Rejestracja obecności i czasu pracy w firmach często opiera się na tradycyjnych, papierowych listach. Niby nie ma w tym nic złego do czasu pojawienia się mniej standardowej sytuacji. Może nią być posiadanie „kontraktowca” czy też praca zdalna części pracowników. W obliczu rosnących wymagań rynkowych oraz różnorodnych modeli pracy, wiele organizacji zmaga się z wyzwaniami związanymi z tym aspektem – z zarządzaniem obecnością pracowników.
Na porządku dziennym stają się grafiki obecności pracowników, automatyczne tworzenie kart obecności, harmonogramy zespołowe czy możliwość integracji z innymi rozwiązaniami IT. W przypadku, gdy firma posiada i aktywnie korzysta z subskrypcji Microsoft 365 idealnie byłoby, aby pracownik mógł rejestrować obecność chociażby z Microsoft Teams czy aplikacji mobilnej. Odpowiedzią na proces rejestracji obecności w pracy jest Elektroniczna Karta Obecności / 365.
W wielu przedsiębiorstwach praca hybrydowa stała się codziennością. Jest to pewnego rodzaju kompromis pomiędzy tym, co było przed pandemią, czyli pracą stacjonarną, a tym, co sytuacja ówczesna wymusiła, czyli pracą zdalną. Nagle część firm odkryła, że da się pracować zdalnie, można ograniczyć koszty przy jednoczesnym braku spadku efektywności – a czasami nawet jej wzroście. Każdy „kij” ma jednak „dwa końce”. Po dłuższej „rozłące” z biurem część pracowników nie była w stanie normalnie pracować – brakowało im realnego, fizycznego kontaktu z drugim człowiekiem, a dom mający być miejscem relaksu i spędzania czasu wolnego z rodziną przestał nim być. W związku z tym, wiele firm zdecydowało się na wspomniany, mieszany model, w ramach którego najczęściej 2 lub 3 dni to praca z biura, a pozostałe zdalnie. Jest on też często oczekiwanym przez kandydatów do pracy – niejednokrotnie determinującym wybór firmy. Pewna część firm nie przygotowała się jednak dostatecznie na to rozwiązanie pomijając proces rejestracji obecności i czasu pracy. Do tej pory była papierowa lista na recepcji i już, a jak teraz pogodzić to z faktem, że część osób pracuje zdalnie? Dla firm, które wdrożyły i na co dzień korzystają z usług wchodzących w skład Microsoft 365 mamy dobrą wiadomość – nasza aplikacja Elektroniczna Karta Obecności / 365 stanowi rozwiązanie wspomnianego problemu.
CZYM JEST ELEKTRONICZNA KARTA OBECNOŚCI / 365?
Aplikacja Elektroniczna Karta Obecności / 365 to narzędzie wspierające sporządzanie listy obecności pracowników w firmie. Umożliwia tworzenie harmonogramów pracy w układzie miesięcznym uwzględniając różne tryby pracy, obecności. Dodatkowo, pozwala na tworzenie grafików obecności pracowników w oparciu o indywidualne warunki zatrudnienia. Dzięki temu, zawsze wiadomo, gdzie przebywają pracownicy danego dnia. Rozwiązanie pozwala zrezygnować z tradycyjnego, papierowego podpisywania się na liście obecności na rzecz zautomatyzowanego, cyfrowego obiegu informacji w postaci e-kart obecności. Tym samym, eliminujemy ryzyko błędów oraz mamy lepszą kontrolę obecności pracowników w trybie pracy hybrydowej Rozwiązanie działa w oparciu o środowisko Microsoft 365, które zapewnia zgodność z wymogami RODO i elastyczność, gdybyśmy chcieli dostosować ją do konkretnych i indywidualnych wymagań firmy. To też sprawia, że nie musimy mieć dodatkowego konta do jej obsługi – wystarczy to, które używamy w ramach Microsoft 365. Z kolei, samą aplikację możemy uruchomić:
- w komunikatorze Microsoft Teams,
- przez przeglądarkę internetową,
- na urządzeniu mobilnym (smartfon),
- oraz zintegrować z innymi posiadanymi przez firmę aplikacjami.
Warto wspomnieć, że funkcjonalność Elektronicznej Karty Obecności / 365 nie jest ograniczona wyłącznie do rejestracji obecności i czasu pracy pracowników. Aplikacja pozwala na:
- budowę grafików obecności miesięcznych z możliwością oznaczania trybu pracy,
- automatyczne generowanie kart obecności pracownika na bazie zbieranych przez cały miesiąc danych,
- archiwizację danych w formie kart PDF,
- tworzenie harmonogramów obecności członków całego działu czy też zespołu projektowego,
- wnioskowanie o nadgodziny oraz wsparcie w ich rozliczeniu, jak i wcześniejszych wyjść z pracy,
- eksport danych do innych systemów HR.
Co ważne – aplikacja zapewnia zgodność z nowelizacją Kodeksu Pracy z 2023 roku wskazującą zgodę dla pracy zdalnej. Dodatkowo, Elektroniczna Karta Obecności / 365 wchodzi w skład platformy Systeo / 365, w ramach której akcja w jednym rozwiązaniu wywołuje reakcję w innym („One-Click”). Idealne połączenie stanowi jej integracja z aplikacją Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365, co eliminuje konieczność manualnej rejestracji nieobecności bądź rozwiązaniem Rozliczanie Delegacji / 365, co umożliwia na synchronizację informacji o planowanych i odbytych delegacjach.
JAK DZIAŁA ELEKTRONICZNA KARTA OBECNOŚCI / 365?
Każdy pracownik, który ma dostęp do aplikacji, może utworzyć harmonogram pracy na kolejny miesiąc – czy to z poziomu Teams, smartfona lub przeglądarki. Harmonogram jest zbudowany indywidualnie na bazie zdefiniowanych planów pracy przez przełożonych lub dział HR. Może on być modyfikowany przez pracownika – wtedy przełożony otrzymuje powiadomienie mailowe – lub może zostać włączona funkcja wymagająca akceptacji zmiany, np. przez dział HR. Natomiast, tylko przełożony lub HR mają możliwość m.in. zdefiniowania różnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, czy też jej trybu.
System wylicza liczbę przepracowanych godzin w miesiącu i porównuje ją z ustalonym planem pracy, wyliczając saldo miesiąca. Dodatkowo, aplikacja umożliwia tworzenie harmonogramu zespołu i wyświetlanie go w formie pojedynczych dni lub całego miesiąca. Istotnym udogodnieniem jest opcja pozwalająca na sprawdzenie, gdzie obecnie znajdują się osoby z danego zespołu – czy pracują z domu, są na urlopie, a może przebywają w delegacji.
Istotną funkcją jest Panel HR przeznaczony – jak sama nazwa wskazuje – dla przedstawicieli działu personalnego. Ma on jednak bardzo podobne funkcje do przełożonego. Panel HR zapewnia pracownikom działu HR wgląd w dowolne grafiki, godziny nadliczbowe czy karty obecności wszystkich osób w firmie. Oprócz tego, posiada zbiorcze zestawienie o wszystkich nadgodzinach i wcześniejszych wyjść, co umożliwia na ich późniejsze sprawne rozliczenie. Tak jak przełożony – dział HR ma możliwość tworzenia planów pracy dla różnych stanowisk i ich przypisywanie do konkretnych pracowników. Na tej podstawie generowane są później harmonogramy przez pracowników.
Ponadto, aplikacja posiada swój własny Panel ustawień, gdzie administrator rozwiązania może ustawić słowniki danych podstawowych, plany pracy, uprawnienia dla poszczególnych użytkowników czy zasady harmonogramów, np. konieczność akceptacji modyfikacji przez przełożonego. Co więcej – istnieje możliwość rozbudowy aplikacji o dodatkowe funkcje po uprzedniej analizie oczekiwanego procesu.
ELEKTRONICZNA KARTA OBECNOŚCI / 365 - CZY WARTO?
Dużą zaletą aplikacji Elektroniczna Karta Obecności / 365 jest fakt, że działa w ramach Microsoft 365, rozszerzając jego funkcjonalność o proces rejestracji obecności i czasu pracy pracownika. Integruje się nie tylko z pozostałymi aplikacjami wchodzącymi w skład platformy Systeo / 365 jak Rozliczanie Delegacji / 365, Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365 czy Elektroniczny Obieg Dokumentów / 365, ale również usługami Microsoft Teams czy pocztą Outlook. Wątek integracji z innymi rozwiązaniami nie jest tu przypadkowy – decyzja o wdrożeniu kilku aplikacji jest zdecydowanie korzystniejsza również z punktu widzenia finansowego. Do pozostałych korzyści należy zaliczyć:
- centralizację – jedna aplikacja gromadząca dane na temat obecności, wcześniejszych wyjść, nadgodzin pracowników w firmie;
- lepszą kontrolę i monitorowanie obecności pracowników w trybie pracy hybrydowej poprzez codzienną, dwukrotną weryfikację wejścia do i wyjścia z pracy;
- digitalizację procesu – aplikacja może swobodnie zastąpić tradycyjną kartę obecności w organizacji;
- automatyzację codziennego podpisu – aplikacja eliminuje konieczność potwierdzania swojej obecności poprzez podpis na papierowej liście;
- comiesięczne zestawienia obecności – w formacie pdf dopasowane do firmowego layout`u, możliwe do wydrukowania oraz archiwizacji w chmurze;
- optymalizację kosztów – pozostajemy w środowisku Microsoft 365, nie musimy korzystać z rozwiązania firmy trzeciej;
- elastyczność – istnieje możliwość rozszerzenia funkcjonalności aplikacji o dodatkowe opcje w zależności od potrzeb organizacyjnych.
Elektroniczna Karta Obecności / 365 to rozwiązanie spełniające wymagania XXI-wiecznego stylu pracy, jakim jest model hybrydowy. O papierowych listach należy jak najszybciej zapomnieć. W porównaniu do nich, elektroniczna karta obecności oferuje więcej możliwości, m.in. ustawienie konkretnego trybu pracy w danym dniu, wnioskowanie o nadgodziny, tworzenie harmonogramów zespołowych czy automatyczne generowanie kart obecności. Aplikacja stanowi duże ułatwienie pracy działu HR odpowiedzialnego za rozliczanie wcześniejszych wyjść oraz nadgodzin danego pracownika, gdyż otrzymuje on wgląd do harmonogramu pracy wszystkich zespołów, ale i indywidualnych osób w organizacji. Z kolei, sam proces wdrożenia Elektronicznej Karty Obecności / 365 w ramach narzędzi, z których już korzystamy, czyli Microsoft 365, sprawia, że jesteśmy w stanie zrealizować go zdecydowanie szybciej.
Zastanawiasz się, jakie korzyści może przynieść wdrożenie aplikacji Elektroniczna Karta Obecności / 365 w Twojej firmie?
Nie czekaj – skontaktuj się z nami, aby uzyskać darmową konsultację i dowiedzieć się więcej na temat Elektronicznej Karty Obecności / 365.
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. | +48 535 862 616