Proces rozliczania delegacji obejmuje zbieranie i przetwarzanie dużej ilości danych, od planowania podróży po rozliczanie kosztów. Chociaż delegacje są niezbędne dla rozwoju biznesu, wiążąc się głównie ze spotkaniami z klientami, kontrahentami, partnerami biznesowymi czy udziałem w konferencjach, ich skomplikowane procesy rozliczeniowe mogą stanowić spore wyzwanie dla działów administracji oraz finansów.
W erze cyfryzacji coraz więcej firm poszukuje narzędzi, które ułatwią i zautomatyzują rozliczanie podróży służbowych. Automatyzacja nie tylko przyspiesza cały proces, ale także zwiększa precyzję, eliminując błędy ludzkie, zmniejsza ryzyko niezgodności z przepisami oraz pozwala na lepszą weryfikację wydatków. Wdrożenie aplikacji do rozliczania delegacji to inwestycja, która może przynieść znaczne korzyści zarówno finansowe, jak i operacyjne. Kluczowe jest jednak wybranie rozwiązania odpowiedniego dla specyfiki firmy, aby w pełni wykorzystać potencjał nowego narzędzia.
Jeżeli Twoja firma korzysta z platformy Microsoft 365, optymalnym kierunkiem jest wdrożenie aplikacji do rozliczania podróży służbowych w tym środowisku. Takie podejście oferuje wiele korzyści, w tym integrację, personalizację, oszczędność kosztów, łatwość użytkowania, bezpieczeństwo i mobilność.
Wykorzystując pełnię możliwości platformy Microsoft 365, aplikacja do rozliczania delegacji może być wdrożona i uruchomiona zarówno jako niezależne narzędzie ale też jako element firmowego Intranetu opartego na SharePoint Online. SharePoint, jako centralny element ekosystemu Microsoft 365, pozwala na tworzenie wydajnych, intuicyjnych i zintegrowanych rozwiązań dla firm. Pracownicy mogą łatwo wypełniać wnioski delegacyjne, przesyłać rachunki oraz śledzić status swoich rozliczeń bez potrzeby korzystania z odrębnych systemów. Centralizacja tych informacji eliminuje potrzebę przeszukiwania różnych systemów lub lokalizacji, co przyspiesza proces rozliczeń.
Aplikacja Rozliczanie Delegacji 365 to zaawansowane narzędzie do zarządzania delegacjami służbowymi, które automatyzuje kluczowe procesy, od wniosków o wyjazd i ich akceptację, przez organizację podróży, naliczanie diet zgodnie z obowiązującymi stawkami i regulacjami, po zwrot kosztów podróży oraz generowanie raportów. Przepływy pracy mogą być skonfigurowane w taki sposób, aby automatycznie przekierowywać wnioski do odpowiednich osób zatwierdzających, monitorować statusy oraz generować powiadomienia przypominające o terminach. Automatyzacja tych procesów znacznie redukuje czas potrzebny na ręczne zarządzanie delegacjami i minimalizuje ryzyko pominięcia ważnych kroków. Dodatkowo, automatyczne przeliczanie walut, generowanie dokumentów oraz możliwa integracja z innymi systemami (np. finansowo-księgowymi) pozwala na szybkie przetwarzanie informacji i rozliczeń. Pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast na administracji procesu i czasochłonnych formalnościach.
Użytkownicy mogą zarządzać delegacjami z dowolnego miejsca, korzystając z wersji mobilnej aplikacji, co zwiększa elastyczność pracy. Wersja mobilna umożliwia np. dodanie kosztów podróży w formie zdjęć wykonanych telefonem komórkowym, dzięki czemu dane mogą być przetwarzane "od ręki".
Z perspektywy firmy, aplikacja zapewnia pełny wgląd w procesy związane z rozliczaniem podróży służbowych, co pozwala na lepszą kontrolę nad kosztami i efektywnością planowania kolejnych delegacji. Możliwość generowania raportów pozwala na lepsze monitorowanie wydatków i optymalizację kosztów. Implementacja modułu eDelegacje 365 przynosi wymierne korzyści zarówno operacyjne, jak i finansowe.
Wszystkie dane są przechowywane w jednym, znanym już dobrze użytkownikom, firmowym ekosystemie Microsoft 365. Kierunkiem realizowanym przez Systeo przy wdrożeniach narzędzi automatyzujących procesy (Systeo / 365 ) jest centralizacja danych i praca w ramach jednego, intuicyjnego środowiska. Moduł do rozliczania podróży służbowych w środowisku Microsoft 365 może komunikować się i wymieniać dane z pozostałymi modułami wdrożonymi dla Microsoft 365, które obsługują inne procesy biznesowe, jak np. e-wnioski urlopowe, elektroniczną listę obecności czy workflow. To umożliwia płynny przepływ danych między różnymi rozwiązaniami, zwiększając efektywność i spójność operacji. Pracownicy mają szybki dostęp do potrzebnych informacji i procesów z poziomu jednego środowiska bez konieczności przelogowania się i udostępniania firmowych danych do kolejnych zewnętrznych systemów.
Wdrożenie aplikacji Rozliczanie Delegacji 365 nie tylko upraszcza i przyspiesza proces rozliczania delegacji, ale także zapewnia większą dokładność i zgodność z przepisami, co przekłada się na większą efektywność zarządzania podróżami służbowymi w firmie.
Zastanawiasz się, jak wdrożenie nowoczesnej aplikacji do rozliczania delegacji służbowych może przynieść korzyści Twojej firmie?
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać darmową konsultację i dowiedzieć się więcej.
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. | +48 694 197 243 | +48 535 862 616