Audyty wewnętrzne to kluczowy element zarządzania jakością, zapewnienia zgodności z przepisami oraz utrzymania wysokich standardów operacyjnych. Regularne przeprowadzanie audytów pozwala na identyfikację obszarów do poprawy, minimalizację ryzyka oraz spełnienie określonych wymagań.
Audyty wewnętrzne to proces oceny wewnętrznych procedur, dzięki któremu organizacje mogą m.in:
- Zapewnić zgodność z normami ISO oraz regulacjami branżowymi,
- Zidentyfikować i eliminować niezgodności oraz ryzyka,
- Poprawić efektywność procesów biznesowych,
- Zwiększyć bezpieczeństwo informacji i danych,
- Przygotować się do audytów zewnętrznych
Tradycyjne metody prowadzenia audytów, oparte na arkuszach kalkulacyjnych i dokumentach papierowych, są czasochłonne i podatne na błędy. W dobie cyfryzacji przedsiębiorstwa coraz częściej sięgają po rozwiązania informatyczne wspomagające ten proces. Audyty Wewnętrzne / 365 to jeden z modułów wchodzących w skład rozwiązań Systeo / 365, który pozwala na efektywne zarządzanie audytami i ich dokumentacją. Jeśli praca Twojej firmy opiera się o ekosystem Microsoft 365 to obsługę takiego procesu można realizować właśnie w twoim środowisku, bez konieczności udostępniania danych do kolejnych zewnętrznych narzędzi. Wprowadzenie narzędzia pozwala zarówno na automatyzację i usprawnienie procesu audytowego jak i późniejszą analizę zebranych informacji.
AUDYTY WEWNĘTRZNE / 365 - NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE
Aplikacja Audyty Wewnętrzne / 365 wspiera przeprowadzanie audytów wewnętrznych, umożliwiając zarządzanie całym procesem w jednym miejscu, w przejrzysty sposób, krok po kroku. Rozwiązanie pozwala na działanie etapowe, obsługując kolejne audyty niezależnie od stopnia ich wykonania. Aplikacja może być uruchamiana:
- w komunikatorze MS Teams
- przez przeglądarkę internetową po zalogowaniu do środowiska Microsoft 365
- przez urządzenia mobilne
System Audyty Wewnętrzne / 365 realizuje szereg funkcji, które czynią go niezastąpionym narzędziem dla działów zarządzania jakością, compliance. Do kluczowych funkcji należą:
- Tworzenie listy audytów i planu ich przeprowadzenia
- Możliwość akceptacji poprawności planu audytu przez osobę zarządzającą audytem
- Tworzenie podsumowania niezgodności
- Generowanie raportów z przeprowadzonych audytów
- Łatwa koordynacja poszczególnych audytów niezależnie od stopnia zaawansowania
- Bezpieczna archiwizacja dokumentów audytowych oraz ich szybkie wyszukiwanie
- Przejrzystość procesu dla wszystkich audytorów
- Aplikacja mobilna na tablet ułatwiająca przeprowadzanie audytów w terenie
- Możliwość integracji z innymi narzędziami
AUDYTY WEWNĘTRZNE / 365 - JAK DZIAŁA APLIKACJA?
System pozwala na pełną cyfryzację procesu audytu – od planowania i przeprowadzania audytów, aż po raportowanie i monitorowanie działań naprawczych. Użytkownicy mogą tworzyć harmonogramy audytów, szablony auytów z konkretnymi sekcjami i podsekcjami, przypisywać zadania do audytorów oraz korzystać z gotowych lub dostosowanych do własnych potrzeb list kontrolnych. Wbudowany moduł raportowania automatycznie generuje podsumowania i analizy, które pozwalają na szybkie podejmowanie decyzji. Dzięki wersji mobilnej, audytorzy mogą przeprowadzać kontrole w terenie, rejestrować wyniki audytu w czasie rzeczywistym i dodawać załączniki, takie jak zdjęcia czy dokumenty.
Po zakończeniu audytu system automatycznie tworzy szczegółowe podsumowanie, zawierające wykryte niezgodności i rekomendacje działań naprawczych. Narzędzie umożliwia generowanie planu działań korygujących (Action Plan), który pozwala na przypisanie konkretnych zadań do wyznaczonych osób. Każde zadanie zawiera opis czynności do wykonania, określoną datę realizacji oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej zarówno za wdrożenie działań naprawczych, jak i monitorowanie ich skuteczności w dłuższym okresie. Dzięki temu organizacja może systematycznie eliminować wykryte niezgodności i stale podnosić jakość swoich procesów.
AUDYTY WEWNĘTRZNE / 365 - DLACZEGO WARTO WDROŻYĆ?
Wdrożenie aplikacji Audyty Wewnętrzne / 365 przynosi organizacjom szereg korzyści, zarówno w zakresie efektywności procesów audytowych, jak i zgodności z normami oraz regulacjami. System znacząco usprawnia i automatyzuje audyty wewnętrzne, co przekłada się na:
- Oszczędność czasu i redukcję kosztów operacyjnych – automatyzacja procesów związanych z planowaniem, przeprowadzaniem i raportowaniem audytów minimalizuje czasochłonne działania manualne i pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów
- Poprawę organizacji i przejrzystości audytów – centralne repozytorium danych, łatwy dostęp do raportów oraz bieżący monitoring działań korygujących sprawiają, że zarządzanie audytami staje się bardziej uporządkowane
- Redukcję ryzyka operacyjnego – bieżące identyfikowanie niezgodności oraz natychmiastowe przypisywanie działań naprawczych pozwala na szybkie eliminowanie problemów i ograniczanie ryzyka dla organizacji
- Minimalizację błędów ludzkich – cyfryzacja procesu audytowego eliminuje ryzyko błędów związanych z ręcznym wypełnianiem dokumentacji, a wbudowane przypomnienia pomagają dotrzymywać terminów działań naprawczych
- Lepsze podejmowanie decyzji – automatycznie generowane raporty i analizy umożliwiają szybkie wyciąganie wniosków i skuteczne wdrażanie działań usprawniających
Dzięki temu organizacje mogą skupić się na doskonaleniu swoich procesów, zamiast tracić czas na ręczne zarządzanie audytami. Jednym z kluczowych atutów aplikacji Audyty Wewnętrzne / 365, który należy podkreślić jest oczywiście jej pełna integracja z ekosystemem Microsoft 365, co czyni ją niezwykle wygodnym i efektywnym narzędziem dla organizacji wykorzystujących tę platformę. Dzięki temu użytkownicy mogą zarządzać audytami bezpośrednio z poziomu znanych im i wygodnych narzędzi, takich jak Microsoft Teams. Eliminuje to koniecznośc inwestowania w dodatkowe licencje czy środowisko informatyczne, redukując koszty i czas wdrożenia rozwiązania. Aplikacja działa w ramach zabezpieczeń Microsoft 365, co oznacza zgodność z najwyższymi standardami ochrony informacji.
Ponadto na życzenie istnieje możliwość udostępnienia dodatkowych raportów zewnętrznych, stworzonych w oparciu o Microsoft Power BI. Są one w pełni interakcyjne, od listy niewykonanych Action Plan, do podsumowania wykonanych audytów w danym okresie czasowym.
Podsumowując audyty wewnętrzne odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu jakości i zgodności w organizacji. Tradycyjne metody przeprowadzania audytów są jednak czasochłonne i podatne na błędy. Aplikacja Audyty Wewnętrzne / 365 to nowoczesne rozwiązanie, które automatyzuje i usprawnia cały proces, pozwalając organizacjom skupić się na doskonaleniu swoich działań. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, bogatej funkcjonalności i możliwości integracji z innymi systemami, jest to narzędzie, które warto wdrożyć w każdej organizacji dbającej o jakość i zgodność z normami.
Jeśli chcesz usprawnić zarządzanie audytami w swojej firmie, warto zapoznać się z możliwościami Audyty Wewnętrzne / 365 i przetestować funkcjonalności narzędzia już dziś!
Nie czekaj – skontaktuj się z nami, aby uzyskać darmową konsultację i dowiedzieć się więcej na temat tego rozwiązania:
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. | +48 576 535 505 | +48 535 862 616