W obliczu rosnących wymagań organizacyjnych, automatyzacja procesów w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi – działach HR – staje się kluczowa dla efektywności i komfortu pracowników.
Jednym z zadań osób pracujących w popularnych „kadrach” jest sprawne i bezbłędne zarządzanie przepływem wniosków urlopowych. Już nikt nie wyobraża sobie ich składania w formie papierowej wiedząc, ile korzyści niesie wdrożenie rozwiązania, które jest w stanie w pełni je zdigitalizować i wyeliminować tradycyjny, papierowy „model”. Co więcej, możliwość wnioskowania o urlop z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie z poziomu smartfona jest po prostu szybkie i wygodne. Tak samo, jak jego akceptacja bądź odrzucenie. Do tego, jeśli aplikacja jest zintegrowana ze znanym oprogramowaniem biurowym takim jak Microsoft 365 to pytanie na temat jej wdrożenia jest retoryczne. A takim rozwiązaniem są właśnie Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365.
Urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, bezpłatny, opieka nad dzieckiem, szkoleniowy – prawie każdy w swoim życiu miał okazje składać wniosek o któryś z wymienionych. I to najczęściej w formie papierowej. Czasy się jednak zmieniły. W dobie, gdy każdy ma smartfona, a dzieci posiadają wrodzoną umiejętność obsługiwania ekranów dotykowych ciężko wyobrazić sobie firmę, która wciąż operuje na papierowych wnioskach. Oczywiście, wciąż takie się zdarzają, są to jednak przeważnie nieduże organizacje. W przypadku firm średnich i dużych nie ma już miejsca na papierowe wnioski urlopowe. I nie chodzi tu o ekologię, która również jest ważna, ale o eliminację błędów, szybki przepływ informacji oraz wygodę pracy zarówno pracowników składających urlop, działy personalne, które co roku weryfikują wielkość urlopu danej osoby, jak i przełożonych, którzy mają za zadanie rozpatrzyć złożony wniosek przez podwładnego. Na dłuższą metę Excel również nie pomoże. W związku z tym, jeżeli nasza firma korzysta już z rozwiązań do pracy grupowej, np. Microsoft 365 to warto zwrócić wzrok w kierunku aplikacji, które się z nim integrują i są zbudowane w oparciu o tą samą technologię. Ba – wręcz w usłudze, która jest dostępna we wspomnianej subskrypcji, czyli Power Apps. Taką aplikacją są przygotowane przez nas Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365.
ELEKTRONICZNE WNIOSKI URLOPOWE / 365 – DEFINICJA
Aplikacja Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365 to narzędzie, którego celem jest rejestracja wszystkich rodzajów absencji pracowników w firmie niezależnie od formy zatrudnienia. Rozwiązanie pozwala zrezygnować z tradycyjnego, papierowego wypełniania wniosków urlopowych na rzecz zautomatyzowanego obiegu informacji. Tym samym, eliminujemy ryzyko błędów, zapewniamy wygodę pracy działu kadr, ale i głównych użytkowników aplikacji, czyli pracowników i ich przełożonych. Działa w oparciu o środowisko Microsoft 365, które zapewnia zgodność z wymogami RODO i elastyczność, gdybyśmy chcieli dostosować aplikację do specyficznych wymagań firmy. Dzięki temu, nie musimy mieć dodatkowego konta do Elektronicznych Wniosków Urlopowych / 365 – wystarczy to, które używamy w ramach Microsoft 365. Z kolei, samą aplikację możemy uruchomić:
- w ramach Microsoft Teams,
- w przeglądarce internetowej,
- na urządzeniu mobilnym (smartfon),
- oraz zintegrować z innymi posiadanymi przez firmę aplikacjami
Warto odnotować, że obsługuje zwolnienia lekarskie, skierowania na badania lekarskie, szkolenia pracownicze, a także daje możliwość odnowienia certyfikatów i uprawnień pracowników. Posiada również możliwość planowania urlopów, dzięki czemu jej użytkownicy mogą bezkolizyjnie rezerwować terminy wakacji bez obawy o pokrycie się nieobecności z innymi osobami z tych samych działów. Co ważne – wspiera obsługę wniosków pracowników nieposiadających kont w ramach usług Microsoft 365 oraz zapewnia zgodność z nowelizacją Kodeksu Pracy w 2023 roku.
ELEKTRONICZNE WNIOSKI URLOPOWE / 365 – ZASADA DZIAŁANIA
Można powiedzieć, że aplikacja Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365 składa się z trzech widoków (panelów):
- Panel pracownika – czyli użytkownika rozwiązania. Jest to formularz, za pośrednictwem którego pracownik definiuje poszczególne parametry urlopu: data rozpoczęcia i zakończenia urlopu oraz jego rodzaj. Opcjonalnie, może dodać plik lub komentarz. Następnie, system automatycznie kalkuluje ilość dni urlopowych pomijając dni wolne od pracy (weekendy, święta oraz dni wolne zdefiniowane w aplikacji), wysyła go do przełożonego. „W tle” obliczane jest saldo – system pomniejsza je o wyliczoną ilość dni. W zależności od odpowiedzi na wniosek – pracownik widzi jaki ma on status (Zaakceptowany/ Brak akceptacji). Jeśli nie zostanie on pozytywnie rozpatrzony to saldo zostanie ponownie przekalkulowane, a pracownik otrzyma stosowne powiadomienie o decyzji przełożonego.
2. Panel przełożonego – to miejsce, w którym przełożony widzi wszystkie otrzymane wnioski do akceptacji, ale również, w formie kalendarza, zaplanowane urlopy swoich podwładnych. Gdy nowy wniosek się pojawi otrzymuje on powiadomienie mailowe lub notyfikację w Microsoft Teams. Może go zaakceptować lub odrzucić, a na etapie podejmowania decyzji od razu ma podgląd do informacji kto jeszcze z jego pracowników będzie w podobnym czasie na urlopie. Charakter aplikacji pozwala mu na obsługę procesu akceptacji chociażby z poziomu smartfona.
3. Panel HR – to miejsce, z poziomu którego osoby z działu personalnego mają wgląd do wszystkich wniosków w firmie. Dodatkowo, mają możliwość wprowadzenia przyznanej ilości dni urlopu dla wszystkich pracowników w firmie poprzez import pliku Excel. Co więcej, osoby z działu HR mają dostęp do pełnej historii urlopów pracowników i raportów przedstawiających w graficzny sposób absencje poszczególnych pracowników. Są w stanie kontrolować terminy skierowań na badania czy daty ich ważności. Gdy zajdzie taka konieczność, mogą również wystawić skierowanie na badanie wstępne, okresowe, kontrolne, szkolenie czy też dodać zwolnienie lekarskie do pracowników będących na urlopie.
Dodatkowo, warto wspomnieć o tym, że Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365 wchodzą w skład platformy Systeo 365, w myśl której akcja w jednym rozwiązaniu wywołuje reakcję w innym („One-Click”). W przypadku, gdy firma posiada już Elektroniczną Kartę Obecności / 365 to można doprowadzić do synchronizacji informacji między rozwiązaniami. Tym samym, zaakceptowane wnioski urlopowe i inne nieobecności będą się pojawiać w e-karcie obecności pracownika.
KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z WDROŻENIA APLIKACJI ELEKTRONICZNE WNIOSKI URLOPOWE / 365
Ogromną zaletą aplikacji Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365 jest fakt, że działa w ramach Microsoft 365, rozszerzając jego funkcjonalność o kluczowe aspekty związane z zarządzaniem procesem wniosków urlopowych. Dodatkowo, integruje się z usługami wchodzącymi w jego skład – z Microsoft Teams oraz kalendarzem Outlook – zaakceptowany wniosek tworzy termin w kalendarzu pracownika. Świetnie działa solo, ale jest również jedną z „reprezentantek” aplikacji przeznaczonych dla działu personalnego, takich jak: Elektroniczna Karta Obecności / 365, Ocena Okresowa Pracownika / 365 czy Cykl Życia Pracownika / 365. Decyzja o wdrożeniu kilku aplikacji jest zdecydowanie korzystniejsza z punktu widzenia finansowego. Do pozostałych korzyści należy zaliczyć:
- centralizację – jedna aplikacja gromadząca dane na temat urlopów pracowniczych w firmie;
- integracje – z Teams, Outlook oraz Excel (importy i eksporty) + rozwiązanie może być zintegrowane z innymi systemami HR posiadanymi przez firmę;
- lepszą kontrolę – dział HR na bieżąco monitoruje terminy badań pracowników oraz ważność ich uprawnień i certyfikatów;
- digitalizację procesu – przejście z papierowych wniosków na wnioski cyfrowe minimalizuje błędy dotyczące niewłaściwych wyliczeń pozostałego urlopu do wykorzystania oraz automatyzuje proces przepływu informacji między działem HR, pracownikiem oraz jego przełożonym;
- transparentność – przełożony widzi, czy urlopu podwładnych nie nachodzą na siebie, a więc jest w stanie szybko podjąć decyzję co do akceptacji bądź odrzucenia wniosku o urlop. Z kolei dział HR ma graficzny raport pozwalający „w mig” zorientować się o urlopach przedstawicieli danego działu w firmie;
- wszechstronność – oprócz wniosków urlopowych, aplikacja jest w stanie obsłużyć zastępstwa, skierowania lekarskie, skierowania na szkolenie, odnowienia certyfikatów i uprawnień pracowników;
- optymalizację kosztów – pozostajemy w środowisku Microsoft 365, nie musimy korzystać z rozwiązania firmy trzeciej;
- elastyczność – istnieje możliwość rozszerzenia funkcjonalności aplikacji o dodatkowe opcje w zależności od potrzeb organizacyjnych.
Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365 to innowacyjne rozwiązanie, które przynosi wymierne korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom, ułatwiając zarządzanie urlopami, ich planowanie jak również monitorowanie terminów badań, uprawnień i certyfikatów. W porównaniu do tradycyjnych metod, elektroniczne wnioski urlopowe oferują większą efektywność, łatwość dostępu oraz lepszą organizację danych. Pracownicy mają stały dostęp do informacji o swoich urlopach i statusach złożonych wniosków, przełożeni są w stanie sprawdzić, czy urlopy podwładnych nie nachodzą na siebie, a dział kadr ma stały wgląd w saldo urlopów danego pracownika czy też wygenerować zestawienia dotyczące jego nieobecności. Dodatkowo, proces wdrożenia aplikacji w ramach narzędzi, z których już korzystamy, czyli Microsoft 365, sprawia, że nie jest on czasochłonny, a użytkownicy są w stanie zaadaptować rozwiązanie w swoich codziennych zadań zdecydowanie szybciej.
Zastanawiasz się, jakie korzyści może przynieść wdrożenie aplikacji Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365 w Twojej firmie?
Nie czekaj – skontaktuj się z nami, aby uzyskać darmową konsultację i dowiedzieć się więcej na temat aplikacji Elektroniczne Wnioski Urlopowe / 365.
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. | +48 535 862 616