Ręczne procesy kosztują więcej, niż myślisz – sprawdź, które zautomatyzować w pierwszej kolejności

Automatyzacja procesów coraz częściej staje się odpowiedzią na codzienne problemy organizacyjne – nie tylko w działach IT, ale również w HR, administracji, finansach czy zespołach operacyjnych.

To nie kwestia skali firmy, ale skali powtarzalnych zadań, które z czasem zaczynają pochłaniać zbyt dużo czasu, nerwów i zasobów. Jak rozpoznać, które procesy warto zautomatyzować w pierwszej kolejności? Kiedy ręczne działania przestają być „wystarczająco dobre”? I jak sprawdzić, ile naprawdę kosztuje obsługa tych procesów w praktyce?

Zanim firma wdroży jakiekolwiek nowe narzędzie, warto zadać sobie pytanie: ile nas naprawdę kosztują manualne działania?

Ile kosztują ręczne procesy? Przykład dla firmy 100-osobowej

Firma 100-osobowa
Średnio 20 wniosków rocznie na osobę

Przykładowe założenie dla typów wniosków:

Urlop (wypoczynkowy, na żądanie, opieka) – 5–10 razy rocznie
Delegacja / podróż służbowa – 2–6 razy,
Zakup sprzętu, licencji, materiałów – 2–5 razy,
Wnioski organizacyjne (np. dostęp do systemu, zmiana danych, karta wejściowa) – 2–4 razy,
Wnioski szkoleniowe, feedback, zgłoszenia do projektów – 1–3 razy

Sumarycznie to może dawać nawet 15–25 wniosków rocznie na osobę.

Obsługa każdego wniosku: 30 minut (15 minut składanie + 15 minut zatwierdzanie/rejestracja)

100 × 20 = 2000 wniosków rocznie
2000 × 30 minut = 1000 godzin pracy

Przy założeniu, że koszt roboczogodziny to szacunkowo 80 zł:

1000 godzin × 80 zł = 80 000 zł rocznie

To bardzo wyraźny koszt – i wciąż mówimy tylko o czasie administracyjnym. Nie liczymy strat z powodu błędów, opóźnień czy duplikatów.

A to i tak cześć procesów –bo przecież firmowe życie to także obieg faktur, aneksów, dokumentów kadrowych, zamówień czy zapytań. W skali roku koszty ręcznego zarządzania tym wszystkim potrafią być kilkukrotnie wyższe niż koszt wdrożenia prostego systemu automatyzacji.

Jak rozpoznać, które procesy automatyzować w pierwszej kolejności?

Poniżej znajdziesz 5 typowych problemów, które wskazują, że proces jest gotowy na automatyzację – i że warto działać szybciej niż później.

Częste błędy – bo „każdy robi to trochę inaczej”

Ręcznie realizowane procesy często opierają się na mailach, plikach Excel lub niejednoznacznych instrukcjach. To prowadzi do:

pomyłek w danych,
zgubionych załączników,
źle wyliczonych kwot.

Przykład z praktyki:
W ręcznym rozliczaniu delegacji nietrudno o błąd w obliczeniach kilometrówki, pominięcie załącznika lub wysłanie niekompletnego wniosku. Wdrożenie cyfrowego formularza i automatycznej walidacji danych eliminuje większość tych błędów i znacząco przyspiesza proces akceptacji.

Przykład automatyzacji: Aplikacja do rozliczania delegacji

Dublujące się zadania – kilka osób robi to samo

W firmach bez ustrukturyzowanego obiegu, te same informacje są często kopiowane przez różne osoby do różnych dokumentów lub systemów. Skutki?

brak spójności danych,
nadmiar pracy,
niepotrzebne zaangażowanie wielu osób

Przykład z praktyki:
W przypadku wniosków urlopowych zdarza się, że pracownik wysyła prośbę e-mailem, menedżer zatwierdza ją w innej formie, a dział HR wpisuje dane do Excela. Automatyzacja tego procesu sprawia, że wszystko dzieje się w jednej aplikacji, a dane trafiają w odpowiednie miejsca bez powielania pracy.

Przykład automatyzacji: Aplikacja do obslugi wniosków urlopowych

Proces zajmuje zbyt dużo czasu – nawet jeśli jest prosty

Wielu firmom wydaje się, że jeśli proces jest krótki, to nie trzeba go automatyzować. Ale jeśli takich drobnych zadań jest kilkadziesiąt tygodniowo, to:

pochłaniają one dziesiątki godzin pracy,
powodują przestoje (np. ktoś jest na urlopie i nie zatwierdził czegoś na czas)

Automatyzacja pomaga m.in. poprzez:

natychmiastowe przekierowanie zadań w razie nieobecności,
automatyczne przypomnienia i alerty,
ograniczenie liczby kroków

Przykład automatyzacji: Aplikacja do obiegu dokumentacji firmowej

Brakuje kontroli – nie wiadomo, na jakim etapie jest proces

Gdy procesy toczą się „po cichu”, bez żadnego systemu, pojawiają się pytania:

Czy wniosek został już zatwierdzony?
Gdzie utknął dokument?
Kto ma teraz podjąć decyzję?

Zautomatyzowane procesy dają pełną widoczność: statusy, historia akcji, zaległości i czas realizacji – wszystko w jednym miejscu.

Pojawiają się opóźnienia – „bo nikt nie przypomniał”

Brak automatycznych przypomnień to jeden z głównych powodów, dla których dokumenty i wnioski gdzieś utknęły. Zautomatyzowane obiegi:

wysyłają przypomnienia,
przekazują zadania dalej, jeśli są opóźnienia,
pilnują terminów za użytkownika.

Ręczne procesy nie są „tańsze”, bo nic nie kosztują – kosztują, tylko ukrycie.
Zajmują czas ludzi, generują błędy, opóźniają decyzje i blokują rozwój. A czas to realne pieniądze. Dlatego automatyzacja nie jest luksusem – to dziś konieczność, zwłaszcza tam, gdzie procesów jest dużo i są realizowane codziennie.

Nie trzeba zaczynać od dużych systemów czy rewolucyjnych zmian. Czasem wystarczy jedno dobrze zaprojektowane narzędzie – do wniosków urlopowych, delegacji, zgłoszeń zakupowych czy onboardingu – by odciążyć zespół i odzyskać dziesiątki, a nawet setki roboczogodzin rocznie.

Masz w firmie proces, który „po cichu” pożera czas i nerwy?
Zajrzyj do naszego portfolio i skontaktuj się z nami – podpowiemy, od czego zacząć i jak podejść do automatyzacji z głową.