Cyfryzacja ewidencji czasu pracy w Microsoft 365 w polskim oddziale Colonnade Insurance S.A.

O Colonnade Insurance S.A.

Colonnade Insurance S.A. Oddział w Polsce to firma ubezpieczeniowa należąca do grupy Fairfax Financial Holdings, działająca na polskim rynku od 2017 roku i oferująca ubezpieczenia majątkowe oraz osobowe dla klientów indywidualnych i biznesowych.

W codziennej działalności oznacza to pracę w strukturze obejmującej różne role, zespoły i zależności – gdzie kluczowe staje się uporządkowanie procesów wewnętrznych oraz praca na spójnych danych.

Projekt realizowany był dla około 180 pracowników funkcjonujących w modelu hybrydowym. Specyfika pracy zakłada współpracę zespołów rozproszonych, których członkowie w różnym zakresie korzystają z przestrzeni biurowej i pracy zdalnej. W takich warunkach szczególnego znaczenia nabierają procesy pozwalające na sprawną ewidencję i rozliczanie czasu pracy niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków.

Projekt był kolejnym etapem współpracy z Colonnade. Wcześniejsze działania obejmowały wdrożenie rozwiązania do rezerwacji zasobów firmowych, które stało się punktem wyjścia do dalszej cyfryzacji procesów wewnętrznych oraz rozwoju środowiska Microsoft 365 w organizacji.

Sytuacja przed wdrożeniem

Proces ewidencji czasu pracy opierał się na danych z systemu RCP oraz informacjach uzupełnianych przez użytkowników.

Każdy miesiąc oznaczał konieczność przygotowania, weryfikacji i zatwierdzania danych – w procesie angażującym pracowników, managerów i dział HR.

Z perspektywy organizacji był to proces wymagający koordynacji wielu osób oraz kontroli poprawności danych na kilku etapach.

Jednym z najbardziej czasochłonnych elementów było zbieranie ewidencji od wszystkich pracowników, monitorowanie terminowości ich dostarczania, a następnie kompletowanie, ewidencjonowanie i archiwizowanie otrzymanych dokumentów.

Dodatkowym wyzwaniem była weryfikacja poprawności danych. Proces opierał się w dużej mierze na ręcznej kontroli, a brak mechanizmów walidacji powodował, że sporadyczne błędy ludzkie wymagały dodatkowego zaangażowania zarówno po stronie pracowników, jak i działu HR.

Cel projektu

Celem projektu było uporządkowanie procesu ewidencji czasu pracy oraz ograniczenie pracy manualnej przy jednoczesnym zachowaniu logiki działania organizacji i istniejących sposobów pracy.

Kluczowe założenia obejmowały:

• automatyczne przetwarzanie danych,
• uporządkowanie procesu akceptacji,
• zwiększenie przejrzystości i kontroli nad danymi.

Z perspektywy Colonnade szczególnie istotna była minimalizacja czynności wykonywanych ręcznie – zarówno związanych z gromadzeniem i weryfikacją danych, raportowaniem statusów, jak i nadzorowaniem terminowości całego procesu. Ważnym celem było również usprawnienie kontroli poprawności informacji pochodzących z różnych źródeł, w tym danych rejestrowanych automatycznie w systemie RCP oraz czasu pracy wprowadzanego manualnie przez pracowników pracujących zdalnie lub przebywających w delegacji.

Dzięki temu organizacja chciała stworzyć jeden spójny proces, który ograniczy ryzyko błędów, skróci czas obsługi ewidencji oraz ułatwi pracę zarówno pracownikom, jak i działowi HR oraz managerom.

Dlaczego zdecydowano się na zmianę

Wraz ze wzrostem organizacji proces ewidencji czasu pracy zaczął zajmować coraz więcej czasu i angażować coraz większą liczbę osób. Szczególnie widoczne było to po stronie działu HR oraz managerów większych zespołów, którzy poświęcali znaczną część czasu na obsługę i kontrolę procesu.

Z perspektywy organizacji kluczowe było uporządkowanie tego obszaru bez zmiany wypracowanego sposobu działania. Istotnym czynnikiem była również możliwość wykorzystania istniejącego środowiska Microsoft 365 i dalszego rozwijania go zamiast wdrażania kolejnych, niezależnych narzędzi.

Przy wyborze rozwiązania szczególne znaczenie miały:

• automatyzacja procesów związanych z ewidencją czasu pracy,
• prostota i intuicyjność obsługi dla użytkowników,
• bezpieczeństwo przetwarzania danych,
• możliwość integracji danych pochodzących z różnych źródeł w ramach jednego, spójnego procesu.

To podejście pozwalało nie tylko ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie, ale również zwiększyć kontrolę nad poprawnością danych i skrócić czas potrzebny na obsługę całego procesu.

Wdrożone rozwiązanie

W odpowiedzi na te potrzeby zaprojektowaliśmy rozwiązanie w oparciu o Microsoft 365, które porządkuje cały proces ewidencji czasu pracy.

System obejmuje m.in.:

• automatyczny import i interpretację danych z RCP,
• powiązanie danych z użytkownikami w strukturze organizacyjnej,
• generowanie ewidencji dla pracowników,
• wieloetapowy proces akceptacji (pracownik → manager → HR),
• czytelne statusy i powiadomienia,
• możliwość monitorowania procesu przez dział HR.

Rozwiązanie zostało dopasowane do sposobu pracy organizacji – bez zmiany jej logiki, ale z ograniczeniem czynności manualnych i uporządkowaniem przepływu danych.

W praktyce oznacza to, że użytkownik pracuje na jednym, spójnym procesie zamiast na rozproszonych danych i działaniach.

Komentarz zespołu projektowego Systeo

„Największym wyzwaniem było uporządkowanie procesu obejmującego wiele ról i źródeł danych oraz zapewnienie ich prawidłowej interpretacji przez aplikację. Kluczowe było stworzenie rozwiązania, które z jednej strony automatyzuje procesy, a z drugiej pozostaje intuicyjne i wygodne w codziennym użytkowaniu.”

– Andrzej Kania – Project Manager w Systeo

Efekty wdrożenia

Wdrożenie pozwoliło uporządkować proces ewidencji czasu pracy oraz znacząco ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie.

Najważniejsze korzyści obejmują:

• automatyzację przetwarzania danych,
• większą spójność i poprawność informacji,
• usprawnienie procesu akceptacji,
• lepszą kontrolę nad statusem ewidencji,
• szybszy dostęp do danych dla pracowników, managerów i działu HR.

Z perspektywy zespołu Colonnade jedną z największych zmian było odzyskanie czasu, który wcześniej przeznaczano na działania administracyjne związane z gromadzeniem, weryfikacją i archiwizacją danych. Dzięki automatyzacji zespół może dziś koncentrować się na zadaniach o większej wartości biznesowej, zamiast poświęcać czas na ręczną obsługę procesu.

Usprawnione zostało również zbieranie danych w wymaganych terminach, ich ewidencja oraz późniejsze raportowanie. Użytkownicy zyskali szybki dostęp do potrzebnych informacji, a cały proces stał się bardziej przejrzysty i przewidywalny.

Istotnym elementem sukcesu projektu była współpraca pomiędzy zespołami Colonnade i Systeo. W trakcie realizacji projektu szybko wypracowywano konstruktywne rozwiązania odpowiadające rzeczywistym potrzebom organizacji, co pozwoliło przeprowadzić wdrożenie sprawnie i bez zbędnego wydłużania procesu.

Po stronie klienta szczególnie doceniono wysoką jakość komunikacji, transparentność prowadzonych działań oraz jasne przedstawianie proponowanych rozwiązań i kolejnych etapów prac. Dzięki temu proces wdrożeniowy przebiegał w przewidywalny sposób, a wszystkie zaangażowane strony miały pełną świadomość celów i zakresu realizowanych działań.

Komentarz zespołu projektowego Colonnade

„Przed wdrożeniem co miesiąc zbieraliśmy dziesiątki plików Excel przesyłanych e-mailem. Musieliśmy ręcznie sprawdzać ich kompletność, format oraz monitorować, kto jeszcze nie przesłał dokumentów. Dziś cały proces jest realizowany w jednym miejscu, a system wspiera sprawdzanie poprawności i kompletności danych, co znacząco odciążyło zarówno dział HR, jak i managerów.”

– Beata Bamburska, HR Manager w Colonnade

Największą zmianą było przeniesienie całego procesu do jednego, centralnego narzędzia. Wszystkie dane, statusy oraz etapy akceptacji są obecnie widoczne w jednym miejscu, co znacząco zwiększyło przejrzystość procesu dla pracowników, managerów i zespołu HR.

System automatycznie kontroluje kompletność i poprawność wprowadzanych informacji przed wysłaniem ewidencji do zatwierdzenia. Dzięki temu znacząco ograniczono liczbę błędów i konieczność późniejszych korekt, a także skrócono czas poświęcany na komunikację z managerami i pracownikami.

Zespół HR nie musi już ręcznie monitorować, którzy pracownicy dostarczyli dokumenty, a którzy jeszcze nie wykonali wymaganych działań. Status każdego zgłoszenia jest dostępny na bieżąco i w jednym miejscu, co usprawnia nadzór nad procesem i pozwala szybciej reagować na ewentualne opóźnienia.

Podsumowanie

Projekt był kolejnym krokiem w rozwoju środowiska pracy Colonnade w Microsoft 365, pokazując, że uporządkowanie jednego obszaru naturalnie otwiera przestrzeń do dalszych usprawnień.

Zamiast wprowadzać nowe platformy, organizacja rozwija istniejące środowisko w sposób dopasowany do swoich procesów – etapami, tam, gdzie rzeczywiście przynosi to wartość.