„Wszystko ma swój czas i przychodzi kres na kres” – tymi słowami rozpoczyna się refren jednego z przebojów zespołu Perfect. Trudno się z nim nie zgodzić, gdyż do jakiejkolwiek sfery życia prywatnego czy zawodowego byśmy ich nie odnieśli to w każdej są prawdziwe. Mowa także o obszarze zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.
Pracownicy są zatrudniani, pełnią swoje obowiązki, po czym sami odchodzą bądź są zwalniani z różnych powodów. Niemniej, jest to powtarzalny cykl, który dobrze zarządzany może przynieść organizacji ogromne korzyści. Nie odkryje Ameryki ten, kto powie, że koszt zatrudnienia nowej osoby jest zdecydowanie większy niż utrzymanie obecnego pracownika. W związku z tym, warto wprowadzić w firmie tzw. cykl życia pracownika, który będzie wspierany przez odpowiednie narzędzie informatyczne. Czym on jednak jest oraz jakie korzyści może przynieść jego wdrożenie w przedsiębiorstwie?
CZYM JEST CYKL ŻYCIA PRACOWNIKA?
Cykl życia pracownika to podróż – droga pracownika w firmie prowadząca go przez poszczególne etapy. Można powiedzieć, że są to następujące po sobie fazy, przez które pracownik przechodzi w organizacji. Jest wiele źródeł, które opisują poszczególne procesy składające się na cykl i nie zawsze ich ilość jest taka sama – wynika to najczęściej z różnic w zakresie tego, jakie działania należy uznać za rozpoczęcie cyklu. Niemniej, najnowsze opracowania branżowe wskazują na sześć etapów:
1. Wzbudzenie zainteresowania (attraction – przyciąganie)
Pierwszy etap cyklu ma na celu przyciągnięcie uwagi potencjalnych kandydatów do naszej organizacji. W związku z tym, podejmowane są wszelkie działania mające na celu podniesienie atrakcyjności firmy, a więc kreowanie dobrego wizerunku marki, sposób komunikacji w stosunku do ogółu, jak i obecnie zatrudnionych osób, opinie byłych i obecnych pracowników, misja firmy oraz kultura organizacji.
2. Rekrutacja
Następny faza to rekrutacja, podczas którego dokonywany jest wybór najlepszego kandydata. Jego wyselekcjonowanie często odbywa się poprzez rozmowę, testy i inne zadania rekrutacyjne. Niejednokrotnie negocjowane są również warunki zatrudnienia. Proces można uznać za zakończony, gdy kandydat otrzyma od firmy konkretną propozycję i ją zaakceptuje.
3. Onboarding w organizacji
Trzeci etap to wdrożenie w firmie oraz jej procesy. Dość często jest to mocno stresujący okres dla nowo zatrudnionego, dlatego warto, aby był dobrze zaplanowany, a przekazywane informacje na temat funkcjonowania organizacji jasne i konkretne. Pozwoli to uniknąć niedomówień, a nawet zniechęcenia – na to trzeba zwrócić szczególną uwagę, ponieważ dobrze wdrożony pracownik ma na tym etapie ogromne pokłady zapału oraz chęci, aby się wykazać.
4. Rozwój
Właśnie chęć pokazania się z jak najlepszej strony i otwartość „na nowe” są motorem napędowym rozwoju, czyli czwartek etapu „podróży” pracownika w firmie. Jeśli organizacja zainwestuje w jego rozwój, wzbudzi w nim chęć do ciągłego nabywania niezbędnych umiejętności i doskonalenia posiadanych to będzie czerpać z niego ogromne korzyści. Odpowiednie zarządzanie „talentem” oraz jego wydajnością jest tutaj kluczowe.
5. Utrzymanie
Retencja to faza, do której dochodzą pracownicy odczuwający brak wyzwań oraz niedocenienie ze strony pracodawcy. Mają już ugruntowaną pozycję w organizacji, kilka lat doświadczenia, ale brak zainteresowania nimi przez organizację sprawia, że czują się wypaleni na skutek rutyny, w którą wpadli. Ogromną rolę odgrywa na tym etapie motywacja do ciągłego działania, ale i jasno postawione cele i komunikacja.
6. Offboarding – odejście z firmy
Ostatni etap to opuszczenie firmy. Powodów odejścia pracownika jest wiele. Niezależnie jakie by one były – warto mieć dobrze przygotowany plan offboarding`u, który – niestety – ale jest bardzo często pomijany. Po pierwsze – jeśli nie chcemy, aby pracownik opuścił nasze szeregi to warto podjąć próbę jego zatrzymania. W przypadku niepowodzenia powinniśmy przeprowadzić z nim tzw. exit interview, aby poznać powody odejścia oraz co mu się podobało/ nie podobało w organizacji. Nie wspominając o odbiorze niezbędnego sprzętu czy dostępów do systemów informatycznych używanych w firmie.
Wydawać by się mogło, że wiadomo, o co chodzi, jednak rozpisując cykl życia pracownika na poszczególne etapy widzimy, że składa się on z wielu procesów, a w każdym procesie są inne zadania do wykonania. Szczerze – nie wyobrażam sobie zarządzania tym procesem bez wsparcia dobrego narzędzia informatycznego. A takie możemy wdrożyć w ramach popularnej platformy Microsoft 365 i korzystać z niego bezpośrednio z poziomu znanego i lubianego Microsoft Teams, przeglądarki internetowej czy też urządzenia mobilnego. O jakim rozwiązaniu mowa? O Cyklu Życia Pracownika / 365.
CYKL ŻYCIA PRACOWNIKA 365 – CAŁA KARIERA W JEDNEJ APLIKACJI
Cykl Życia Pracownika 365 to aplikacja, która umożliwia zarządzanie wszystkimi procesami wchodzącymi w skład cyklu życia osoby w organizacji oraz monitorowanie jej efektywności. Rozwiązanie jest przeznaczone dla zespołów kadr oraz HR, natomiast posiada również interfejs dla pracownika, w którym może on sprawdzać przypisane mu zadania na każdym etapie „drogi” w firmie, oznaczać stopień ich wykonania czy też dodawać komentarze. Z technicznego punktu widzenia – aplikacja bazuje na technologii Microsoft i poświadczeniach Entra ID (dawne AAD – Azure Active Directory), co gwarantuje bezpieczeństwo, zaś samo narzędzie zrobione jest w Power Apps, co pozwala na jego dowolne modyfikowanie czy też dostosowanie do specyficznych wymagań danej firmy. Dodatkowo, jest to jedno z rozwiązań wchodzących w skład platformy Systeo 365 funkcjonującej w duchu „One-Click”. Przykładowo – podczas tworzenia nowego wniosku o zatrudnienie możemy skorzystać z powiązania z inną aplikacją – Struktura firmy – która pozwoli precyzyjnie wskazać, gdzie będzie umiejscowiony nowy pracownik, dla którego tworzymy wniosek rekrutacyjny. W drugą stronę – dane z aplikacji mogą być wysyłane do innych naszych rozwiązań jak np. Elektroniczne Wnioski Urlopowe 365.
Aplikacja wspiera nas na każdym etapie podróży nowo zatrudnionego w przedsiębiorstwie. Moduł „Rekrutacja” można określić mianem „inicjatora” cyklu życia pracownika – uruchamiany jest na podstawie wniosku o zatrudnienie, w ramach którego definiowane są wszelkie wymagania i informacje dla nowego pracownika. Taki wniosek wychodzi od managera i przechodzi kolejno przez dział kadr, HR, dyrektora oraz dyrektora HR.
Kolejny etap i jednocześnie moduł to „Onboarding”. W formularzu w aplikacji definiujemy informacje o wyposażeniu pracownika wynikające ze stanowiska i obowiązków. Warto też dodać niezbędne informacje w zakresie benefitów czy wymagań BHP. Oprócz tego, ustalamy zakres narzędzi i uprawnień dla nowej osoby oraz najważniejsze – zadania dla poszczególnych działów, które są zaangażowane w proces wdrożenia nowo zatrudnionej osoby.
Zmiany i rozwój to kolejny obszar aplikacji, który jest mocno powiązany z Onboardingiem. W nim to możemy dokonywać wszelkich zmian dotyczących pracownika, np. złożyć wniosek o zmianę zakresu obowiązków, awans, podwyżka, zmiana przełożonego. Wszystkie zmiany są rejestrowane i możliwe do podejrzenia za pomocą funkcji log. Dodatkowo, mogą być również przesyłane do naszego innego narzędzia (e-Teczki), w którym gromadzone są wszystkie informacje dotyczące pracownika.
Ostatni moduł to Offboarding. Na bazie zdefiniowanych w aplikacji szablonów przełożony tworzy listę zadań zgodnych z cyklem życia pracownika, jakie muszą być wykonane przed opuszczeniem stanowiska pracy przez pracownika. W kolejnym kroku przełożony wysyła formularz wraz z zadaniami do poszczególnych działów firmy (dział personalny, IT, administracja, finanse), a te, po ich wykonaniu, odznaczają je w aplikacji. Zaletą rozwiązania jest to, że przełożony, który najczęściej jest inicjatorem procesu, nie musi pamiętać o wszystkich elementach wyposażenia, jakie ma odchodzący pracownik, bo dane te są pobierane z modułu Onboarding oraz Zmiany i Rozwój Pracownika.
JAKIE KORZYŚCI DAJE WDROŻENIE CYKLU ŻYCIA PRACOWNIKA 365 W FIRMIE?
Może nam się wydawać, że nasza firma jest „za mała” na implementację koncepcji cyklu życia pracownika – nie mówiąc o aplikacji, która miałaby wspierać wszystkie procesy wchodzące w jej skład. Nic bardziej mylnego! Do głównych korzyści wynikających z wdrożenia koncepcji cyklu życia pracownika i rozwiązania Cykl Życia Pracownika / 365 można zaliczyć:
- wizualizacja – wdrożenie cyklu życia w przystępny sposób przedstawia nam całą drogę pracownika w firmie
- planowanie – zespół HR wie, na jaki etapie jest dany pracownik, a to zaś ułatwia zaplanowanie dalszego rozwoju kariery
- zatrzymanie talentów – cykl życia pomaga w takim zorganizowaniu środowiska pracy i jego warunków, aby najlepsi pracownicy zostali w nim jak najdłużej
- poprawa doświadczeń – właściwie zaplanowane procesy w cyklu, motywacja, kompleksowa opieka – to wszystko wpływa na pozytywne doświadczenia pracownika z pracy w danej organizacji. Informacje na ich temat można swobodnie dodawać w aplikacji
- redukcja kosztów – odpowiednio wdrożony i zarządzany cykl życia może przyczynić się do zmniejszenia rotacji w firmie
- centralizacja – wszystkie procesy, a w zasadzie zadania ich dotyczące, mamy w jednym narzędziu, do którego dostęp mają wszystkie niezbędne zaangażowane działy
- log zmian – wszelkiego rodzaju modyfikacje zakresu obowiązków, awanse, zmiana przełożonego, benefity są przechowywane w ramach „dziennika zmian” w aplikacji
- automatyzacja – nie musimy tworzyć każdego zadania ręcznie, możemy skorzystać z gotowych szablonów zadań przeznaczonych dla poszczególnych działów. Do tego, powiadomienia mailowe lub Teams czy też ankiety satysfakcji są generowane automatycznie
- integracja – z Microsoft 365, a więc pocztą e-mail, magazynem w chmurze (SharePoint), platformą Teams oraz innymi narzędziami wchodzącymi w skład platformy Systeo 365 (One-Click: akcja w jednej aplikacji wywołuje reakcję w innej). Dodatkowo, aplikacja daje możliwość utworzenia elektronicznej karty obiegowej
- rozbudowa – istnieje możliwość rozszerzenia funkcjonalności aplikacji o dodatkowe opcje w zależności od potrzeb organizacyjnych
Każdy pracownik jest inny. Inny charakter, inne oczekiwania, inne podejście do powierzonych obowiązków. To wszystko sprawia, że zarządzanie cyklem życia pracownika w firmie stanowi nie lada wyzwanie. W jego okiełznaniu niewątpliwie pomoże rozpisanie poszczególnych jego etapów oraz wdrożenie aplikacji Cykl Życia Pracownika 365 do tworzenia zadań, sprawdzania historii oraz motywowania i koordynowania ścieżki kariery pracownika, aby został z nami jak najdłużej.
Zastanawiasz się, jakie korzyści może przynieść wdrożenie rozwiązania do kompleksowego zarządzania cyklem życia pracownika w Twojej firmie?
Nie czekaj – skontaktuj się z nami, aby uzyskać darmową konsultację i dowiedzieć się więcej na temat Cyklu Życia Pracownika 365.
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. | +48 694 197 243 | +48 535 862 616