Jak cyfryzować dokumenty HR w Microsoft 365? Sprawdź, co daje e-Teczka / 365

Jeszcze parę lat temu cyfrowe rozwiązania w HR traktowano jako opcję — nie jako standard. W końcu wszystko działało: umowy w teczkach, podpisy na papierze, pieczątki z datą. I rzeczywiście — działało. Dzisiejsza rzeczywistość wygląda jednak zupełnie inaczej.

Tymczasem cyfryzacja dokumentacji kadrowej to nie tylko wygoda, ale realna zmiana jakości pracy. To mniej chaosu, więcej kontroli, szybszy dostęp do informacji i więcej czasu na to, co naprawdę ważne — ludzi. I nie chodzi tu o wrzucanie skanów do folderów, ale o prawdziwą transformację procesów kadrowych. Taką, jaką umożliwia aplikacja e-Teczka / 365 — w pełni zintegrowana ze środowiskiem Microsoft 365. Dzięki temu HR pracuje w środowisku, które zna i którego używa na co dzień: Outlook, Teams, SharePoint — wszystko działa razem, bez przeskakiwania między systemami, bez dodatkowych loginów i zbędnych komplikacji.

To pokazuje, że cyfryzacja HR może być nie tylko prosta i bezpieczna, ale też naprawdę konkretna w codziennych korzyściach. Bo tu nie chodzi tylko o technologię. Chodzi o czas, bezpieczeństwo i komfort pracy zespołu HR.

Dlaczego warto cyfryzować dokumenty kadrowe z e-Teczką / 365?

Nie każda cyfryzacja dokumentów kadrowych przekłada się na realne usprawnienie pracy. Wiele rozwiązań ogranicza się jedynie do przechowywania zeskanowanych dokumentów w folderach, co w praktyce niewiele zmienia w codziennym funkcjonowaniu działu HR.

e-Teczka / 365 to coś więcej niż cyfrowe archiwum. To nowoczesne narzędzie, które realnie wspiera codzienną pracę zespołów kadrowych — automatyzuje procesy, porządkuje dokumentację i znacząco oszczędza czas.

Poniżej przedstawiamy, jak e-Teczka działa to w praktyce:

Automatyczne przypisywanie dokumentów do części A, B, C, D, E

System rozpoznaje typ dokumentu (np. umowa, badania, aneks) i sam przypisuje go do właściwej części teczki, zgodnie z rozporządzeniem z 2018 r. HR nie musi się zastanawiać, czy dokument trafił tam, gdzie trzeba — wszystko dzieje się automatycznie.

Powiadomienia o zbliżających się terminach

Szkolenie BHP, badania okresowe, kończące się umowy? System sam przypomina o nadchodzących terminach — zarówno pracownikowi, jak i działowi HR. Koniec z ręcznym pilnowaniem dat w Excelu.

Integracja z Microsoft Entra ID (dawniej Azure AD)

Dane pracowników są automatycznie pobierane ze struktury organizacyjnej Microsoft 365. Dzięki temu nie trzeba ręcznie zakładać kont ani uzupełniać podstawowych informacji — system sam aktualizuje dane pracowników w e-Teczce.

Moduł „Moja e-Teczka” dla pracownika

Każdy pracownik ma dostęp do swoich dokumentów kadrowych — może przeglądać, pobierać, a nawet dodawać nowe załączniki (np. zaświadczenia, wnioski). Dział HR może sprawnie podejrzeć przesłane dokumenty w swoim panelu i je zaakceptować. Znika potrzeba wysyłania maili typu „czy mogę dostać kopię umowy z 2021 roku?”.

Dostęp dla menedżerów — bez angażowania HR

Przełożeni mają dostęp do teczek swoich zespołów (zgodnie z nadanymi uprawnieniami). Dzięki temu nie muszą dopytywać działu HR o status dokumentów, badań czy uprawnień — wszystko widzą w czasie rzeczywistym.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Dokumenty są przechowywane w bezpiecznym środowisku Microsoft 365, z pełnym szyfrowaniem i historią zmian. System dba o zgodność z RODO i rozporządzeniem dotyczącym prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Łatwa archiwizacja i eksport danych

e-Teczka umożliwia szybki eksport całej dokumentacji — przy wypowiedzeniu czy kontroli. Wszystkie pliki są uporządkowane i podpisane zgodnie ze strukturą akt osobowych.

Statystyki, raporty, pełna kontrola

System pozwala wygenerować zestawienia, listy brakujących dokumentów, analizy statusów. Dzięki temu HR ma wgląd w realną kondycję dokumentacji i może działać proaktywnie — zamiast reagować „po fakcie”.

Integracja z podpisem elektronicznym (EuroCert)

e-Teczka / 365 współpracuje z zewnętrznymi systemami e-podpisu, dzięki czemu cały proces obiegu dokumentów — od przygotowania, przez podpisanie, po archiwizację — może odbywać się cyfrowo, bez drukowania i skanowania.

Umowy, aneksy czy zaświadczenia podpisywane elektronicznie trafiają automatycznie do właściwej części akt osobowych. To nie tylko wygoda, ale też pełna zgodność z obowiązującymi przepisami i oszczędność czasu zarówno dla HR, jak i pracownika.

Wsparcie w cyfryzacji z Microsoft Syntex

Współpraca e-Teczki / 365 z Microsoft Syntex umożliwia automatyczne rozpoznawanie i kategoryzowanie dokumentów po ich treści. System potrafi zidentyfikować kluczowe dane, takie jak np. numer PESEL czy rodzaj dokumentu i na tej podstawie przypisać plik do właściwego pracownika oraz odpowiedniej części akt osobowych (A, B, C, D, E). To duże ułatwienie przy dekretacji dokumentów i realne wsparcie w codziennej pracy działu HR — szczególnie tam, gdzie dokumentów jest dużo, a czas na ich ręczne opisywanie ograniczony.

Integracje – moduły Systeo / 365 i systemy zewnętrzne

e-Teczka / 365 to część większego ekosystemu Systeo / 365 – zestawu naszych modułów działających w ramach Microsoft 365, które wspólnie wspierają kluczowe procesy personalne i administracyjne. Dzięki temu wszystkie działania HR odbywają się w jednym, spójnym środowisku. Przykład? Wystarczy rozpocząć proces onboardingu w module Cykl Życia Pracownika / 365, aby automatycznie utworzyła się e-teczka dla nowego pracownika — z przypisaniem dokumentów, struktury folderów, uprawnień i powiązań z kontem w Microsoft 365. Całość odbywa się automatycznie. To właśnie cyfrowe środowisko pracy HR: nowoczesne, zintegrowane, bezpieczne i zaprojektowane z myślą o realnym wsparciu codziennej pracy. Co ważne, jeżeli jest taka potrzeba platforma umożliwia również integrację z zewnętrznymi systemami kadrowo-płacowymi i ERP.

e-Teczka nowy standard pracy w HR

Podsumowując e-Teczka / 365 to narzędzie, które realnie wspiera transformację pracy działów HR: z ręcznego, czasochłonnego zarządzania dokumentami do podejścia zautomatyzowanego, uporządkowanego i transparentnego. Nie chodzi tu o zastępowanie ludzi technologią, ale o odciążenie specjalistów HR z powtarzalnych, administracyjnych zadań — po to, by mogli skupić się na tym, co naprawdę istotne: rozwoju pracowników, budowaniu zaangażowania i wspieraniu celów strategicznych firmy.

Organizacje, które wdrożyły e-Teczkę / 365, dostrzegają wyraźne zmiany: mniej chaosu, mniej błędów, mniej zapytań, które do tej pory zajmowały czas całego zespołu. A przy tym — większa przejrzystość i zaufanie. Pracownik ma dostęp do swoich danych wtedy, kiedy ich potrzebuje, a firma pokazuje, że dba o bezpieczeństwo, transparentność i nowoczesne podejście do zarządzania. W środowisku Microsoft 365, które większość firm już zna i wykorzystuje na co dzień, e-Teczka / 365 idealnie uzupełnia cyfrowe miejsce pracy — jako spójny, skalowalny i realnie użyteczny element nowoczesnego HR.

Jeśli chcesz usprawnić zarządzanie dokumentacją pracowniczą w swojej firmie, warto zapoznać się z możliwościami e-Teczka / 365 i przetestować funkcjonalności narzędzia już dziś!

Nie czekaj – skontaktuj się z nami, aby uzyskać darmową konsultację i dowiedzieć się więcej na temat tego rozwiązania:

info@systeo.pl | +48 535 862 616 | +48 600 500 067