Rejestr pism

WSPIERA OBIEG KORESPONDENCJI TRADYCYJNEJ W PRZEDSIĘBIORSTWIE

Za pomocą narzędzia można rejestrować pisma przychodzące jak i wychodzące. Ciekawą funkcją jest też monitoring zapoznania się z dokumentami przez osoby wskazane w dekretacji.

Szukasz jakiegoś pisma w firmie? Nie wiesz jaki jest status umowy, faktury, oferty? Albo czy ktoś odpowiedział na wezwanie urzędowe? Teraz możesz sprawdzić to w kilka sekund bez biegania po korytarzach marnując czas swój i współpracowników.

Dla kogo

Dla działu administracji, sekretariatu, kancelarii w firmie, całej firmy

Zastosowanie

Obsługa tradycyjnej korespondencje przychodzącej i wychodzącej dostępnej dla platformy Office 365.

Nasza aplikacja „Kancelaria 2.0” to rozwinięcie wcześniejszego naszego narzędzia „Korespondencje przychodząca” Nowa aplikacja „Kancelaria 2.0” pozwala na rejestracje całej korespondencji tradycyjnej, która dociera do firmy oraz jest z niej wysyłana.

start aplikacji

Rys. 1.1 Start aplikacji

Po przyjściu nowej korespondencji rejestrujemy ją za pomocą specjalnego formularza. W polu nadawca możemy skorzystać z bazy wcześniejszych wprowadzonych nadawców co znacznie skraca proces.

nowa korespondencja

Rys. 1.2. Nowa korespondencja

Naszą aplikacje zaprojektowaliśmy w ten sposób, że większość pism przechodzi przez zarząd, który dalej dekretuje kto ma się zająć daną korespondencją. Możemy jednak dopasować proces do Państwa oczekiwań.

dekretacja

Rys. 1.3. Dekretacja dokumentu przez zarząd

Ważnym elementem naszej aplikacji jest to, że każdy zainteresowany może w szybki sposób zlokalizować dane pismo.

potwierdzenie

Rys. 1.4. Zapoznanie się z dokumentacją

Aplikacja „Kancelaria” kontroluje również czy wytypowana osoba zapoznała się z treścią dokumentu. Natomiast w raporcie działań możemy szybko zidentyfikować, które pisma zbyt długo oczekują na zapoznanie się z nimi.

lista korespondencji

Rys. 1.4. Zapoznanie się z dokumentacją

Ponadto nasza aplikacja „Kancelaria 2.0” posiada moduł rejestracji nadawców i adresatów. Nie trzeba za każdym razem wpisywać danych przy powtarzającej się korespondencji. Całe nasze rozwiązanie jest oparte o Office 365 i nie wymaga dodatkowego środowiska informatycznego czy licencji.

kontrahenci

 Rys. 1.5. Baza kontrahentów

Uruchomienie naszej aplikacji dla całej organizacji to czas około 3 dni.

Zalety

  • Usprawnienie i automatyzacja procesu obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej w firmie
  • Szybka lokalizacja pism w firmie
  • Łatwe raportowanie statusu wykonania dla poszczególnych dekretacji
  • Łatwość obsługi narzędzia i szybkie wdrożenie
  • Brak konieczności zakupu dodatkowych licencji plus znajome środowisko Office
  • Zgodność z RODO na poziomie certyfikatu firmy Microsoft
  • Dostęp do informacji na różnych urządzeniach