Cyfryzacja obiegu dokumentów finansowych w Microsoft 365 – case study w Fundacji Avalon
Wyzwanie wdrożeniowe
Fundacja Avalon to jedna z największych organizacji społecznych w Polsce, która w ciągu ostatnich lat dynamicznie rozwinęła skalę działań – zarówno w liczbie projektów, jak i pracowników. Wraz z rozwojem organizacji rosła także liczba dokumentów finansowych wymagających obsługi.
Dotychczasowy proces – oparty na papierowych fakturach, mailowych akceptacjach i ręcznej pracy – stawał się coraz trudniejszy do utrzymania. Konieczna była zmiana, która:
- uporządkuje przepływ dokumentów,
- zautomatyzuje rejestrowanie i akceptację faktur,
- ograniczy ryzyko błędów,
- zapewni transparentność budżetową,
- pozwoli działać efektywnie także w pracy zdalnej
Fundacja szukała rozwiązania, które nie wymusza przebudowy procesów, ale odwzoruje ich własne zasady w środowisku cyfrowym.
Rozwiązanie Systeo
Po analizie potrzeb Fundacji Avalon zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowaną aplikację do Elektronicznego Obiegu Dokumentów, zbudowaną na platformie Microsoft 365.
Aplikacja została zaprojektowana tak, aby:
- odzwierciedlać istniejący proces obiegu faktur,
- automatyzować kluczowe etapy,
- umożliwiać łatwą pracę zespołów administracji, finansów i kierowników projektów,
- działać w posiadanym już środowisku Microsoft 365, bez konieczności wprowadzania nowej infrastruktury i systemów,
- zapewniać elastyczność umożliwiającą aktualizacje, rozbudowę i dostosowania wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji
W ramach projektu opracowaliśmy wraz z zespołem projektowym Fundacji m.in.:
- strukturę budżetową, słowniki działów i projektów,
- role i uprawnienia użytkowników,
- procesy akceptacji i ścieżki wyjątków,
- moduł importu i eksportu danych,
- automatyczną rejestrację dokumentów z dedykowanej skrzynki mailowej,
- integrację z Power BI w zakresie raportowania kosztów
System był rozwijany iteracyjnie — wspólnie z zespołem Fundacji, na bieżąco odpowiadając na ich potrzeby i dodając kolejne funkcjonalności.
Efekty wdrożenia e-Obiegu Dokumentów
Nowy system obiegu dokumentów znacząco usprawnił codzienną pracę Fundacji.
Najważniejsze rezultaty:
- pełne przejście z papierowego obiegu faktur na proces cyfrowy,
- redukcja czasu potrzebnego na rejestrację i akceptację dokumentów,
- dostęp w czasie rzeczywistym do statusów faktur i płatności,
- możliwość filtrowania, edytowania i korygowania danych na każdym etapie
- automatyczny import wielu przelewów oraz dokumentów do księgowania
- szybka rejestracja faktur dzięki połączeniu aplikacji z pocztą,
- pełna widoczność kosztów dzięki integracji z Power BI,
- możliwość rozszerzania i modyfikowania systemu bez przerywania pracy organizacji
Stała współpraca i rozwój
Elektroniczny Obieg Dokumentów stał się jednym z kluczowych narzędzi w Fundacji, a współpraca rozwinęła się o kolejne obszary. W oparciu o Power Apps stworzyliśmy także kolejne aplikacje, w tym:
- Lista Płac – rejestracja i raportowanie kosztów wynagrodzeń,
- Rejestr Środków Trwałych – ewidencja sprzętu i wyposażenia fundacji
Wszystkie rozwiązania korzystają z ekosystemu Microsoft 365, co pozwala Fundacji Avalon rozwijać procesy bez inwestowania w nowe licencje czy zewnętrzne platformy.
Aplikacja do obiegu dokumentów w liczbach:
- 51 aktywnych użytkowników
- 13 000 obsłużonych dokumentów
- 12 działów i 43 projekty ujęte w strukturze
- 14 typów dokumentów
- 34 rodzaje płatności
- 8 statusów obsługi faktur
Pełna historia współpracy
Na blogu Fundacji Avalon dostępna jest pełna, szczegółowa i bardzo osobista opowieść o procesie cyfryzacji.
Przeczytaj pełne case study przygotowane przez Fundację Avalon:
Podsumowanie
Wdrożenie oparte na platformie Microsoft 365 pozwoliło Fundacji Avalon zachować ich dotychczasową logikę pracy, jednocześnie przenosząc procesy finansowe do stabilnego, elastycznego i skalowalnego środowiska cyfrowego. Dzięki temu organizacja może rozwijać się dalej – bez obaw o rosnącą złożoność dokumentów i projektów.
