Zmiany klimatyczne, praca zdalna, a w tym modne „pracokacje” (workation), pęd życia, konieczność podejmowania szybkich decyzji przy jednoczesnym cięciu kosztów, czyli generowaniu oszczędności w postaci czasu i pieniędzy – to tylko niektóre zjawiska, które sprawiają, że firmy szukają konkretnych narzędzi stanowiących na nie odpowiedź.
Nie ulega wątpliwości, że chcąc rozwiązać wspomniane aspekty należy zwrócić swoje oczy w kierunku sfery cyfrowej, a najlepiej usług chmurowych takich jak Microsoft 365. Są one na tyle elastyczne i proste w użyciu dla użytkowników, że można je zastosować w obsłudze, np. procesu elektronicznego obiegu dokumentacji w firmie. Czym on jest oraz jakie korzyści może przynieść jego wdrożenie w przedsiębiorstwie?
Niezależnie od tego czy:
- prowadzimy małą firmę,
- zarządzamy dużym przedsiębiorstwem,
- posiadamy przysłowiowe „miliony” procedur,
- rozumiemy się z innymi „bez słów” i każdy wie, co ma robić,
to czy tego chcemy, czy nie – w naszej organizacji pojawiają się różnego rodzaju dokumenty. Zamówienia, oferty, faktury zakupowe, sprzedażowe, wnioski, zapotrzebowanie to tylko kilka przykładów. Co więcej, za każdym z tych dokumentów kryje się jakiś proces, czyli schemat działań. Składając wniosek o zakup nowego laptopa najczęściej trafia on do akceptacji przełożonego (i może jeszcze wyżej postawionej osoby), a jeśli decyzja jest pozytywna to zamówienie trafia do działu zakupów, gdzie jest realizowane przy współpracy z działem księgowym. Co jednak, gdy nawiążemy współpracę z firmą lub klientem, który chce wymieniać się z nami dokumentami w formie elektronicznej? Co w sytuacji, gdy manager jest w delegacji, a potrzebujemy, aby zaakceptował napisaną umowę przed jej wysłaniem do klienta? Dodatkowo, coraz więcej pism prawnie czy urzędowo funkcjonuje w sferze cyfrowej. Odpowiedzią na przytoczone scenariusze jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji w firmie.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentacji?
Elektroniczny obieg dokumentacji to nic innego, jak przeniesienie działań związanych z firmowymi dokumentami do sfery cyfrowej. W związku z tym, zamiast drukować niezbędne pisma i zanosić je do konkretnych osób bądź wysyłać pocztą – wszystkie te działania wykonujemy elektronicznie zgodnie z określonymi procedurami (ścieżkami działań). To jest kluczowy aspekt elektronicznego obiegu dokumentów – nie należy go pojmować jedynie jako wrzucanie dokumentów do chmury, np. SharePoint`a i na tym koniec. Przykładowo – standardowo, Kowalski wypisuje papierowy wniosek o urlop i zanosi go do przełożonego. Nowak go akceptuje – daje znać Kowalskiemu o tym fakcie oraz idzie do działu HR. Dział HR wpisuje do „książki urlopów” termin urlopu Kowalskiego. W sferze elektronicznej cały ten proces odbywa się bez grama papieru i konieczności chodzenia między działami. Kowalski otwiera aplikację do składania wniosków urlopowych i uzupełnia niezbędne pola. Po kliknięciu „Wyślij” automatycznie uruchamia się proces akceptacji – wniosek trafia do przełożonego/-ych, którzy otrzymują powiadomienie o nowym wniosku. Mają możliwość podejrzenia kalendarza z urlopami zespołu i na jego podstawie podjęta jest decyzja o akceptacji bądź odrzuceniu. Jeśli wniosek zostaje zaakceptowany to Kowalski dostaje powiadomienie o tym fakcie oraz dział HR, który ewidencjonuje to zdarzenie i kontroluje dostępność poszczególnych rodzajów urlopu Kowalskiego na dany rok. Paperless w czystej postaci.
Z punktu widzenia technicznego – elektroniczny obieg dokumentacji wymaga odpowiedniego systemu bądź aplikacji informatycznej, która będzie w stanie kompleksowo obsłużyć ten, jak i inne procesy. Tego typu rozwiązaniami są Workflow / 365 i Elektroniczny Obieg Faktur / 365, które obsługują dwa różne rodzaje obiegu dokumentów w organizacji. Oba rozwiązania działają w oparciu o sprawdzoną technologię Microsoft 365, czyli zestaw usług chmurowych zgodnych z RODO i zapewniających bezpieczeństwo. Oznacza to, że jeśli aktywnie korzystamy, np. z Microsoft Teams to możemy do niego dodać moduł Workflow 365 czy Elektroniczny Obieg Faktur 365 dzięki czemu użytkownik nie będzie musiał przełączać się między poszczególnymi aplikacjami. Do czego jednak konkretnie służą wspomniane rozwiązania?
Workflow 365 – jedno miejsce na wszystkie dokumenty firmowe
Workflow / 365 to bardzo uniwersalna aplikacja do obiegu dokumentacji, która umożliwia tworzenie, przesyłanie, akceptowanie oraz archiwizowanie dokumentów firmowych. Za jej pośrednictwem można zdefiniować konkretny typ dokumentu (m.in. automatyczne sygnatury) oraz ustalić jego indywidualną ścieżkę akceptacji. Dzięki temu, rozwiązanie jest elastyczne i może być zastosowane do specyficznych wymagań danej firmy.
Dodatkowo, jeśli tworzony dokument wymaga wprowadzenia danych kontrahenta to wystarczy wprowadzić jego NIP, a Workflow 365 pobierze pełne dane firmy dzięki integracji z bazą GUS. Aplikacja daje również możliwość na tworzenie własnej listy kontrahentów. Co więcej, narzędzie pozwala na podłączenie skrzynki e-mail i korzystanie z niej bez konieczności przechodzenia do klienta pocztowego. Program jest przystosowany do odczytu plików za pomocą technologii OCR – Optical Character Recognition – czyli skanowania informacji z dokumentów papierowych (wymagana subskrypcja dostawcy OCR).
Sam interfejs aplikacji jest bardzo prosty i przejrzysty, co pozytywnie wpływa na szybkość pracy użytkownika. Warto wspomnieć, że Workflow 365 jest elementem platformy Systeo 365, w ramach której jest w stanie wymieniać się danymi z innymi rozwiązaniami spod szyldu „365”.
Elektroniczny Obieg Faktur 365 – kontrola kosztów firmowych w zasięgu ręki
Elektroniczny Obieg Faktur / 365 „skupia się” z kolei na zarządzaniu dokumentami kosztowymi i zapotrzebowaniem w firmie. Aplikacja pozwala na rejestrację kosztów firmowych (wraz z podziałem na koszty projektowe) oraz zgłaszanie zapotrzebowania, które następnie trafiają do akceptacji na podstawie zdefiniowanych progów kwotowych.
Osoby akceptujące otrzymują stosowne powiadomienia mailowe lub w ramach Microsoft Teams. Faktury kosztowe mogą również być akceptowane automatycznie na bazie wcześniejszego zapotrzebowania. Dodatkowo, tak jak w przypadku Workflow 365, Elektroniczny Obieg Faktur 365 jest zintegrowany z bazą GUS oraz może współpracować z systemem OCR.
Dzięki temu, firma zyskuje kontrolę nad finansami, nawet jeśli jest mocno rozbudowana, bowiem rozwiązanie jest w stanie obsługiwać wiele spółek bądź podmiotów gospodarczych. Warto również wspomnieć, że funkcjonalność aplikacji zapewnia gotowość na obsługę KSeF, daje możliwość wysyłki danych do systemów fakturowo-księgowych oraz integracji z Power BI, czyli systemem analizy danych.
Jakie korzyści daje wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji w twojej firmie?
Dość często pojawia się stwierdzenie, że gdy coś działa dobrze to po co to zmieniać. Nawet, jeśli chodzi o obieg dokumentacji papierowej. Owszem, jest w tym sporo prawdy, natomiast liczba korzyści, która wynika z implementacji elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest na tyle duża, że pytanie nie powinno brzmieć „czy wdrażamy”, lecz „kiedy wdrażamy”. Do najważniejszych korzyści elektronicznego obiegu dokumentacji można zaliczyć:
- bezpieczny dostęp do dokumentacji firmowej niezależnie od miejsca pracy – czy pracujemy zdalnie z Teneryfy, czy z biura w Katowicach, zawsze mamy dostęp do najaktualniejszej wersji dokumentu,
- szybsze wyszukiwanie – dokumenty przechowywane są w chmurze, dlatego dostęp do nich jest możliwy z poziomu każdego urządzenia zalogowanego do firmowego środowiska Microsoft 365. Dzięki temu, nie musimy przerzucać zakładek w segregatorach w celu odnalezienia ważnej umowy czy pisma,
- oszczędność pieniędzy i ekologiczne podejście – eliminujemy zużycie papieru do niezbędnego minimum, a to przekłada się na zmniejszenie emisji CO2 oraz zużycia wody,
- eliminacja błędów – automatyzacja przyczynia się do redukcji błędów ludzkich, a jej zastosowanie w ramach Workflow 365 oraz Elektronicznym Obiegu Faktur 365 daje możliwość śledzenia procesu akceptacji i generowania stosownych powiadomień,
- szybkość i elastyczność – obieg dokumentacji firmowej w ramach proponowanych rozwiązań jest podatny na modyfikacje, a co za tym idzie – może być dostosowany do specyficznych wymagań danej firmy. Dodatkowo, przejście z tradycyjnego na elektroniczny obieg dokumentów usprawnia i przyspiesza działania pracowników firmy.
Elektroniczny obieg dokumentacji staje się powoli koniecznością, a nie wymysłem. Jego implementacja w organizacji to droga ku większej efektywności, eliminacji błędów i redukcji kosztów. Do tego, lepiej poukładane procesy wewnątrz firmy przekładają się na lepsze relacje z klientami. A, jak świetnie wiemy, lepsze relacje to lepsze (większe) zyski.
Zastanawiasz się, jakie korzyści może przynieść wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz faktur w Twojej firmie?
Nie czekaj – skontaktuj się z nami, aby uzyskać darmową konsultację i dowiedzieć się więcej na temat modułów Workflow / 365 oraz Elektroniczny Obiegu Faktur / 365.
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. | +48 694 197 243