KSeF zmienia zasady gry. Ale czy Twoja firma jest gotowa na nową rzeczywistość kosztową?

O KSeF słyszał już każdy. Nie ma sensu powtarzać, że od 1 lutego 2026 roku nowy format faktur elektronicznych stanie się obowiązkowy. Jeśli jeszcze nie rozmawiałeś z księgowością i zespołem IT o tym, jak zintegrować KSeF z systemem finansowo-księgowym — warto się tym zająć.

Prawdziwe pytanie brzmi: jak będzie wyglądała komunikacja kosztowa w Twojej firmie po wdrożeniu KSeF?

Dziś wszystko jest proste. Faktura przychodzi w PDF-ie, wrzucasz ją do maila i przesyłasz do osoby, która może być odpowiedzialna za dany koszt. Odbiorca otwiera załącznik, patrzy na fakturę i odpisuje: „tak, to moje” albo „to nie moje, zapytaj Kasię”. Szybko, intuicyjnie, bez komplikacji.

A teraz wyobraź sobie, że zamiast PDF-a masz plik XML. Przesyłasz go dalej — i co? Większość osób nie będzie w stanie go otworzyć. Możesz dać wszystkim dostęp do platformy KSeF, ale to oznacza kolejne logowania, kolejne systemy, kolejne frustracje. Możesz też poprosić księgową, żeby robiła zrzuty ekranu z systemu i przesyłała je dalej. Brzmi jak dodatkowy obowiązek, który nikogo nie ucieszy.

Dlatego stworzyliśmy aplikację Elektroniczny Obieg Faktur 365 — rozwiązanie, które działa bezpośrednio w środowisku Microsoft 365 i eliminuje wszystkie te problemy. Faktura w formacie XML może być zaimportowana, zwizualizowana i zapisana jako PDF.

Ale to dopiero początek.

Nasza aplikacja pozwala przypisać koszty do konkretnych pozycji faktury, a następnie automatycznie przesłać dokument do akceptacji odpowiednim osobom. Dzięki integracji z GUS, dane kontrahenta są pobierane automatycznie po numerze NIP. System rozpoznaje duplikaty, obsługuje faktury cykliczne, wspiera OCR i umożliwia dodawanie notatek, komentarzy oraz załączników. Wbudowany mechanizm przypomnień dba o terminowość, a decyzje dotyczące kosztów można podejmować zarówno na poziomie całego dokumentu, jak i jego poszczególnych pozycji.

Wszystko to bez konieczności dodatkowego logowania, z pełną integracją z Microsoft Teams i SharePoint.

Podsumowując: dostosowanie systemów księgowych do KSeF to jedno. Ale prawdziwa zmiana dotyczy komunikacji wewnętrznej. Z e-Obiegiem Faktur 365 wdrożenie KSeF staje się nie tylko możliwe, ale też wygodne i kompleksowe.

Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy do kontaktu.

Napisz na info@systeo.pl lub zadzwoń na + 48 600 500 067.