Power Automate – automatyzacja codziennych zadań w praktyce

W jednym z naszych poprzednich artykułów opisaliśmy, jak Power Apps pomaga zamienić ręczne procesy i arkusze Excela w nowoczesne aplikacje. Dziś skupiamy się na kolejnym, równie ważnym narzędziu z rodziny Microsoft Power Platform – Power Automate.

To rozwiązanie, które pozwala połączyć różne systemy i zautomatyzować działania, które do tej pory trzeba było wykonywać ręcznie.

Kiedy w firmie potrzebna jest automatyzacja?

Jeśli w Twojej organizacji:

zadania są przekazywane e-mailem, a przypomnienia o nich trzeba wysyłać ręcznie,
zatwierdzanie wniosków wymaga długiej korespondencji i często się „gubi”,
dane są kopiowane z jednego systemu do drugiego (np. z Excela do Outlooka lub CRM),
kluczowe informacje pojawiają się zbyt późno, żeby działać szybko,
a ludzie spędzają czas na powtarzalnych czynnościach zamiast na wartościowej pracy…

…to znak, że czas zautomatyzować te procesy – prosto, szybko i bez potrzeby pisania kodu.

Power Automate – cyfrowy pracownik, który się nie myli

Power Automate to narzędzie typu low-code, które umożliwia budowanie przepływów pracy („flow”), integrujących różne aplikacje i systemy. Dzięki niemu można zautomatyzować:

wysyłkę powiadomień,
akceptacje i zatwierdzenia,
kopiowanie danych między systemami,
harmonogramy zadań,
reagowanie na zdarzenia (np. nowe zgłoszenie, otrzymany e-mail, zmiana statusu).

Co ważne – Power Automate działa w tle. Cicho, skutecznie i niezawodnie. Bez potrzeby codziennego nadzoru.

Przykłady automatyzacji, które robią różnicę

Typowe procesy, które automatyzujemy dla naszych klientów:

Automatyczna obsługa wniosków – np. po złożeniu wniosku o urlop w Power Apps, flow wysyła powiadomienie do przełożonego, a po akceptacji aktualizuje kalendarz działu.
Zgłoszenia IT lub HR – formularz trafia do odpowiedniego zespołu, przypisuje osobę odpowiedzialną i ustawia termin realizacji.
Monitoring dokumentów – np. przypomnienie o końcu ważności umowy lub certyfikatu z miesięcznym wyprzedzeniem.
Integracja z Microsoft Teams – automatyczne wiadomości do zespołu, gdy pojawi się nowy wpis lub zakończy się ważny etap projektu.
Zbieranie danych z formularzy i e-maili – dane z Forms lub Outlooka automatycznie trafiają do SharePointa lub Excela, bez potrzeby ręcznego kopiowania
Automatyczne powiadomienia o przyjęciu / realizacji zamówienia – zamówienie trafia na dedykowany adres e-mail, klient otrzymuje automatyczne powiadomienie zwrotne o przyjęciu i zakończeniu realizacji

Ekran 1: Przykład powiadomienia o zatwierdzonym wniosku urlopowym w MS Teams wygenerowanego przez Power Automate z aplikacji e-Wnioski Urlopowe / 365

Ekran 2: Automatyczne generowanie listy obecności w PDF – po zatwierdzeniu karty obecności przez przełożonego, Power Automate generuje plik PDF z listą obecności i podpisem. Dokument może zostać automatycznie zapisany w e-Teczce Pracownika

Ekran 3: Po zaplanowaniu rozmowy okresowej w aplikacji Ocena Okresowa Pracownika / 365, Power Automate automatycznie tworzy spotkanie w Outlooku i wysyła zaproszenie do pracownika.

Dlaczego warto wdrożyć Power Automate?

Automatyzacja nie oznacza rewolucji. To często drobne zmiany, które łącznie dają ogromny efekt. Co zyskuje firma?

Więcej czasu na ważne zadania – mniej pracy powtarzalnej.
Większa precyzja – koniec z błędami wynikającymi z ludzkiego niedopatrzenia.
Szybszy obieg informacji – decyzje zapadają szybciej, a procesy nie zalegają.
Lepsza kontrola – każdy krok jest rejestrowany i możliwy do sprawdzenia.
Integracja z istniejącymi systemami – Outlook, Excel, Teams, SharePoint, Dynamics 365 i wiele innych.

Nasze doświadczenie – automatyzacja procesów krok po kroku

W Systeo od lat pomagamy organizacjom nie tylko tworzyć aplikacje w Power Apps, ale także automatyzować to, co między nimi. Uważamy, że prawdziwa cyfryzacja to nie tylko nowe narzędzia – to także spójne, efektywne przepływy pracy.

Budujemy rozwiązania, które:

są dopasowane do specyfiki firmy,
automatyzują realne potrzeby użytkowników,
są łatwe w utrzymaniu i skalowalne,
integrują się z tym, co już działa – zamiast burzyć, uzupełniają.

Mamy gotowe wzorce dla działów HR, administracji, finansów i operacji – ale zawsze zaczynamy od rozmowy o tym, co naprawdę warto zautomatyzować jako pierwsze.

Zrób pierwszy krok – zautomatyzuj jeden proces

Power Automate może wydawać się narzędziem zaawansowanym, ale jego siła tkwi w prostocie. Wystarczy jeden przepływ – np. przypomnienie o zadaniu albo automatyczna odpowiedź na zgłoszenie – by poczuć różnicę.

Pomożemy Ci wybrać najlepszy punkt startowy i krok po kroku wprowadzić automatyzację w Twojej firmie. Bez ryzyka, z pełnym wsparciem i konkretnym rezultatem.

Umów się na bezpłatną konsultację i przekonaj się, jak Power Automate może usprawnić Twoją codzienność.

Umów się na darmową konsultację:

info@systeo.pl | +48 535 862 616 | +48 783 472 777