-mail” na wstążce:
W kolejnym kroku, w oknie wprowadzania treści wiadomości, wpisz tekst, który bardzo często używasz w swoich mailach. Gdy ją napiszesz zaznacz ją, kliknij w zakładkę „Wstawianie”, następnie „Szybkie Części” i „Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części”:
Pojawi się okno nazwane „Tworzenie nowego bloku konstrukcyjnego”. W tym miejscu możesz określić parametry tworzonej Szybkiej Części. Gdy będziesz miał ich dość sporo to warto skorzystać z „Kategorii”, aby mieć je odpowiednio poukładane. Kluczowa jest nazwa, ponieważ pisząc ją w wiadomości będzie możliwość „wywołania” zawartości Szybkiej Części – ale o tym za chwilę. Po jej wprowadzeniu kliknij „Ok”.
Weryfikacja działania
Po zapisaniu Szybkiej Części usuń zawartość okna wiadomości e-mail, a następnie zacznij wpisywać jej nazwę. Jak widzisz, Outlook wykrył, że możesz chcieć wstawić zawartość Szybkiej Części do treści wiadomości. Wystarczy, że klikniesz „Enter” i utworzona przez Ciebie Szybka Część zostanie dodana do tworzonego maila. Jest to zdecydowanie najszybsza metoda korzystania z tej funkcji.
Drugim sposobem na wstawienie Szybkiej Części jest jej wybranie z galerii. Gdy masz otwarte okno nowej wiadomości e-mail kliknij w kartę „Wstawianie”, a następnie „Szybkie części”. Jak widzisz, ostatnio utworzona Szybka Część jest dostępna „od ręki” – wystarczy, że w nią klikniesz, aby ją wstawić. Gdybyś jednak miał ich sporo i potrzebował innej to kliknij w widoczną prawym przyciskiem myszy i wybierz „Organizuj i usuń”:
W tym momencie jesteś w „centrum dowodzenia” Szybkich Części. Sekcja „Bloki konstrukcyjne” to lista utworzony przez Ciebie Szybkich Części. Zaznaczając dowolną widoczny jest jej podgląd, a u dołu znajdują się opcje ich edycji oraz możliwość wstawienia poprzez przycisk „Wstaw”.
Work smart, not hard
W pracy konsultanta bardzo rzadko spotykałem się z tym, aby ktoś z klientów korzystał z funkcji Szybkich Części. Dla kontrastu – miałem również okazję uczestniczyć w szkoleniu marketingowym, podczas którego prowadzący zachwalał pewne narzędzie, bo… można tworzyć bloki tekstu, a dzięki temu nie tracić sporo czasu na pisanie maili. Dobrze zatem wiedzieć, że mając odpowiednią licencję Microsoft 365, np. Business Standard, mamy możliwość korzystania z najnowszej wersji klienta Outlook, który wyposażony jest w opcję pozwalającą na pisanie maili 2x szybciej. Nie musimy więc płacić za inne, dodatkowe narzędzie. Gorąco zachęcam Cię do zapoznania i korzystania z Szybkich Części w codziennej pracy. Gwarantuję, że gdy staniesz się przysłowiowym „mistrzem” to odzyskasz sporo czasu, który będziesz mógł przeznaczyć na inne, bardziej kreatywne działania.
Jeżeli chcesz być na bieżąco z kolejnymi tip`ami z serii „365Tips” to czujnie śledź naszego bloga. W przypadku problemów z daną funkcją – coś nie działa, nie ma jej u Ciebie lub masz pytania dotyczące Microsoft 365 – skontaktuj się z nami, pomożemy!